Fonctionnement des demandes d'accès à l'information et à des renseignements personnels

Quelle est la différence entre la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Loi sur l’accès à l’information accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada un droit d’accès aux documents des institutions fédérales assujetties à la Loi. La Loi complète d’autres politiques et procédures visant à rendre les renseignements du gouvernement accessibles au public, comme les initiatives sur le gouvernement ouvert et la divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil, des contrats et autres renseignements fréquemment demandés.

Dans la livraison de ses services aux Canadiens, le gouvernement du Canada peut recueillir des renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes physiques présente au Canada le droit d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par des institutions fédérales assujetties à la Loi, et protège ces renseignements contre la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation non autorisées.

Quels sont les rôles et les responsabilités de l’institution concernant ma demande?

Les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont responsables de la façon dont ces Lois sont mises en application au sein de leur institution. Chaque institution fédérale a l’obligation de prêter assistance aux demandeurs, comme le prévoient le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information et les politiques du gouvernement du Canada sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Chaque institution fédérale nomme un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Les coordonnateurs sont responsables de veiller à ce que toute demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels reçue par l’institution fasse l’objet d’une réponse, conformément aux Lois. Une liste de tous les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, ainsi que leurs coordonnées sont disponibles en ligne.

Il incombe aux institutions fédérales de présenter des descriptions complètes, précises et à jour de leurs programmes, leurs activités, leurs fonds de renseignements connexes et leurs fichiers de renseignements personnels. Cet inventaire est disponible en ligne. Les institutions sont également responsables d’instaurer des pratiques de gestion saines et de prendre des décisions éclairées sur la gestion et la protection des renseignements personnels.

Bibliothèque et Archives Canada doit s’acquitter de diverses responsabilités en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada touchant à la conservation de documents à des fins historiques ou d’archivage, et pour les politiques concernant la destruction des documents à la fin de leur période de rétention. Il est possible d’accéder aux documents transférés à des fins de conservation à Bibliothèque et Archives Canada par d’autres institutions fédérales en s’adressant à Bibliothèque et Archives Canada.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels attribuent au président du Conseil du Trésor du Canada (en tant que ministre désigné) la responsabilité générale de l’application des Lois à l’échelle du gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’acquitte de ces fonctions au nom du Président. Parmi ces fonctions, notons les suivantes :

• Développer et établir les politiques pour appuyer l’application des Lois à l’échelle du gouvernement;
• Offrir de la formation, des outils et du soutien aux institutions fédérales en ce qui a trait à l’application des Lois;
• Veiller à la publication d’un inventaire de renseignements portant sur les programmes, activités et fonds de renseignements des institutions fédérales assujetties aux Lois (connu également sous le nom d’Info Source);
• Recueillir des statistiques concernant le rendement du gouvernement vis-à-vis les programmes d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et publier un rapport annuel; et
• Publier un résumé des décisions des cours fédérale liées aux Lois.

La ministre de la Justice est responsable de certaines dispositions des Lois (par exemple, déterminer les organismes d'enquête prévus à l'alinéa 16(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information). Le ministère de la Justice appuie la ministre de la Justice dans le cadre de ces responsabilités.

Comment dois-je présenter une demande pour obtenir des documents du gouvernement ou mes renseignements personnels?’

Si vous recherchez l’accès à des documents du gouvernement de façon générale, soumettez une demande d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Si vous recherchez l’accès à vos propres renseignements personnels, soumettez une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Lisez comment présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels pour en apprendre davantage sur les étapes à suivre.

Des frais seront-ils imposés?

Il n’y a aucun frais pour accéder à vos renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, il y a des frais de demande de cinq dollars.

Combien de temps faudra-t-il pour traiter ma demande?

Les institutions fédérales ont 30 jours pour répondre à une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels. Les institutions pourraient traiter votre demande plus rapidement si elle est est précise et détaillée.

Pour une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une prorogation au-delà du délai initial de 30 jours est possible, si la demande implique un grand nombre de documents ou si des consultations auprès d’autres institutions fédérales ou de tiers sont nécessaires, parce que les documents contiennent des renseignements fournis par ces derniers. Si une prolongation de délai est nécessaire, vous en serez informé dans les 30 premiers jours, et le motif de cette prolongation vous sera donné.

Pour une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales peuvent décider d’une prolongation de 30 jours supplémentaires, si l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution, ou si des consultations auprès d’autres institutions fédérales ou de tiers sont nécessaires. Si une prolongation de délai est requise, vous en serez informé dans les 30 premiers jours, et le motif de cette prorogation vous sera donné.

Pourrais-je accéder à tous les renseignements indiqués dans ma demande?

Le 5 mai 2016, le Gouvernement du Canada a émis la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Elle guide les institutions fédérales dans l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de façons à respecter l’engagement du gouvernement pour un gouvernement plus ouvert et transparent. La Directive provisoire consacre le principe « ouvert par défaut », et souligne l’objet important de la Loi, soit celui de permettre de débattre publiquement de la conduite des institutions fédérales, renforçant la reddition de comptes par le gouvernement à ses citoyens.

Cependant, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements ne peuvent pas tous être communiqués. Certains renseignements doivent être retenus afin de respecter d’autres valeurs démocratiques importantes, telles que la sécurité nationale, ou afin de protéger les renseignements personnels.

Certains types de renseignements sont exclus de l’application des Lois. Par exemple, les renseignements déjà accessibles au public, des publications ou des documents recueillis dans des bibliothèques et des musées, et les documents du Cabinet entrent dans cette catégorie.

Certains types de renseignements font aussi l’objet d’exceptions en vertu de ces Lois et ne pourront pas être communiqués. Par exemple, les exceptions protégeant les renseignements sur la sécurité nationale, les enquêtes, les secrets industriels ou les avis aux ministres. L’exception est parfois obligatoire, et d’autre fois l’exception relève du pouvoir discrétionnaire de l’institution fédérale.

Il est aussi possible qu’aucun document ne corresponde à votre demande ou que les documents demandés ne relèvent pas de l’institution fédérale qui reçoit votre demande. Pour les demandes d’accès à l’information, si une autre institution fédérale pourrait avoir ces documents, votre demande pourrait lui être transférée. La demande ne sera pas transférée si les documents relèvent du gouvernement provincial ou municipal, ou d’institutions privées telles que les banques et les bureaux de crédit.

Comment puis-je consulter les documents?

Vous pouvez recevoir les documents par voie électronique ou par courrier. Si vous préférez, vous pouvez faire des arrangements avec les institutions fédérales par l’entremise du coordonnateur de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels pour consulter les documents en personne.

Les documents sont habituellement communiqués dans la langue dans laquelle ils ont été créés. Vous pouvez demander à ce que les documents soient traduits en français ou en anglais. Les demandes de traductions dans une autre langue font l’objet de restrictions. Votre demande sera acceptée si l’institution fédérale détermine qu’il serait dans l’intérêt public de traduire le document. Si les documents existent déjà dans une autre langue, ils vous seront communiqués tel que demandé.

Si vous êtes atteints de déficiences sensorielles, vous pouvez aussi demander que les documents vous soient communiqués sur un support de substitution. Les demandes sur un autre support font l’objet de restrictions. Votre demande sera acceptée si l’institution fédérale détermine qu’il est raisonnable et nécessaire de communiquer des documents sur un support de substitution afin de vous permettre d’exercer vos droits d’accès.

Vous pouvez aussi demander les documents dans un format ouvert et réutilisable, par exemple, un format qui peut être lu et utilisé par un ordinateur. La Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information invite les institutions fédérales à satisfaire à une telle demande lorsqu’il est possible de le faire.

Comment corriger mes renseignements personnels?

Si vous croyez qu’il y a une erreur dans les renseignements qu’une institution fédérale possède ou sont manquants à votre sujet dans ses dossiers, vous pouvez demander qu’ils soient corrigés. Si l’institution accepte, elle apportera la correction dans ses dossiers. Si l’institution refuse de modifier les renseignements au dossier, elle doit rédiger une note sur votre demande de correction et la joindre au document.

Il est possible que vos renseignements aient été partagés avec d’autres institutions dans les deux dernières années. L’institution fédérale devra donc communiquer avec ces autres institutions pour qu’elles procèdent à la même correction ou joignent la note de votre demande de correction non effectuée.

Apprenez-en davantage sur la façon de demander la correction de vos renseignements personnels en lisant comment présenter une demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels.

Comment puis-je déposer une plainte concernant l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels?

Si vous n’êtes pas satisfait(e) du traitement de votre demande d’accès à l’information ou des documents que vous avez reçus, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) du traitement de votre demande d’accès à des renseignements personnels, des renseignements que vous avez reçus ou de la façon dont vos renseignements ont été traités ou protégés, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Les deux commissaires reçoivent les plaintes de demandeurs et mènent leurs enquêtes de façon indépendante. Ils peuvent également faire enquête de leur propre chef sur toute question portant sur l’accès aux documents relevant des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils peuvent également exercer des actions en justice ou intervenir dans celles en cours, s’il y a lieu. Ils sont tenus de rendre compte de leurs activités au Parlement annuellement, et peuvent présenter un rapport spécial à ce dernier à tout moment, sur tout sujet important qui relève de leurs pouvoirs, leurs obligations et leurs fonctions.

Le commissaire à la protection de la vie privée peut aussi examiner les pratiques des institutions fédérales relatives à la collecte, la conservation, l’exactitude, l’utilisation, la divulgation et l’élimination de renseignements personnels.

Pour en apprendre davantage et savoir comment communiquer avec chacun de ces Commissariats, visitez le site Web du Commissariat à l’information ou le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée.