Tenir les dossiers du personnel
Si vous avez des employés, tenir des dossiers sur tout ce qui les concerne, de leurs salaires à leurs compétences professionnelles, peut faciliter la gestion du service de paie et la planification de la formation de vos employés.
Les renseignements que vous gardez sur chacun de vos employés doivent comprendre ce qui suit :
- les études et données personnelles;
- les antécédents professionnels;
- le salaire;
- les avantages sociaux;
- la classification des postes;
- les compétences.
Mettre ces renseignements à la disposition de vos employés par le truchement d'un site Web interne sécurisé vous permet de gagner du temps; en effet, vous n'aurez pas à répondre aux questions qu'ils pourraient avoir sur les renseignements qui les concernent. Grâce au libre-service, vos employés peuvent ouvrir une session et vérifier une profusion de choses, que ce soit combien de journées de congé ils ont pris, ou encore si votre assurance de groupe assumera le coût de leurs lunettes, et ainsi de suite.
Utiliser un site Web interne pour la tenue des dossiers facilite la gestion du service de paie et du rendement de chacun de vos employés. Il vous rappelle aussi les dates importantes, comme celles du renouvellement des licences et de la prestation de cours de formation.
Puisque les employés n'ont besoin que d'un navigateur Web pour accéder à leurs renseignements personnels et y apporter des changements, il vous sera plus facile et moins coûteux d'aider les employés qui travaillent dans des régions éloignées.
En plus d'être convivial, le logiciel de gestion des ressources humaines que vous choisissez pour la tenue de vos dossiers devrait vous offrir les caractéristiques suivantes :
- la maîtrise sur ce que vos employés peuvent voir ou changer;
- la sécurité pour que seul le personnel autorisé puisse voir les données personnelles, comme les salaires;
- des messages électroniques adaptables que votre personnel des RH peut utiliser pour gagner du temps;
- la capacité d'établir des liens vers des sites Web connexes pour accéder à des formulaires et à des renseignements sur les assurances;
- une technologie conviviale qui fonctionne avec votre navigateur Web;
- une composante virtuelle d'aide pour réduire le nombre d'appels téléphoniques faits à vos administrateurs des RH;
- des courriels automatiques qui vous renseignent sur les activités importantes et les dates d'expiration des licences.
Vous pourriez aussi vous procurer un logiciel qui facilitera votre travail en ce qui concerne le recrutement d'employés éventuels. L'une de ses caractéristiques pourrait être de générer des réponses automatiques personnalisées aux personnes qui soumettent leur candidature par courriel.
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