Politique 2.3.4 : Fonds de caisse

Entrée en vigueur : Le 1er avril 1999
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière


ÉNONCÉ


1.1 Personne autorisée à établir une caisse

Seuls les premiers agents financiers (directeurs des Finances et de l’Administration des réseaux et contrôleurs régionaux) ou leurs délégués sont habilités à établir une caisse pour répondre aux besoins opérationnels. Ils doivent prévoir la stricte application de contrôles sur l’utilisation des fonds de cette caisse, leur garde et leur dépôt en lieu sûr. Les contrôles sont décrits dans les procédures et lignes directrices détaillées.

Le premier agent financier de chaque réseau ou région autorise les caisses nécessaires dans les limites de ses responsabilités et, ce faisant, il doit :

  • avant d’autoriser de nouvelles caisses, évaluer leur impact sur le fonds de roulement;
  • examiner trimestriel le bien-fondé de chaque caisse et supprimer toute caisse qui, à son avis, n’est plus nécessaire;
  • assurer la garde, le contrôle et le dépôt en lieu sûr de toutes les caisses et veiller à ce que chaque caissier connaisse ses responsabilités;
  • établir les contrôles régissant la garde, le dépôt en lieu sûr et le fonctionnement des caisses, conformément aux exigences énoncées dans les procédures et lignes directrices détaillées;
  • s’assurer que, pour les fonds de caisse détenus pour plus de sûreté dans un compte bancaire personnel, un signataire suppléant de la Société a été désigné et a accès au compte.

Lorsque des conditions pratiques le justifient, on peut créer une caisse pour répondre à des besoins multiples (p. ex., petite caisse, caisse de production et caisse d'urgence pour déplacements).

L'établissement ou le remboursement d'une caisse se fait par chèque ou par dépôt direct, à l'ordre du responsable de la petite caisse .

1.2 Types de caisses

Des caisses peuvent être établies sous diverses formes : petite caisse, caisse d'urgence pour déplacements, caisse de production, caisse de projets spéciaux et caisse de bureaux à l'étranger.

Toutes les caisses sont des caisses à montant fixe établies pour répondre aux besoins au jour le jour et dont il faut rendre compte. Toutes les demandes de remboursement doivent être appuyées par les reçus originaux et faire l’objet d’une approbation supplémentaire dans le cas des demandes spécifiques, particulièrement lorsque les fonds demandés sont susceptibles de générer un avantage personnel pour le bénéficiaire.

1.3 Recouvrement des avances et (ou) des déficits de caisse – Caisses à montant fixe

Lorsqu'on confie à un employé la garde d'une caisse à montant fixe ou qu'on lui remet une avance à justifier, il est essentiel que ce dernier :

  • reconnaisse et accepte les conditions et règlements régissant son utilisation prévue;
  • en assume la garde et rende compte des décaissements;
  • reconnaisse que les fonds peuvent être rapatriés sans préavis ou dans un laps de temps déterminé;
  • consente à ce que l’on prélève sur son salaire ou sur toute autre somme qui lui revient tout solde de caisse, tout déficit relevé lors d’un comptage de caisse ou toute avance qu’il ne peut rembourser sur demande;
  • signe un accusé de réception lorsqu’il reçoit une avance ou accepte la garde d’une caisse à montant fixe.

L'annexe B de la politique institutionnelle 2.3.7 intitulée « Crédit et recouvrement » donne les procédures et les lignes directrices concernant le recouvrement des sommes dues par les employés.

1.4 Recettes et dépôts

Le premier agent financier de chaque établissement est chargé de veiller au maintien d'un système adéquat de contrôle interne pour la manipulation des recettes et des dépôts. Les contrôles internes comprennent au minimum :

  • la tenue d'un registre quotidien de toutes les sommes et de tous les chèques reçus;
  • un système approprié de contrôles et une séparation adéquate des fonctions, à chaque étape de la manipulation de l'encaisse;
  • le dépôt prompt de l'encaisse au crédit de la Société, soit le jour même de sa réception ou au plus tard le jour suivant;
  • une séparation nette des fonctions des personnes responsables de la manipulation de l'encaisse et de celles chargées de son inscription;
  • une protection suffisante de la Société contre le mauvais emploi ou la perte des recettes.


1.5 Dépôt des recettes en dollars américains

Tous les établissements qui reçoivent des espèces et des chèques en dollars américains doivent les déposer dans le compte bancaire de dollars américains de la Société.

1.6 Dépôts de garantie des entrepreneurs

Un dépôt de garantie est requis pour un contrat de construction ou tout autre contrat du même genre, lorsque la valeur estimative dépasse 50 000 $.

Le premier agent financier local s'assure qu'aucun prix pour un contrat de construction ou tout autre contrat du même genre n'est accepté, à moins que la Société n'ait reçu un dépôt de garantie.

Le service qui est chargé de l'appel d'offres doit gérer, administrer et contrôler de façon appropriée les activités associées aux dépôts de garantie et aux cautionnements.

Tous les chèques reçus sont inscrits dans les livres comptables de CBC/Radio-Canada et déposés dans le compte bancaire de la Société.

ANTÉCÉDENTS

  • Cette politique a été mise à jour en janvier 2006.
  • Cette politique a été mise à jour en juin 2005.
  • Cette politique a été mise à jour en mai 2004.
  • Cette politique a été mise à jour en novembre 2003.
  • Le 1er juillet 2003, on a changé la limite par demande de 200 $ à 500 $.
  • La présente politique remplace la politique nationale des Finances et de l'Administration no 201.10 - Fonds de caisse

RÉFÉRENCES

Politiques nationales:

PERSONNE RESPONSABLE DE L'INTERPRÉTATION ET DE L'APPLICATION

Pour toute question concernant l'interprétation ou l'application de la présente politique, s'adresser au directeur de la Gestion de la trésorerie.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général


ANNEXE A - PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

Petite Caisse

Il revient au gestionnaire ou au superviseur qui autorise une demande de remboursement par bon de petite caisse de s'assurer que la dépense déclarée est raisonnable, légitime et conforme aux politiques de la Société.

  1. Si les fonds de caisse sont gardés dans des comptes bancaires personnels, il doit y avoir un signataire suppléant en cas d'urgence (superviseur, premier agent financier ou leur délégué).
  2. Les fonds de petite caisse doivent être gardés en tout temps dans un endroit sûr, comme un coffret, un coffre-fort ou un classeur fermant à clé ou muni d'une serrure à combinaison, non accessible aux autres employés. Comme au point 1 ci-dessus, il faut prévoir un suppléant, à qui le premier agent financier confiera une seconde clé ou la combinaison de la serrure.
  3. Les sommes reçues en espèces (billets et petite monnaie, chèques, mandats-poste, etc.) NE DOIVENT PAS être mélangées avec l'argent de la petite caisse et des autres fonds de caisse. On produira des reçus sur demande seulement. Consulter le Service des finances et de l'administration de l'établissement pour obtenir le nom de la personne à qui il faut transmettre les sommes et les reçus.
  4. Lorsque le caissier rembourse le requérant, il doit voir à estampiller ou à oblitérer la demande de remboursement et tous les reçus qui y sont joints, de façon à éviter les paiements en double. Il n'est pas nécessaire d'estampiller les reçus joints à la demande, car il existe suffisamment de contrôles pour prévenir les fraudes, et les risques pour la Société sont minimes.
  5. Les avances faites à partir de la petite caisse doivent servir à des fins professionnelles seulement et recevoir l'approbation supplémentaire d'un premier agent financier. Il faut préciser sur la demande la raison de l'avance. Les avances doivent être réglées dans un délai de cinq jours ouvrables. Les avances de déplacement ne doivent pas être faites à partir de la petite caisse.
  6. Sur la demande de remboursement globale qu'il produit pour la petite caisse, le caissier doit indiquer la valeur totale des demandes de remboursement présentées, le montant disponible en caisse et le niveau du fonds de caisse autorisé.
  7. La limite par demande est de 500 $. Pour tout dépassement, il faut obtenir l'approbation supplémentaire d'un premier agent financier. Il ne faut pas scinder les demandes pour contourner la limite des 500 $.
  8. Les employés doivent utiliser le formulaire de demande de remboursement spécifique à la petite caisse (Bon de petite caisse), y inscrire tous les renseignements pertinents et obtenir les approbations appropriées. De plus, ils doivent y joindre les reçus et indiquer la raison de la dépense.
  9. Des reçus sont nécessaires pour toutes les demandes, sauf dans les cas suivants :
    • demande d'indemnité kilométrique;
    • indemnités de repas demandées pour des déplacements de moins de 24 heures, lorsqu'on n'a pu se prévaloir d'une avance ou d'un retrait d'espèces;
    • frais de parcomètre.
  10. Les cadres supérieurs dont le supérieur est en poste dans une autre ville doivent faire approuver leurs demandes de remboursement par le premier agent financier.
  11. Pour les frais de représentation, de réceptions d'affaires et de réceptions pour le personnel, on peut suivre la procédure de demande de remboursement des comptes créditeurs, des frais de déplacement ou de la petite caisse. Si la demande est traitée par la petite caisse, la limite par transaction de 500 $ s’applique et un directeur ou un superviseur des Finances et de l’Administration (et non un commis) doit examiner et approuver tous les remboursements effectués ainsi pour s’assurer que le code du compte de dépense est bien celui prévu par le Plan comptable.
  12. Dans le cas des déplacements de moins de 24 heures qui coûtent en tout moins de 500 $ et qui ne comportent pas l'achat d'un billet d'avion ou de train, une location de véhicule, l'hébergement dans un hôtel ou une avance de déplacement, on peut obtenir un remboursement à partir de la petite caisse. Exemples de dépenses qui peuvent être remboursées de cette façon :
    • indemnités de repas (Les indemnités de repas associées à des heures supplémentaires ne peuvent pas être remboursées au moyen d'un fonds de caisse, mais elles doivent plutôt être traitées et versées par l'entremise du VIP - le système de la Paie nationale -, car ces paiements sont imposables en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada.)
    • billets d'autobus (reçu exigé)
    • frais de taxi (L'employé doit produire des reçus pour tous frais de transport dépassant 10$).
    • indemnité kilométrique pour utilisation d'une voiture particulière
    • frais pour obtenir une avance, avec la carte Amex seulement (reçu nécessaire – copie du bordereau de retrait bancaire); les frais exigés pour obtenir une avance avec des cartes autres qu'Amex en seront pas remboursés.
  13. Dans le cas d'avances en espèces obtenues au moyen de la carte Amex pour des déplacements de plus de 24 heures, les frais exigés pour l'avance (1,5 % de l'avance plus les frais de la transaction par guichet automatique) seront réglés au moyen de la demande de remboursement des frais de déplacement plutôt qu'à partir de la petite caisse. Le montant de l'avance doit être raisonnable (et indiqué sur la demande). Les employés NE POURRONT PAS se faire rembourser les suppléments de retard de leurs comptes Amex ou ceux d'une autre carte crédit, ni les frais pour retraits d'espèces effectués avec des cartes autres qu'Amex.
  14. Tous les fonds de petite caisse doivent faire l'objet d'un comptage, d'un rapprochement et d’une approbation chaque fois que la petite caisse est reconstituée. Les fonds doivent être comptés au moins une fois par trimestre et être vérifiés le 31 mars. Le comptage de l'argent doit être effectué par un agent des Finances et de l'Administration ou le superviseur du caissier, selon ce qui est le plus pratique. Des comptages aléatoires doivent être effectués à la discrétion du chef des Finances.
  15. Tous les fonds doivent pouvoir être vérifiés ou rappelés en tout temps par le Service des finances et de l'administration.
  16. Le caissier est responsable de sa caisse et doit rendre compte de tout déficit. Tout déficit relevé doit être remboursé immédiatement. Il revient au caissier de recouvrer toute somme remboursée pour des dépenses qui ont été par la suite rejetées par le Service des finances et de l'administration (CNP).
  17. Il incombe au Service des finances et de l'administration de s’assurer que tous les comptes bancaires font l’objet d’un rapprochement mensuel et qu’ils sont fermés lorsque les fonds sont retournés à la Société.
  18. Le paiement ou le remboursement des montants suivants qui sont de nature personnelle et peuvent constituer un avantage imposable peuvent être traités par l'entremise de la petite caisse ou des comptes créditeurs; dans tous les cas, une preuve de paiement et l'original de la facture ou du reçu sont exigés :
    • cadeaux et récompenses (la demande doit indiquer le nom de l’employé pour qui on achète le cadeau ou la récompense);
    • frais pour Internet, la câblodistribution ou la distribution par satellite (original ou photocopie du reçu de la carte de crédit personnelle suffisent comme preuve de paiement);
    • frais de stationnement hebdomadaires ou mensuels pour des employés (la demande doit indiquer l’employé pour lequel les frais de stationnement s’appliquent);
    • abonnements à des journaux ou à des magazines (la facture doit porter une adresse de CBC/Radio-Canada);
    • vêtements ou chaussures (costumes pour des émissions ou achats pour le service des costumes).
    Les deux derniers éléments peuvent aussi être achetés au moyen d'une carte d'achat pourvu qu'ils ne soient pas pour usage personnel.

Ce processus permet de retracer assez facilement les avantages imposables. Le paiement ou le remboursement des cotisations pour adhésions professionnelles doit être traité seulement par l'entremise des comptes créditeurs.

CAISSES D'URGENCE POUR DÉPLACEMENTSS

Étant donné qu'on peut obtenir des fonds au moyen de la carte-voyage institutionnelle, il ne faudrait établir des caisses d'urgence pour déplacements que dans des circonstances exceptionnelles.

AVANCES DE DÉPLACEMENT PERMANENTES

Étant donné qu'on peut obtenir des fonds au moyen de la carte-voyage institutionnelle, il ne faudrait accorder des avances de déplacement permanentes que dans des circonstances exceptionnelles.

CAISSES DE PRODUCTION

Les caisses de production sont habituellement établies pour des raisons d'efficacité, afin de réduire les formalités administratives liées à la production d'émissions, en particulier en extérieur. Il faudrait utiliser la carte d'achat plutôt que les caisses de production, dans la mesure du possible. La plupart des lignes directrices concernant les fonds de caisse s'appliquent aux caisses de production, en plus des particularités suivantes :

  1. Le nombre de caisses et les fonds qu'elles renferment doivent être raisonnables, compte tenu du genre de production, de son ampleur, de sa durée et du lieu de tournage.
  2. Les fonds doivent être retournés au Service des finances et de l'administration lorsque la production est terminée ou si le caissier est affecté à une autre émission qui ne nécessite pas une caisse de production.
  3. La caisse doit servir UNIQUEMENT à des dépenses liées à la production.
  4. Les sommes reçues en espèces NE DOIVENT PAS être combinées à la caisse de production, et cette dernière ne doit pas être mélangée ou combinée à d'autres fonds de caisse.
  5. Lorsqu'on utilise des comptes bancaires personnels pour des fonds des caisses de production (ou tout autre type de caisse), il faut qu'il y ait un signataire suppléant en cas d'urgence (superviseur, premier agent financier ou leur délégué). Il incombe au Service des finances et de l'administration de s’assurer que tous les comptes bancaires font l’objet d’un rapprochement mensuel et qu’ils sont fermés lorsque les fonds sont retournés à la Société.
  6. Les fonds en espèces doivent être gardés dans un endroit sûr en tout temps, par exemple dans un coffret, un coffre-fort ou un classeur fermant à clé ou muni d'une serrure à combinaison, non accessible aux autres employés. Comme au point 5 ci-dessus, il faudrait prévoir un suppléant, à qui le premier agent financier confierait une seconde clé ou la combinaison de la serrure.
  7. Sur la demande de remboursement globale qu'il produit pour la caisse de production, le caissier doit indiquer la valeur totale des demandes de remboursement présentées, le montant disponible en caisse et le niveau du fonds de caisse autorisé.
  8. Des reçus sont exigés pour toutes les dépenses.
  9. Tous les fonds doivent pouvoir être vérifiés ou rappelés en tout temps par le Service des finances et de l'administration.
  10. Le caissier est responsable de sa caisse et doit rendre compte de tout déficit. Tout déficit relevé doit être remboursé immédiatement. Il revient au caissier de recouvrer toute somme remboursée pour des dépenses qui ont été par la suite rejetées par le Service des finances et de l'administration (CNP).
  11. Il appartient aux administrateurs des affaires ou chefs de service de s’assurer que des demandes d’indemnité de repas ne sont pas présentées en double lorsque des repas sont servis par la Société par l’intermédiaire de caisses de production.
  12. Les lignes directrices établies pour le remboursement des frais de représentation, de réceptions d’affaires et de réceptions pour le personnel par l’intermédiaire des petites caisses s’appliquent aussi aux caisses de production.
  13. Le paiement ou le remboursement des montants suivants qui sont de nature personnelle et peuvent constituer un avantage imposable peuvent être traités par l'entremise de la petite caisse ou des comptes créditeurs; dans tous les cas, une preuve de paiement et l'original de la facture ou du reçu sont exigés :
    • cadeaux et récompenses (la demande doit indiquer le nom de l’employé pour qui on achète le cadeau ou la récompense);
    • frais pour Internet, la câblodistribution ou la distribution par satellite (original ou photocopie du reçu de la carte de crédit personnelle suffisent comme preuve de paiement);
    • frais de stationnement hebdomadaires ou mensuels pour des employés (la demande doit indiquer l’employé pour lequel les frais de stationnement s’appliquent);
    • abonnements à des journaux ou à des magazines (la facture doit porter une adresse de CBC/Radio-Canada);
    • vêtements ou chaussures (costumes pour des émissions ou achats pour le service des costumes).
    Les deux derniers éléments peuvent aussi être achetés au moyen d'une carte d'achat pourvu qu'ils ne soient pas pour usage personnel.

    Ce processus permet de retracer assez facilement les avantages imposables. Le paiement ou le remboursement des cotisations pour adhésions professionnelles doit être traité seulement par l'entremise des comptes créditeurs.

CAISSES DE PRODUCTION ET PETITES CAISSES À L’ÉTRANGER

Les bureaux à l’étranger peuvent créer des caisses (petites caisses ou caisses de production) pour leurs besoins opérationnels. Dans tous les cas, les procédures et les contrôles décrits dans la présente politique doivent être appliqués. Compte tenu de la réglementation régissant les institutions financières, il se peut que les bureaux des Finances et de l’Administration des réseaux demandent l’aide du directeur, Gestion de la trésorerie, pour établir les comptes bancaires des caissiers.

Des avances de fonds peuvent être accordées pour reconstituer des fonds de caisse à l’étranger et continuer de répondre aux besoins opérationnels en cas de retards dans la réception, le rapprochement et le remboursement de tels fonds.

Les bureaux des Finances et de l’Administration des réseaux établiront des procédures aux fins du rapprochement mensuel et de la reconstitution des fonds de caisse à l’étranger qui relèvent de leur responsabilité.

MESURES DE SÉCURITÉ POUR LES FONDS DE CAISSE À L’EXTÉRIEUR DES ÉTABLISSEMENTS DE CBC/RADIO-CANADA

Lorsqu’il est nécessaire de conserver un fond de caisse à l’extérieur des établissements de CBC/Radio-Canada, les responsables doivent prendre des dispositions raisonnables pour assurer la sécurité du fond de caisse et réduire les risques de perte ou de vol. Dans la mesure du possible, il faut prendre les précautions suivantes :

  • Avant qu’il sorte d’un établissement de CBC/Radio-Canada, le fond de caisse doit avoir été compté et rapproché par un gestionnaire en présence de la personne qui en est responsable.
  • Le rapprochement doit être signé par le responsable et approuvé par le gestionnaire.
  • Si possible, le fond de caisse doit être transporté dans un coffre ou un sac à cadenas. Il faut adopter un comportement qui n’attire pas l’attention.
  • Sur le lieu de travail temporaire, tous les efforts doivent être mis en œuvre pour éviter que le fond de caisse soit laissé sans surveillance, et en dehors des heures de travail, il doit être rangé dans une armoire verrouillée ou un local fermé à clé.
  • Si CBC/Radio-Canada emploie des agents de sécurité sur le lieu de travail temporaire, il convient de demander qu’une surveillance particulière soit effectuée à l’endroit où est rangé le fond de caisse.
  • Au moment de rapporter le fond de caisse à l’établissement de CBC/Radio-Canada, il doit être compté et rapproché immédiatement, et dans le cas des fonds de caisse temporaires, l’argent doit être retourné sans délai au Service des finances et de l’administration afin qu’il soit déposé dans les 48 heures.

Outil de soulignement de texte