Politique 2.3.6 Approvisionnement

Entrée en vigueur : le 21 septembre 2005
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

OBJECTIF

L’objectif de cette politique est de s’assurer que la Société reçoit la meilleure valeur possible pour les biens et services qu’elle acquiert et que tout achat de biens ou de services est effectué selon un processus transparent et équitable, appliqué de manière uniforme, et qui offre l’avantage d’être efficace et efficient en matière de coûts.

PORTÉE

La présente politique s’applique aux achats de biens et de services incluant, sans toutefois s’y limiter, les biens et services suivants :

  • les produits et services généraux requis pour le soutien aux opérations;
  • les services de maintenance;
  • les biens et services de production;
  • les services professionnels et de consultation;
  • les services reliés à la gestion immobilière et travaux de construction;
  • les produits et services technologiques.

Elle s’applique également aux fonctions principales d’approvisionnement qui régissent l’acquisition de biens et de services au sein de la Société, nommément :

  • les demandes de soumissions;
  • la gestion des ententes nationales;
  • la sélection des fournisseurs;
  • la gestion des relations avec les fournisseurs (GRF).

Sont exclus de la portée de la politique :

  • l’achat et la location de biens immobiliers;
  • les contrats et les accords visant la propriété intellectuelle ou les résultats d’activités de programmation;
  • les ententes commerciales avec des entreprises de distribution de radiodiffusion (EDR); et
  • l’emploi du personnel y compris les talents.

ÉNONCÉ

L’objectif de la politique est de s’assurer que la Société obtient la meilleure valeur possible pour les biens et services qu’elle acquiert, et que tout achat de biens ou de services est effectué selon un processus transparent et équitable, appliqué de manière uniforme, et offrant l’avantage d’être rentable et efficace. Pour assurer la conformité à ces objectifs, les principaux généraux de responsabilité, de transparence et de non-discrimination guident le processus d’approvisionnement. Par ailleurs, tous les achats de biens et de services effectués pour le compte de la Société doivent respecter les lois applicables, les objectifs de développement socioéconomique, ainsi que toutes ententes applicables au commerce international.

Le Service de gestion des approvisionnements (SGA) a comme mission d’assurer la conformité à ces objectifs; par conséquent, il doit être consulté ou prendre part à toutes les activités d’approvisionnement effectuées pour le compte de la Société auxquelles s’applique la présente politique sauf pour les achats d’une valeur inférieure à 1 000 $ pour lesquels un bon de commande n’est pas requis. Le SGA établit le degré de participation qu’il doit assurer en fonction des exigences de chaque situation.

Les achats de biens ou de services sont effectués en conformité avec les lignes directrices et les procédures en matière d’approvisionnement. Bien que dans certaines situations, expressément énoncées dans la Politique, il soit permis de solliciter une seule source, il est préférable de faire jouer la concurrence chaque fois que cela est possible, pour faire en sorte que la Société puisse satisfaire à ses besoins en matière de biens et de services de la manière la plus économique qui soit.

Dans tous les cas, il faudra obtenir les autorisations requises, conformément à la présente politique ainsi qu’à toute autre politique de gestion de la Société pouvant s’appliquer.

I. Rôles et responsabilités

Service de gestion des approvisionnements (SGA)

Le SGA aide de façon proactive toutes les unités commerciales de la Société dans leurs activités d'approvisionnement, en introduisant les meilleures pratiques d'approvisionnement, en plus du conseil et du soutien, tout en agissant comme partie impartiale et indépendante pour les activités d'approvisionnement. À cet effet, le SGA travaillera en étroite collaboration avec les parties impliquées au sein de la Société et les fournisseurs afin d’identifier et d’établir des solutions efficaces sur le plan des coûts et créer de la valeur pour la Société.

Le rôle du SGA consiste, sans toutefois s’y limiter, à :

  • s’assurer que les achats de biens et services requis par la Société sont effectués de la manière la plus efficace, rapide et économique possible tout en étant conformes au processus d’approvisionnement décrit dans la présente politique ainsi que dans toute autre politique applicable;
  • trouver des occasions de créer de la valeur grâce à l’application des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement, telles que le regroupement des besoins, la réingénierie des processus et/ou la négociation d’ententes plus favorables avec les fournisseurs;
  • gérer les ententes nationales négociées par le SGA et rendre compte de leur mise en œuvre, du respect des procédures qui s’y rapportent et des économies résultantes;
  • diriger et gérer le processus d’approvisionnement pour tous les appels d’offres publics (ouverts) (soit les demandes de soumissions d’un montant supérieur à 500 000 $).

Finances et Administration (Service national et médias)

  • Étant donné que les Finances cosignent tous les contrats d’approvisionnement, il leur incombe de valider la conformité des ententes aux dispositions de la présente politique avant la signature, et de signaler tout écart de conformité au SGA aux fins de consignation, de suivi et de contrôle.

Service juridique

  • Offrir des conseils, du soutien et des outils au SGA et aux composantes touchées pendant le processus d’adjudication des contrats.
  • Créer, valider et/ou approuver les contrats non standards.

Centre des services partagés (CSP)

  • Comme la responsabilité du processus de paiement lui incombe, le CSP veille à ce que les paiements ne soient effectués que lorsque toutes les commandes d’achat ont été autorisées et remplies.
  • Le CSP valide la conformité des achats à la politique et signale tout écart au SGA aux fins de consignation, de suivi et de contrôle.

Employés de la Société

a) Il est de la responsabilité de tout employé de la Société d’adhérer à la présente politique et de se conformer aux principes qui sont énoncés dans cette politique ainsi que les politiques institutionnelles suivantes :
2.2.3 – Conflits d’intérêts et questions de déontologie
2.2.21 – Code de conduite
2.3.8 – Délégation des pouvoirs financiers (DPF)
2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature (DPS)

Les employés de la Société qui font l’acquisition de biens ou de services pour le compte de la Société ou qui participent au processus d’approvisionnement doivent posséder une bonne compréhension des exigences de la politique et des lignes directrices énoncées aux présentes.
b) Chaque employé de la Société qui achète des produits ou des services au nom de la Société est tenu responsable de ses actes et de ses décisions et doit tenir en dossier et produire sur demande les notes et les documents relatifs au processus d’approvisionnement.
c) Les employés de la Société qui achètent des produits ou des services au nom de la Société doivent informer le SGA de tout risque de conflit d’intérêts soulevé par la transaction avant que celle-ci ne soit conclue. Selon le risque posé à la réputation de la Société par l’apparence ou la perception de conflit d’intérêts, le SGA décidera de faire affaire ou non avec le fournisseur. Les employés prenant part au processus d’approvisionnement doivent s’assurer de respecter les normes les plus rigoureuses d’intégrité, d’uniformité et de transparence.
d) Les employés de la Société qui font l’acquisition de biens ou de services pour le compte de la Société doivent consulter le SGA ou tout autre service indiqué dans la présente politique (annexe C, section 1) et doivent également consulter les autres personnes ou services qui seront ou pourraient être touchés par la décision qui sera prise à cet égard avant que l’achat ne soit effectué.
e) Les employés de la Société doivent signaler au SGA tout incident suspect ou connu de tout écart aux lignes directrices de la politique d’approvisionnement.

DÉROGATION

Toutes les dérogations autorisées aux exigences de la présente politique doivent être documentées, faire l’objet d’une approbation préalable par le vice-président et chef de la direction financière et être consignées avant tout engagement auprès du fournisseur.

Le formulaire intitulé « Dérogation – Justification et approbation » doit être rempli par le demandeur, signé par le vice-président de la composante visée et soumis au vice-président et chef de la direction financière pour approbation.

En cas de désaccord entre le vice-président de la composante visée et le vice-président et chef de la direction financière, le président-directeur général sera appelé à trancher à la lumière des arguments des deux parties au dossier.

II. Lignes directrices
Les règles suivantes s’appliquent au moment d’établir le mode d’approvisionnement déterminé par la valeur des biens ou services en cause, conformément aux fourchettes indiquées à l’annexe B :

  • Il est interdit de préparer, concevoir ou structurer de quelque façon que ce soit un achat, de choisir une méthode d’évaluation ou de répartir les biens ou services à acquérir en plusieurs lots pour en fractionner la valeur en vue de se soustraire aux obligations de la présente politique.
  • Il faut appliquer la méthode la plus efficace et la plus économique pour choisir le fournisseur des biens ou services désirés, que ce soit en recourant à une entente nationale en vigueur ou en procédant à des demandes de soumissions; et
  • Il faut établir la stratégie la plus appropriée dans chaque cas pour obtenir la meilleure valeur et assurer la rapidité et l’efficience sur le plan des coûts de chaque appel d’offres, tout en respectant les principes directeurs adoptés par la Société, qui sont le jeu de la concurrence, la responsabilisation et l’équité en matière de traitement.

III. Principes directeurs

DEMANDES DE SOUMISSIONS

Pour toutes les demandes de soumissions, il faudra employer l’un des modes de sollicitation de base recommandés par le SGA pour obtenir de l’information d’éventuels fournisseurs. Pour aider le lecteur à interpréter correctement la présente politique, les différents modes d’approvisionnement et de même que d’autres termes généraux utilisés sont définis à l’annexe A. Le mode d’approvisionnement choisi détermine le genre de demandes de soumission à utiliser, le nombre minimal de fournisseurs à solliciter, le demandeur autorisé et la méthode d’achat autorisée. Le choix dépendra également de la nature des achats et du montant approximatif en jeu. Afin de protéger au mieux les intérêts de la Société et de ses employés, il faudra respecter les dispositions de la présente politique et les procédures détaillées afférentes pour toutes les demandes de soumissions. Pour faciliter le processus, on pourra remplir le formulaire intitulé « Liste de vérification – Approvisionnement » [(obligatoire pour certaines transactions) qui se trouve à l’annexe C, section 11] et le joindre à la demande d’achat ou au contrat.

Nonobstant les seuils de valeur établis dans la présente politique, le SGA encourage les employés à recourir au processus d’appel à la concurrence lorsque cela est possible pour faire l’acquisition de biens et de services au nom de la Société.

Le demandeur conserve tous les documents produits dans le cadre du processus d’approvisionnement (propositions retenues et rejetées, évaluation des offres, liste de vérification, etc.) aux fins de vérification. Les documents doivent être classés selon la classification établie par la Gestion des documents de la Société ainsi que les politiques de conservation.

La Société peut restreindre un appel d’offres à des produits, services ou fournisseurs préqualifiés, pourvu que le processus de qualification préalable ait été annoncé par voie d’une invitation à soumissionner conformément aux règles d’approvisionnement.

MODES D’APPROVISIONNEMENT

Les tableaux de l’annexe B illustrent les modes d’approvisionnement autorisés en fonction de la nature de l’achat et de sa valeur estimative. Le mode d’approvisionnement détermine le type de d’appel d’offres , le nombre minimal de fournisseurs à solliciter, la méthode d’achat autorisée et les moyens de transmission et de réception des documents.

Le genre d’appel d’offres et les documents d’achat à utiliser sont donnés à titre indicatif et doivent toujours être validés par la Gestion des approvisionnements et/ou par le Service juridique pour assurer la prise en compte adéquate des particularités de chaque cas (p. ex., garanties, assurances, propriété intellectuelle, conformité avec les lois, etc.).

VALEUR D’ACHAT

La valeur d’achat est le montant total de l’engagement financier représenté par l’acquisition envisagée, en incluant toutes les dépenses liées à l’exécution intégrale de toutes les options de renouvellement et de prolongation prévues au contrat. Le nombre et la durée des options de prolongation doivent être déterminés à l’avance, ce qui veut dire que toute option de prolongation d’une durée illimitée est interdite. La valeur d’achat doit également prendre en considération toutes formes de rémunération, y compris les primes, les honoraires, les commissions, les frais de voyage, les dépenses et les intérêts. La valeur calculée est en sus de toutes les taxes applicables.

La valeur d’achat (telle que définie ci-dessus) détermine les niveaux de délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de signature requis.

EXCEPTIONS AU PROCESSUS DE DEMANDES DE SOUMISSION

Dans tous les cas où le recours à ce processus est obligatoire aux termes de l’annexe B , les achats doivent être effectués par appel à la concurrence. Dans certaines circonstances toutefois, les appels à la concurrence ne constituent pas la méthode la plus efficace sur le plan des coûts. La section 2.1 de l’annexe C prévoit par conséquent neuf (9) exceptions clairement définies dans lesquelles il est permis de suspendre l’obligation de procéder par appel d’offres.

Par ailleurs, lorsque la valeur d’achat des biens ou services à acquérir rend obligatoire le recours au processus d’appel d’offres public, par opposition à un appel d’offres sur invitation, d’autres exceptions peuvent s’appliquer. Dans le cas où les exceptions prévues à la section 2.1 et 3.2 de l’annexe C justifient l’exception au processus d’appel d’offres public, il faut néanmoins tenir un appel d’offres sur invitation.

Tout motif d’exception au processus d’appel d’offres prévu à la section 2.1 et à la section 3.2 de l’annexe C de la politique doit être documenté, préalablement approuvé par le SGA et les documents afférents doivent être conservés en dossier par le demandeur aux fins de vérification. Une copie des documents doit être transmise au SGA avec tous les autres documents pertinents (contrat, bon de commande, etc.).

Il est fortement recommandé de prévoir suffisamment de temps pour planifier et bien coordonner le processus d’appel d’offres. Une mauvaise planification ne justifie pas la levée de l’obligation de procéder par appel d’offres et de faire appel uniquement à un seul fournisseur.

Toutes les exceptions à la politique d'approvisionnement doivent être approuvées avant tout engagement envers le fournisseur.

CONFORMITÉ

Avec le soutien du Service de vérification interne, la Gestion des approvisionnements procède à des vérifications ponctuelles pour s’assurer que les dispositions de la présente politique sont respectées.

Le formulaire « Politique d’approvisionnement – Avis de non-conformité » doit être rempli pour documenter tous les écarts de conformité et expliquer les circonstances et les facteurs justificatifs ainsi que les mesures correctives, le cas échéant, qui doivent être prises pour assurer la conformité à la politique dans l’avenir. Le SGA enquêtera sur tous les écarts de conformité. Le plan de résolution proposé doit être revu et accepté par le vice-président et chef de la direction financière (CDF) et le vice-président de la composante visée. Si le cas de non-conformité s’est produit au sein de la direction financière, le vice-président, Service juridique, doit également revoir et approuver le plan.

ENTENTES NATIONALES

L’un des objectifs de la Gestion des approvisionnements est de tirer parti du pouvoir d’achat de la Société en regroupant les besoins et en négociant des ententes nationales. Des ententes nationales assorties de prix privilégiés et de réduction des frais administratifs ont été négociées pour favoriser les économies et l’efficacité. Le SGA gère les relations avec les fournisseurs et évalue le rendement de ces derniers, au moyen de nouvelles pratiques et en assurant la liaison avec les principales parties intéressées de façon à maximiser la valeur créée par les ententes négociées.
Afin de maximiser les avantages (décrits ci-dessus) tirés des ententes, les employés devraient faire appel au fournisseur privilégié désigné pour commander des biens ou des services particuliers, lorsque ceux-ci font l’objet d’un contrat ou d’une entente d’approvisionnement, sous réserve des disponibilités.

La liste de toutes les ententes nationales en vigueur se trouve sur le portail iO!

GESTION DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS

La qualité des fournisseurs est un aspect fondamental du processus d’approvisionnement au sein de la Société et un facteur déterminant de la satisfaction des parties intéressées. Cela étant dit, les achats de biens et de services pour le compte de la Société seront confiés à des spécialistes qui noueront des relations solides avec tous les partenaires commerciaux, internes et externes, de la Société tout en se conformant à des normes de déontologie des plus rigoureuses. De même, ces employés devront veiller à ce que les fournisseurs respectent des normes élevées de fiabilité et de qualité des services pendant toute la durée de leur mandat.

Afin d’assurer la conformité des services des fournisseurs aux normes de rendement fixées, tous les services sont encouragés à appliquer les pratiques de gestion du rendement prônées par la Gestion des approvisionnements, telles que l’utilisation de tableaux de bord équilibrés, d’indicateurs de rendement clés (IRC), de mesures de la valeur et de revues d’affaires périodiques, ou d’autres facteurs préétablis (selon les ententes convenues ou les dispositions du contrat définitif). Le suivi régulier du rendement des fournisseurs encouragera ces derniers à respecter l’ensemble des modalités du contrat qui les lie à la Société, ce qui contribuera à terme à accroître la satisfaction des utilisateurs.

ANTÉCÉDENTS

  • Cette politique a été mise à jour en mars 2013 afin de modifier l’annexe A et l’annexe C
  • Cette politique a été mise à jour en novembre 2012.
  • Cette politique a été mise à jour en septembre 2009 pour permettre l’ajout de l’annexe J.
  • Cette politique a été mise à jour en septembre 2008.
  • Cette politique a été mise à jour en janvier 2006.
  • Cette politique remplace et fusionne les politiques des Finances et de l’Administration no 2.3.6 — Contrats, demandes de prix et soumissions et 2.3.19 — Achat de biens et de services.
  • Les politiques 2.3.6 et 2.3.19 étaient à l’origine les politiques des Finances et de l’Administration 603.10 – Contrats, demandes de prix et soumissions et 601.20 – Achats de biens et de services respectivement.

RÉFÉRENCES

Politiques Externes:
Accord sur le commerce intérieur (ACI) l'annexe 502.3

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toute question concernant l’interprétation ou l’application de cette Politique, s’adresser au directeur des Politiques et du Contrôle interne. L’interprétation de la présente Politique revient en dernier ressort au premier directeur, Gestion des approvisionnements.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général.

ANNEXE A - DÉFINITIONS

1. Appel d’offres

Le terme « appel d’offres» désigne toute forme d’appel à la concurrence auprès de fournisseurs. Les types d’appels décrits ci-dessous (et indiqués au tableau 2 de l’annexe B) sont ceux le plus fréquemment utilisés par la Société.

(1a) Demande de prix et de disponibilité (DPD)
Une Demande de prix et de disponibilité est une invitation informelle transmise à des fournisseurs pour obtenir des renseignements au sujet des prix et des disponibilités de biens et de services particuliers. Cette méthode conçue pour obtenir rapidement l’information recherchée est utilisée pour faire appel à la concurrence dans des achats de faible importance ou des achats dirigés (dont la valeur est généralement inférieure à 25 000 $) de biens ou de services pouvant facilement être commandés par téléphone, par courriel ou par télécopieur et qui doivent être fournis rapidement. La liste des fournisseurs invités, le cas échéant, et les soumissions obtenues par téléphone, courriel ou télécopieur doivent être consignées par écrit et conservées en dossier.

(1b) Demande de renseignements (DR)
Cette méthode consiste à recueillir des informations de la part des fournisseurs pour répondre aux besoins suivants :

  • brosser un tableau des produits potentiels ou des solutions disponibles;
  • clarifier et définir les exigences du marché;
  • cerner et évaluer les risques associés à un projet et aux achats connexes;
  • évaluer les coûts potentiels du projet et du processus d’approvisionnement connexe.

(1c) Demande de renseignements et de qualification (DRQ)
Méthode apparentée à la Demande de renseignements (DR) ci-dessus et qui consiste à solliciter des informations à des fournisseurs et de procéder à la qualification de tous les proposants qui satisfont les exigences imposées aux fournisseurs éventuels.
Seuls les fournisseurs ayant été qualifiés en vertu de la demande de renseignements et de qualifications originale seront invités à répondre à une demande de propositions, une demande d’offres à commandes ou une demande d’arrangements en matière d’approvisionnement qui pourra être lancée ultérieurement par la Société.

(1d) Demande de propositions (DP)
La demande de propositions est souvent utilisée dans les cas où l’on ne peut pas choisir le fournisseur uniquement en fonction du prix le plus avantageux. On a alors recours à cette formule pour obtenir la solution la plus rentable, d’après des critères d’évaluation pondérés qui y sont définis.

(1e) Demande de qualification (DQ)
Cette méthode est utilisée pour la qualification de produits ou services ou pour inviter des fournisseurs, s’ils respectent les critères de qualification, à s’inscrire sur une liste permanente ou sur une liste particulière relative à un besoin spécifique ou à quelques besoins subséquents.

Lorsque la Société souhaite limiter les offres de biens, de services ou de fournisseurs qualifiés qu’elle reçoit, elle procède à une demande de qualification.

(1f) Demande de prix (DPrix)
Cette méthode est utilisée pour une demande d’achat de biens ou de services peu complexe, par exemple l’achat de biens courants. On simplifie les documents d’invitation pour permettre d’attribuer rapidement le contrat ou la commande. On attribue le contrat au soumissionnaire qui a déposé l’offre la plus basse et qui respecte l’ensemble des exigences obligatoires précisées dans la DPrix.

(1g) Demande d’offre à commandes (DOC)
Cette méthode permet d’obtenir des prix précis pour des biens ou des services particuliers pour une période définie, sans pour autant engager la Société à acheter une quantité minimale ou à dépenser un montant minimal. L’offre à commandes n’est pas un contrat. Pour que l’offre donne lieu à un contrat, il faut que la Société passe une commande.

(1h) Demande d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAA)
Cette méthode est utilisée pour inviter des fournisseurs de services à soumettre une offre pour devenir un fournisseur qualifié et signer un arrangement en matière d’approvisionnement avec la Société pour des services désignés. Elle permet à la Société d’obtenir des paramètres précis pour une certaine durée, comme la nature de services recherchés, les niveaux d’expertise, les tarifs, la disponibilité géographique, etc. L’arrangement en matière d’approvisionnement (AA) permet d’établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés afin de permettre l’adjudication rapide d’engagements contractuels pour des mandats spécifiques au moyen de mandats de travail (MDT). La Société ne s’engage nullement à acheter une quantité minimale ou à dépenser un montant minimal. Un arrangement en matière d’approvisionnement définit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de modalités contractuelles applicables à tout contrat résultant de la signature d’un mandat de travail.

Lorsque plusieurs arrangements en matière d’approvisionnement existent pour une même catégorie de besoins, les règles d’appel à la concurrence énoncées dans la présente politique s’appliquent au bassin de fournisseurs préqualifiés signataires d’un arrangement en matière d’approvisionnement avec la Société.

2. Groupe d’achat

Un groupe d’achat désigne une organisation, composée d’au moins deux entités, mise sur pied pour réaliser des gains d’efficacité et des économies d’échelle en combinant les besoins et les activités en matière d’approvisionnement de différentes parties à l’intérieur d’un même processus d’achat. Les groupes d’achat sont régis par des ententes de coopération en vertu desquelles des membres individuels administrent la fonction d’achat pour des contrats particuliers au nom du groupe, des arrangements plus formels sont également en place aux termes desquels l’organisation administre les opérations d’approvisionnement pour des membres du groupe. Les groupes d’achat peuvent se composer d’entités diverses, dont des représentants du secteur public, du secteur privé ainsi que des organismes sans but lucratif.

3. Approvisionnement en ligne

Terme utilisé pour désigner le commerce électronique interentreprises de biens et de services sur Internet.

4. Non-conformité

Une non-conformité est un écart ou un manquement significatif à la Politique d’Approvisionnement. Aux fins de cette Politique, la surveillance d’une non-conformité est définie comme la revue et l’évaluation des transactions d’Approvisionnement visant à identifier , rapporter et corriger les cas de non-conformité.

La démarche de surveillance de non-conformité sera développée en collaboration avec le service du Contrôle Interne.

5. Offre

Terme générique utilisé pour désigner toute réponse à un appel d’offres. Une offre peut être des prix, une soumission ou une proposition, etc., y compris toute combinaison ou l’ensemble de ces types de réponse.

6. Appel d’offres Ouvert

Le terme « appel d’offres public » désigne un appel d’offres publié sur un système public où l’appel n’est pas limité à des soumissionnaires sélectionnés. Les invitations aux appels d’offres publics seront publiées sur un système électronique d’appels d’offres ouvert à tous les fournisseurs canadiens, nommément le système MERX (www.merx.com).

La Société privilégie le traitement confidentiel des offres reçues et, par conséquent, ne publie aucune offre reçue dans le cadre d’un appel d’offres public tenue par voie électronique.

7. Modes d’approvisionnement

Le mode d’approvisionnement définit la méthode de d’appel d’offres, le nombre minimal de fournisseurs à solliciter, le solliciteur autorisé et le mode d’achat autorisé. Le mode d’approvisionnement varie selon la nature et le montant estimatif de l’achat. Les modes d’approvisionnement autorisés sont décrits dans la Matrice d’Approvisionnement (tableaux de l’annexe B).

8. Processus d’approvisionnement

Le processus d’approvisionnement est l’obtention par divers moyens – notamment par voie d’achat, de location, de bail ou de vente conditionnelle – de produits, de services ou de travaux de construction. Le processus officiel d’approvisionnement comporte sept étapes : repérer les occasions, établir les profils par catégorie, définir les stratégies d’approvisionnement, établir les facteurs de sélection, émettre l’appel d’offres, négocier et mettre en œuvre les ententes.

9. Demandeur

Tout employé autorisé de la Société qui désire acheter des produits ou services au nom de la Société.

10. Fournisseur
Aux fins de la présente politique, les termes « fournisseur » et « proposant » sont interchangeables et désignent une entreprise offrant des biens ou assurant des services à la Société.

ANNEXE B
Modes d’approvisionnement – Lignes directrices

Tableau A – Seuils de dépenses et modes de sollicitation correspondants

Valeur approximative de l’achat

Type d’achat

Nombre de fournisseurs à inviter

Document d’appel d’offres

Mode ⁄ document

0 $ à 999 $

Biens seulement

1

N/A

Fonds de caisse (1) (<500 $)

Biens avec services

Carte de crédit

Services seulement

Facture

Construction

Bon de commande

1 000 $ à 4 999 $

Biens / Biens avec services

1

DPD

Bon de commande

Services seulement, construction

Facture ou bon de commande

5 000 $ à 24 999 $

Biens / Biens avec services

1

DPD, DPrix

Bon de commande avec ou sans contrat

Services seulement, construction

25 000 $ à 49 999 $

Biens / Biens avec services

3

DPrix, DP, DAA

Bon de commande avec ou sans contrat

Services seulement, construction

1

DPrix, DP, DAA

50 000 $ à 499 999 $

Biens seulement

3

DPrix, DP, DAA

Bon de commande

Biens avec services, ou services seulement

DPrix, DP, DAA

Bon de commande avec contrat (2)

50 000 $ à 4 999 999 $

Construction

3

DPrix, DP, DAA

Bon de commande avec contrat

Appel d’offres public

500 000 $ et plus

Biens seulement, biens avec services, services seulement

(Merx)

DPrix, DP, DAA

Bon de commande avec contrat

5 000 000 $ et plus

Construction

DPrix, DP, DAA

Notes :

1) Les achats effectués au moyen du fonds de caisse (moins de 500 $) doivent satisfaire à la politique institutionnelle 2.3.4 – Fonds de caisse.
2) Les achats de biens avec services jusqu’à concurrence de 499 999 $ peuvent être effectués à l’aide d’un simple bon de commande, pourvu que la valeur du service soit indiquée de manière séparée et ne dépasse pas 49 999 $. Se reporter à l’annexe C – section 12, Adjudication de contrats, pour de plus amples renseignements.

Tableau B : Types de d’appel d’offres

Mode de sollicitation - Document

Description

Mode de commande

Réception de l’offre

Critères d’évaluation

Matrice décisionnelle

Demande de prix et de disponibilité (DPD)

Demande informelle de renseignements adressée à des fournisseurs pour connaître les prix et la disponibilité de produits ou services

Téléphone, télécopieur ou courriel

Téléphone, télécopieur ou courriel

Prix, disponibilité

Prix

Demande de prix (DPrix)

S’emploie pour des achats simples et rapides, biens définis.

Courriel

Formulaire papier et électronique

Prix, disponibilité, mode de facturation, garantie

Soumission du plus bas soumissionnaire conforme (selon la définition du document de sollicitation)

Demande de propositions (DP)

S’emploie lorsque le choix du fournisseur ne peut être établi uniquement en fonction du prix le plus faible.

Courriel

Formulaire papier obligatoire, formulaire électronique facultatif

Prix, disponibilité, garantie, facteurs techniques, facteurs commerciaux, facteurs financiers, compétences, expérience

Solution la plus efficace sur le plan des coûts selon l’évaluation en fonction des critères indiqués dans le document de sollicitation

Demande d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAA)

S’emploie pour l’obtention de services et de travaux de construction au moyen d’un mandat de travail, en fixant un prix pour une période définie au moyen d’un arrangement en matière d’approvisionnement (AA). Aucun engagement minimal quant au montant des dépenses, au volume d’achat ou à l’exclusivité.

Courriel

Formulaire papier obligatoire, formulaire électronique facultatif

Prix, disponibilité, garantie, facteurs techniques, facteurs commerciaux, facteurs financiers, compétences, expérience

Les arrangements en matière d’approvisionnement sont adjugés sur la base des critères d’évaluation indiqués dans le document de sollicitation. Les mandats de travail sont octroyés en fonction de critères précisés dans l’arrangement en matière d’approvisionnement.

Demande d’offre à commandes (DOC)

S’emploie pour l’achat de biens sur simples bons de commande, en fixant le prix pour une période déterminée au moyen d’une lettre d’attestation d’offre à commandes. Aucun engagement minimal quant au montant des dépenses, au volume d’achat ou à l’exclusivité.

Courriel

Formulaire papier obligatoire, formulaire électronique facultatif

Prix, disponibilité, garantie, facteur technique, disposition commerciale, disposition financière, compétence, expérience

Les offres à commandes sont passées en fonction de critères d’évaluation précisés dans le document de sollicitation.

ANNEXE C
Processus d’approvisionnement

1. APPLICATION

Les achats de biens et services doivent être effectués en conformité avec le processus décrit ci-après.

1.1 Afin d’assurer l’efficacité du processus d’approvisionnement, on doit utiliser où cela est possible les documents types élaborés par le Service juridique et le SGA. Tous les documents non standards de sollicitation et tous autres types de documents contractuels doivent être validés par le Service juridique. Il faut consulter les services de soutien concernés (SGA, Service juridique, Service de gestion des risques, Finances et Administration, etc.).

1.2 Les employés de la Société qui désirent se procurer des biens et / ou services qui incluent une interface technologique (technologie de production, de diffusion et de transmission d'équipements ou applications informatiques, ou d’ordinateur ou d'équipement de télécommunications ou d'interfaces de télécommunications, etc) doivent consulter le service de la technologie concerné (Production et Technologies, Services technologiques aux médias, technologies de l'information) dès le début du processus d'approvisionnement.

1.3 Pour tout achat de biens ou de services pouvant avoir des incidences sur les relations industrielles ou les conditions de travail, il faut consulter le service Personnes et Culture dès le début du processus d’approvisionnement.

1.4 Toute acquisition de biens et /ou services qui peuvent avoir un impact sur les partenariats fournisseurs /clients nécessitera des consultations avec le département des Ventes et Revenus au commencement du processus d'approvisionnement. En outre, les Ventes et Revenus doivent être avisés avant d'annoncer les résultats d'un appel d'offres formel.

2. EXCEPTIONS

Les motifs prévus aux sections 2.1 et 3.2 de l’annexe C de la présente politique qui sont invoqués pour justifier une exception doivent être consignés par écrit et les documents doivent être conservés aux fins de vérification. Une copie de ces documents ainsi que les documents issus du processus d’approvisionnement (contrats, bons de commande, etc.) doivent être envoyés au SGA.

2.1 Tous les achats (incluant toute dépense reliée à une option de renouvellement ou de prolongation de la durée de contrat) sont effectués par voie de demandes de soumissions conformément à l’annexe B, sauf dans les cas suivants :

a)

les contrats avec le seul fournisseur en mesure de satisfaire aux exigences du besoin exprimé, notamment la compatibilité avec les produits existants, le respect des droits d'exclusivité liés aux licences de la télévision, à la propriété intellectuelle et aux brevets, ou le maintien de produits spécialisés par le fabricant ou son représentant;

b)

les contrats avec le seul fournisseur en mesure d'assurer le maintien de la garantie;

c)

les contrats conclus dans le contexte d'une situation d'urgence déclenchée par des événements que le service requérant ne pouvait prévoir;

d)

les achats de biens ou services liés à des questions de nature confidentielle, concurrentielle ou privilégiée, lorsque la divulgation de ces transactions risque sérieusement de compromettre la confidentialité du dossier, de causer une perturbation économique ou de nuire aux intérêts du public ou de la Société;

e)

les achats de biens selon des conditions exceptionnellement avantageuses, par exemple en cas de faillite ou mise sous séquestre, mais non pour des achats courants;

f)

les contrats de services conclus avec les seuls professionnels autorisés à fournir ces services: médecins, dentistes, personnel infirmier, pharmaciens, vétérinaires, avocats et notaires;

g) le premier achat d’un produit (prototype, nouvelle technologie) aux fins d’évaluation des caractéristiques de rendement et de compatibilité pour une éventuelle utilisation au sein de la Société;
h) Lorsque la Société a en place une entente nationale pour l’achat des biens ou des services visés, dans la mesure où cette entente a été dûment exécutée en conformité avec la Politique d’approvisionnement;
i) Lorsque les biens ou services visés font l’objet d’ententes externes conclues par des groupes d’achat dont la Société fait partie ou est membre.


2.2 Toute demande d’exception doit avoir été autorisée avant que des démarches ne soient entreprises auprès des fournisseurs. Une copie du formulaire de demande d’exception doit être transmise au SGA aux fins de conservation, de suivi et de contrôle.

2.3 Les demandes d’exception n’exemptent pas de l’application des exigences et des obligations relatives aux politiques de délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de signature (DPF/DPS).

3. APPEL D’OFFRES PUBLIC

3.1 Processus
Le processus d’appel d’offres public doit respecter les règles suivantes :
L’appel d’offres public sera annoncé sur un système électronique d’appels d’offres ouvert à l’ensemble des fournisseurs canadiens, nommément le système MERX (www.merx.com).

L’invitation à l’appel d’offres public doit donner au minimum les renseignements suivants :

a)

une brève description des besoins à combler;

b)

l’endroit où il est possible de se procurer les documents de l’appel d’offres et les renseignements connexes;

c)

les conditions d’obtention des documents de l’appel d’offres;

d)

le lieu où les offres doivent être présentées;

e)

la date et l’heure limite de présentation des offres.

Le processus d’appel d’offres public ne doit faire aucune discrimination :

a) entre les produits ou services d’une province ou d’une région en particulier, y compris entre ceux inclus dans les marchés de construction, et les produits ou services d’une autre province ou région;
b) entre les fournisseurs de tels produits ou services d’une province ou d’une région en particulier et les fournisseurs d’une autre province ou région.

3.2 Exceptions au processus d’appel d’offres public

La Société a recours au processus d’appel d’offres public pour les achats de biens ou de services représentant des dépenses globales de plus de 500 000 $ ou pour les projets de construction de plus de 5 millions de dollars, sauf dans les cas d’exceptions prévus à la clause 2.1 et dans les cas suivants où le recours à un appel d’offres sur invitation est néanmoins requis :

a) les produits destinés à la revente au public;
b) les produits et services culturels ou artistiques, y compris les biens et services liés à la création, à la production, à la distribution ou à la radiodiffusion de programmation au Canada, y compris les coproductions, les sports et les nouvelles;
c) les contrats de services conclus avec les seuls professionnels autorisés à fournir ces services en vertu des lois ou des règlements applicables dans la province de l'appel d'offres (ci-après professionnels certifiés) : arpenteurs-géomètres, ingénieurs, architectes et comptables. Pour ces cas, des offres doivent être obtenues seulement auprès des professionnels certifiés de ladite province;
d) les services financiers se rapportant à la gestion des actifs (y compris les fonds de dotation) et des passifs de la Société et les services accessoires d’information et de consultation;
e) les produits ou services qui seront utilisés à l’extérieur du Canada ou visant la réalisation de travaux de construction à l’extérieur du Canada;
f) d’un marché particulier en matière de recherche, d’essai, d’étude ou de conception originale, mais non pas pour quelque achat ultérieur;
g) les contrats de sondages, d’enquêtes, de mesures d’auditoires et d’analyses, de services de relations publiques et de publicité;
h) Pour les produits, services ou fournisseurs préqualifiés seulement si le processus de qualification a lui-même été annoncé au moyen d’un appel d’offres public.

4. CRÉATION D’UNE DEMANDE D’ACHAT

Toutes les demandes d’achat doivent être approuvées par le gestionnaire compétent possédant les délégations de pouvoir financier et de signature nécessaires avant que le processus ne soit enclenché.

4.1 – Demande d’achat
Pour obtenir un bon de commande, il faut transmettre une demande d’achat au SGA au moyen d’une « Demande d’achat », dans SAP. À moins de circonstances exceptionnelles, aucune demande ne sera acceptée autrement que sous la forme d’une demande d’achat.

4.2 Document de référence pour la préparation de demandes de soumissions
On trouvera sur le portail iO! les lignes directrices préparées par le SGA où les exigences relatives aux demandes de soumissions sont clairement définies.

5. CONFIDENTIALITÉ

Toute offre provenant des fournisseurs (soumissionnaires) doit être traitée de façon confidentielle.

Seule l’information essentielle est divulguée aux personnes autres que les personnes responsables des décisions au sein de l’équipe d’examen des soumissions.

6. COMMUNICATIONS AVEC LES FOURNISSEURS

Tout éclaircissement fourni à un soumissionnaire doit également être communiqué aux autres soumissionnaires.

Tous les soumissionnaires doivent être avisés si un achat prévu est retardé ou suspendu.

7. OUVERTURE DES OFFRES

Les offres reçues en réponse à un appel d’offres (c’est-à-dire celles reçues à la date et à l’heure spécifiées dans l’invitation et portant les mentions requises sur l’enveloppe) doivent être ouvertes en présence d’au moins deux (2) personnes qui peuvent témoigner que le contenu (enveloppes, boîtes, colis, etc.) est intact et que le processus d’ouverture est transparent et équitable. Sauf s’il est précisé autrement, les offres reçues ne sont pas publiées.
Lorsque cela est possible, l’ouverture des offres reçues se déroule en deux étapes :

  • Tous les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs doivent être retirés ou conservés à part du reste de la proposition.
  • Les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs ne seront décachetés que lorsque la proposition technique (biens/services) aura été ouverte, évaluée et notée, et ce, seulement pour les propositions qui satisfont ou dépassent les exigences techniques préétablies. L’enveloppe renfermant les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs d’une soumission qui ne satisfait pas aux exigences techniques minimales est retournée au proposant sans avoir été décachetée.

Des facteurs précis, le cas échéant, comme les prix, les remises, le cautionnement d’exécution, les sûretés/garanties, etc., doivent être recensés pour chacune des offres ouvertes et inscrits sur un tableau ou un sommaire comparatif dont on se servira pour analyser les offres et les accepter ou les rejeter.

Les personnes chargées d’ouvrir les offres doivent parapher les offres (apposer leurs initiales) ainsi que les sections renfermant des éléments importants, et signer le tableau ou sommaire comparatif.

L’ouverture des offres, le tableau ou sommaire comparatif et les évaluations doivent être documentés et conservés en dossier.

8. ÉVALUATION DES OFFRES

Les documents relatifs à l’appel d’offres (incluant les documents de préqualification) doivent indiquer clairement les critères en vertu desquels les offres seront évaluées, leur pondération ainsi qu’un bref descriptif de la méthode d’évaluation qui sera utilisée.

La grille d’évaluation doit être établie à l’interne, préalablement à la réception des offres, mais ne fait pas partie de l’appel d’offres. Les critères d’évaluation comprendront toutes les exigences de rendement technique et de fonctionnement. Le SGA travaillera en collaboration avec les parties intéressées internes pour établir le coût total de possession (CTP) ainsi que les autres facteurs déterminants du choix du fournisseur. Le contrat sera adjugé au fournisseur ayant obtenu la note combinée la plus élevée, soit le CTP le plus faible et la meilleure capacité de répondre aux exigences, telle que mesurée par les critères d’évaluation contenus dans les documents d’appel d’offres.

Le SGA, le cas échéant, et le service requérant procéderont ensemble à une évaluation approfondie des offres présentées et acceptées.

Toutes les offres reçues des proposants, le cas échéant, seront évaluées comme suit :

Tous les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs doivent être retirés ou conservés à part du reste de la proposition. Les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs ne seront décachetés que lorsque la proposition technique (biens/services) aura été ouverte, évaluée et notée, et ce, seulement pour les propositions qui satisfont ou dépassent les exigences techniques préétablies. L’enveloppe renfermant les renseignements relatifs aux coûts et aux tarifs d’une soumission qui ne satisfait pas aux exigences techniques minimales est retournée au soumissionnaire sans avoir été décachetée.

9. CLARIFICATION AUPRÈS DES FOURNISSEURS

Lorsqu’une ou plusieurs offres présentent des écarts de prix importants par rapport à d’autres offres, et que ces écarts semblent être attribuables à un malentendu ou à une erreur, il est nécessaire de réexaminer les offres auprès des soumissionnaires concernés. Il faut cependant s’assurer que cette démarche ne cause aucun préjudice aux autres soumissionnaires.

10. OFFRE DU FOURNISSEUR

Un bon de commande ou un contrat établi par la Société se référant à une offre d’un fournisseur constitue la preuve de son acceptation par la Société.

Le renvoi à une offre sur un bon de commande de la Société fait automatiquement partie du contrat d’achat. Il faut s’assurer que toutes les conditions liées à une offre satisfont aux exigences de la Société. Toute différence entre l’offre du fournisseur et le bon de commande ou le contrat correspondant doit être indiquée avec les références appropriées.

11. LISTE DE VÉRIFICATION DU PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT

Pour veiller à ce que le processus d’approvisionnement respecte les exigences de la présente politique, le demandeur doit remplir le formulaire intitulé « Approvisionnement - Liste de Vérification » comme suit :

Modalités d’utilisation :

  1. Pour tout achat résultant d’appels d’offres formels (DP et autres formes de sollicitation) et/ou lorsqu’un contrat doit être établi.
  2. Lorsqu’une exception au processus d’appel d’offres est demandée.

Le demandeur doit joindre le formulaire au contrat soumis pour signature à l’interne, ou la demande d’achat dans SAP.

12. ADJUDICATION DE CONTRATS

Le type d’entente de services utilisé (forme abrégée, forme complète ou entente spécifiquement adaptée) doit être déterminé au cas par cas avec le SGA ou le Service juridique.
Nonobstant les seuils contractuels (liés aux ententes) établis dans la présente politique, les unités fonctionnelles et/ou les employés doivent examiner soigneusement, en consultation avec le SGA et/ou le Service juridique, les exigences relatives à la demande d’achat pour voir si les intérêts de la Société seraient mieux protégés par la passation d’un contrat.

On recommande fortement d’établir des contrats dans les cas suivants, sans toutefois s’y limiter :

  • lorsque le personnel du fournisseur doit effectuer des travaux dans les établissements de la Société;
  • lorsque les biens ou les services acquis sont personnalisés ou « faits sur mesure »;
  • dans le cas de propriété intellectuelle.

Le demandeur a la responsabilité d’impliquer dans le processus d’approvisionnement les signataires du contrat qui en résulte conformément à la délégation du pouvoir de signature pour obtenir les approbations requises.
Des copies des contrats dûment signées doivent être versées à un dépôt central des documents contractuels.

13. SOUMISSIONNAIRES NON RETENUS

Sous réserve des restrictions liées aux appels d’offres publics, les soumissionnaires qui ont présenté par écrit des offres qui n’ont pas été retenues doivent être avisés par écrit (ou par courriel) dans un délai approprié après la clôture du processus d’approvisionnement, de préférence une fois qu’une entente aura été passée avec le soumissionnaire retenu.

14. RÉSOLUTION DES DIFFÉRENDS D’UN APPEL D’OFFRES

Le processus de résolution des différends relatif aux appels d’offres est destiné à assurer que tout litige soit traité de manière éthique, équitable, de façon raisonnable et à temps.

Pour contester le résultat d’un appel d’offres, le fournisseur doit appliquer la marche à suivre ci-après, mais seulement après avoir rencontré les responsables des Services de l’approvisionnement :

  1. La partie qui s’estime lésée doit déposer une contestation de l’adjudication auprès du premier directeur, Gestion des approvisionnements dans les 15 jours ouvrables suivant la rencontre de rétroaction. La contestation doit renfermer les renseignements suivants :

    • le nom et l’adresse du fournisseur;
    • le numéro du contrat ou de l’appel d’offres contesté;
    • l’énoncé détaillé factuel des motifs de la contestation;
    • les documents à l’appui de la contestation;
    • le recours, le correctif ou la décision recherchée.
  2. Le premier directeur, Gestion des approvisionnements répond à la partie qui s’estime lésée dans les 10 jours ouvrables de la réception de l’avis de contestation.
  3. Si les parties ne parviennent pas à trouver de solution satisfaisante, la partie qui s’estime lésée doit communiquer avec le chef de la direction financière (CDF) par courriel, avec copie au premier directeur, Gestion des approvisionnements, dans les 10 jours ouvrables de la réception de la réponse formulée par le premier directeur, Services de la Gestion des approvisionnements.
  4. Le CDF répond à la partie qui s’estime lésée dans les 10 jours ouvrables après avoir reçu l’avis de contestation de l’appel d’offres.
  5. La décision finale sera prise par le CDF et résolue dans les 10 jours ouvrables de la réception de l’avis de contestation.

Le processus de résolution des différends ne doit pas retarder l’adjudication du contrat.

Contact:
Courriel: supplym@cbc.ca
Attn: Premier directeur, Services de la Gestion des approvisionnements

ANNEXE D - Carte d’achat institutionnelle

La carte d’achat institutionnelle est un outil qui permet de réaliser des gains d’efficacité dans l’approvisionnement en biens et services à l’interne. Elle vise à :

  • faciliter les transactions pouvant uniquement être effectuées par carte de crédit;
  • réduire, voire éliminer, le recours aux fonds de caisses;
  • favoriser l’efficacité opérationnelle et la rentabilité;
  • parer aux situations d’urgence.

1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les cartes d’achat institutionnelles doivent être réservées à l’achat de biens et de services pour le compte de la Société. L’utilisation de la carte pour régler des transactions à des fins personnelles est interdite.

Seuls les employés permanents de la Société peuvent obtenir une carte d’achat institutionnelle. Les employés permanents comprennent les employés contractuels ainsi que les personnes qui travaillent au Conseil de fiducie de la Caisse de retraite de la Société.

Les cartes de crédit institutionnelles émises à des employés ne peuvent être cédées ni prêtées à d’autres employés en aucun cas.

Les employés de la Société ne peuvent participer à des programmes d’avantages ou de récompenses qui leur procureraient des avantages personnels.

Les titulaires de carte doivent accepter les conditions énoncées dans le formulaire d’adhésion et résumées dans les lignes directrices et procédures d’application de la présente politique. Le non-respect de ces conditions par le titulaire peut entraîner l’annulation de sa carte.

Toute dérogation aux conditions énoncées sera considérée comme une infraction au Code de conduite de la Société et sera traitée en conséquence. Les mesures disciplinaires prévues peuvent aller jusqu’au renvoi de l’employé.

2. VÉRIFICATION ET RAPPORTS

  • Les services Finances et Administration, réseaux et national, procéderont à des examens périodiques des transactions portées aux cartes de crédit institutionnelles et transmettront des rapports aux gestionnaires appropriés.
  • Les titulaires de cartes doivent conserver aux fins de vérification, dans les locaux de la Société, conformément à la Politique institutionnelle 2.9.1 – Gestion des documents et de l’information, des copies des factures, reçus, confirmations d’achat et de la correspondance afférente et en remettre des copies sur demande à leur superviseur.

3. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Chef national, Gestion des approvisionnements

  • Superviser la gestion du programme de carte d’achat, les contrôles et la gestion des relations avec les fournisseurs.
  • Approuver les demandes de limite de crédit dépassant les limites standards établies.
  • Revoir et/ou approuver les demandes d’exemption aux restrictions d’utilisation de la carte.
  • Tous les ans, passer en revue la liste des titulaires de cartes activées pour vérifier leur statut et confirmer qu’ils ont besoin d’une carte d’achat institutionnelle.
  • Mettre en place des procédures pour assurer que les cartes sont annulées rapidement après le départ des titulaires de la Société.

Agent, Finances et Administration
L’agent des Finances désigné doit :

  • approuver toutes les demandes de cartes d’achat institutionnelles;
  • aider au suivi de toute utilisation inappropriée de la carte et annuler celle-ci immédiatement s’il y a des preuves démontrant que le titulaire n’a pas respecté les conditions d’utilisation énoncées dans la présente politique;
  • revoir à intervalles réguliers le bilan des transactions pour s’assurer qu’elles sont approuvées dans les délais prescrits;
  • annuler les cartes lorsque cela est justifié.

Titulaire de carte
Le titulaire de carte doit utiliser la carte qui lui est remise conformément à la Politique institutionnelle 2.3.6 – Approvisionnement et respecter les responsabilités, restrictions et obligations qui y sont énoncées.
Lorsque cela est faisable d’un point de vue opérationnel, il doit utiliser d’autres modes de paiement pour régler ses achats, comme des bons de commande et des contrats d’acquisition, afin de réduire le risque lié à l’utilisation de la carte.
Il incombe au titulaire d’assurer la sécurité de la carte et de respecter les consignes suivantes :

  • Utiliser la carte seulement à des fins professionnelles légitimes.
  • Ne pas utiliser la carte pour régler l’achat d’articles figurant dans la liste des restrictions convenues sur le formulaire de demande ainsi que dans la liste figurant à la section 5.1 ci-dessous.
  • Conserver aux fins de vérification, dans les locaux de la Société, conformément à la Politique institutionnelle 2.9.1 – Gestion des documents et de l’information, copies des factures, reçus, confirmations d’achat et de la correspondance afférente et en remettre des copies sur demande à son superviseur.
  • Informer son superviseur et l’agent approprié des Finances de tout frais ou de toute transaction erronée, pour qu’ils puissent effectuer un suivi et obtenir un crédit de l’institution financière émettrice, le cas échéant.

Responsabilités du superviseur direct du titulaire de la carte

  • Aider au suivi de toute utilisation non conforme de la carte d’achat et annuler immédiatement une carte émise s’il y a des preuves démontrant qu’elle n’a pas été utilisée conformément à la politique. Comme il s’y est engagé sur le formulaire de demande de carte, le superviseur ou son délégué qui approuve la demande d’émission doit revoir et approuver toutes les transactions sur une base mensuelle ou s’assurer que l’agent des Finances désigné est avisé de toute erreur dans les transactions ou les frais imputés à la carte, afin de permettre le suivi et d’obtenir un crédit de l’institution émettrice, le cas échéant. Dans le cas des gestionnaires qui relèvent directement d’un vice-président, un rapport trimestriel ou annuel doit être soumis au vice‑président compétent pour approbation. Le superviseur doit également s’assurer que le demandeur de la carte a effectivement un besoin légitime d’une carte sur une base continue avant d’approuver la demande.
  • Il revient au superviseur ou à son délégué qui approuve les transactions de s’assurer que les pièces justificatives sont conservées et classées aux fins de vérification dans les locaux de la Société, conformément à la Politique institutionnelle 2.9.1 – Gestion des documents et de l’information. Le gestionnaire qui a approuvé l’émission de la carte a la responsabilité d’autoriser les transactions dans les délais requis.
  • Effectuer au besoin des examens et des vérifications périodiques des transactions portées aux cartes de crédit institutionnelles, ainsi que des rapports sur les exceptions.

4. LIMITES DE CRÉDIT

  • La limite de crédit par transaction ou achat individuel est de 1 000 $.
  • Il est interdit de fractionner les achats. Il est donc strictement interdit d’utiliser une carte à plusieurs reprises pour une même transaction dans l’intention délibérée d’outrepasser la limite de crédit par transaction.
  • La limite de crédit des cartes d’achat est de 5 000 $.
  • Le chef national, Gestion des approvisionnements ayant la responsabilité des cartes d’achat n’est autorisé à approuver des limites de crédit pour des montants supérieurs aux limites définies qu’à titre exceptionnel.

5. RESTRICTIONS SUR L’UTILISATION DES CARTES

  1. Certaines catégories de dépenses font l’objet de restrictions. La liste des articles frappés de restrictions se trouve sur le portail iO!
  2. L’utilisation d’une carte pour l’achat d’un article figurant sur la liste d’exceptions doit être autorisée par le directeur national, Gestion des approvisionnements responsable du programme des cartes d’achat, sur présentation de pièces justificatives du demandeur. Les cartes peuvent être utilisées pour toute autre catégorie de dépenses, selon les dispositions de la politique d’approvisionnement, dans la mesure où il s’agit d’un besoin légitime et que la carte n’est pas utilisée à des fins personnelles.

6. PROCESSUS DE DEMANDE ET D’APPROBATION D’ÉMISSION DES CARTES

Les employés qui demandent une carte d’achat institutionnelle doivent remplir les formulaires suivants :

  • Demande de carte d’achat institutionnelle
  • Reconnaissance des responsabilités et obligations – carte d’achat institutionnelle

7. DÉCLARATION DU VOL OU DE LA PERTE D’UNE CARTE

En cas de vol ou de perte d’une carte, le titulaire doit prendre les mesures suivantes :

1) Communiquer immédiatement avec l’émetteur de la carte, qui offre un service d’urgence 24 heures sur 24, sept jours sur sept, pour signaler les cartes perdues ou volées. Une carte de remplacement peut généralement être émise dans les 48 heures.
2) L’agent des Finances désigné doit être avisé par le titulaire de la carte lorsque ce dernier reçoit la carte de remplacement.

8. ANNULATION D’UNE CARTE

Lorsqu’un employé quitte la Société ou est muté dans un autre service, il doit remettre sa carte à son superviseur.
L’agent des Finances désigné peut, à son entière discrétion, annuler une carte en tout temps si le titulaire ne respecte pas la présente politique ou les conditions énoncées sur le formulaire de demande.

ANNEXE E – Achat de biens et de services sur Internet

Outre les politiques et procédures courantes de la Société et les saines pratiques d’entreprise, les employés qui achètent des biens et des services sur Internet doivent prendre des mesures supplémentaires pour protéger la Société particulièrement lorsqu’ils utilisent leur carte de crédit institutionnelle.

Le service des Technologies de l’information de la Société établit, met en place et surveille les normes technologiques en vigueur au sein de la Société. Celles-ci comprennent notamment les normes de chiffrement, surtout lorsque des numéros de carte de crédit sont divulgués pour régler des transactions. Les employés ne doivent pas modifier le réglage des paramètres de sécurité effectué par les TI.

La Gestion des approvisionnements établit, met en place et assure la surveillance des pratiques d’approvisionnement en vigueur au sein de la Société. Celles-ci sont décrites ci-dessous.

PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

  1. Les délégations de pouvoir financier s’appliquent aux achats en ligne.
  2. Les lignes directrices en matière d’utilisation des cartes de crédit, des limites de crédit afférentes, du rôle du SGA ainsi que le processus d’approvisionnement par d’autres moyens s’appliquent aussi aux achats en ligne.
  3. Les paiements par carte de crédit sur Internet doivent être effectués au moyen d’une carte d’achat institutionnelle dûment approuvée par la Société et ne sont autorisés que si le paiement en ligne est la seule option.
  4. Commandes de biens en ligne :
    a)

    Choix du fournisseur :
    Il faut s’assurer de traiter avec des fournisseurs fiables. Les étapes à suivre comprennent les suivantes :

    • Repérer et noter l’adresse physique et le numéro de téléphone du fournisseur.
    • Lire les politiques appliquées par le fournisseur, notamment celles qui ont trait à la sécurité, à la confidentialité et au retour de marchandises.
    • Rechercher des accréditations ou des preuves de ventes sur le site; appeler le service de soutien du fournisseur pour en vérifier l’existence et vérifier son dossier auprès du Better Business Bureau (http://www.bbbonline.org).
    • Toute question ayant trait à la fiabilité d’un fournisseur doit être adressée au SGA.
    • Les étapes prises pour vérifier la fiabilité d’un fournisseur doivent être documentées.
    b) Panier d’achat en ligne :
    Si le SGA a mis en place des ententes avec certains fournisseurs pour que les employés de la Société aient accès à des catalogues en ligne sur Internet, les achats effectués au moyen de ces catalogues sont réputés avoir été effectués au moyen d’un bon de commande par l’intermédiaire du SGA.
    c) Disponibilité des biens et services :
    Comme le paiement s’effectue au lieu de vente, les transactions ne doivent être effectuées que lorsque la disponibilité des articles souhaités a été confirmée.
    d)

    Modalités de vente :
    Outre le prix, les conditions de vente doivent correspondre à la qualité et à la quantité des biens achetés. Les questions concernant l’assurance doivent être adressées au Service des assurances et de la gestion des risques, au siège social.

  5. De nombreux sites conservent les renseignements personnels de l’utilisateur et protègent cette information au moyen de mot de passe. Les renseignements relatifs à la carte de crédit ou à d’autres modes de paiement ne doivent pas être enregistrés électroniquement. Les consignes suivantes des TI en ce qui a trait aux mots de passe s’appliquent :
    • Le mot de passe doit comporter un minimum de 8 caractères.
    • Utiliser des majuscules et des minuscules, des chiffres ainsi que des caractères spéciaux.
    • On ne doit pas utiliser de mots complets.
    • Le mot de passe doit être changé conformément aux lignes directrices des TI.

Il convient de fournir uniquement le minimum de renseignements exigés pour effectuer la transaction.

  1. La livraison doit se faire à l’un des bureaux de la Société, et reçue par l’entremise du Service de réception.
  2. Le cas échéant, les factures doivent être adressées directement au Centre national des paiements et non à la personne qui a fait l’achat.
  3. L’employé qui fait l’achat doit conserver une copie des transactions, car les liens vers les sites Internet peuvent changer. L’information essentielle comprend les confirmations, les montants en dollars, les dates de livraison, les modalités de livraison, les frais de manutention, les garanties et les politiques de retour.

ANNEXE F
Lignes directrices pour l’intégration d’objectifs de développement socio-économique

Conformément aux normes du gouvernement fédéral du Canada, la Société vise à concilier de manière optimale les avantages que ses achats lui procurent et ceux qu’en retirent les citoyens canadiens. C’est dans cette optique que la Société a élaboré les lignes directrices ci-après, dont l’objet est de favoriser l’atteinte d’objectifs de développement socio-économique dans le cadre du processus d’approvisionnement.

L’un de ces objectifs est de favoriser le développement des entreprises autochtones. La Société désire effectivement appuyer le développement des entreprises autochtones. À cette fin, la Société offrira aux entreprises autochtones davantage d’occasions de lui fournir des biens et des services.

L’équité en matière d’emploi constitue un autre des objectifs de développement socio-économique qui sous-tendent le processus d’approvisionnement de la Société est assujettie à la Loi sur l’équité en matière d’emploi, qui vise à assurer l’égalité sur le marché du travail de façon que nul ne se voit refuser des avantages ou des chances en matière d’emploi pour des motifs autres que de compétences, en particulier les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles (politique des Ressources humaines no 2.2.2).

Pour intégrer les objectifs de développement socio-économique susmentionnés dans son processus d’approvisionnement, la Société a adopté les lignes directrices suivantes :

  1. Les entreprises autochtones sont encouragées à poser leur candidature comme fournisseurs de biens et de services de la Société, et les gestionnaires de la Société sont encouragés, lorsque cela est possible, à informer sur une base volontaire les entreprises autochtones d’occasions susceptibles de les intéresser.
  2. Les entreprises qui appliquent des pratiques exemplaires d’équité en emploi, dont l’élimination des obstacles que doivent surmonter les groupes désignés (les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles) pour avoir droit à l’égalité des chances, sont encouragées à poser leur candidature aux appels d’offres pour des biens et services lancés par la Société.
  3. La Société fera connaître ses lignes directrices en matière d’approvisionnement dans tous ses documents d’appels d’offres (p. ex., les demandes de propositions).
  4. Si deux propositions ou davantage se classent ex aequo au premier rang, en fonction de critères d’évaluation prédéfinis, la Société privilégiera, dans l’ordre, la proposition formulée par :
    1. une entreprise autochtone (inscrite au Registre des entreprises autochtones publié par Industrie Canada);
    2. une entreprise inscrite au Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi ou à tout autre programme équivalent reconnu.

ANNEXE G
Programmes d’achat pour les employés

La direction de la Société est consciente que plusieurs fournisseurs offrent aux employés de la Société des remises sur l’achat de produits ou services pour utilisation personnelle. Ces programmes d’achat pour les employés sont offerts par des fournisseurs courants de la Société ainsi que d’autres. En fin de compte, il s’agit d’une pratique entre les fournisseurs, qu’ils fassent affaire de façon courante ou non avec la Société, et les employés. À noter que la Société n’appuie d’aucune façon de tels programmes. En outre, on ne doit jamais prendre ces programmes en considération lorsqu’il est question de choisir des fournisseurs pour la Société, conformément à la politique d’approvisionnement de la Société. Enfin, les fournisseurs qui offrent ces programmes n’ont pas le droit d’en faire la promotion en utilisant des ressources de la Société comme le courrier électronique ou le portail iO!

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