Politique 2.9.1 : Gestion des documents et de l'information

Entrée en vigueur : 22 janvier 2002
Responsabilité: Vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale

Références :

  • Procédures nationales - Gestion des documents et de l’information
  • Plan de classification et calendrier de conservation des documents
  • Entente entre Radio-Canada et les Archives nationales

Définitions :

On entend par document tous éléments d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information.

On entend par personne autorisée toute personne autorisée à accéder à des documents spécifiques par le président-directeur général, un des vice-présidents ou leurs fondés de pouvoir.

1. Portée

  • La présente politique porte sur le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente.

2. Énoncé

  • CBC/Radio-Canada a pour politique d’identifier, de conserver et de protéger les documents de la Société et de les rendre accessibles aux personnes dûment autorisées à les consulter pour des fins légales, opérationnelles et historiques.
  • Tous les documents sont de la responsabilité de CBC/Radio-Canada; leur accès doit être limité aux seules personnes autorisées à cet effet.
  • Les documents doivent demeurer dans les locaux de CBC/Radio-Canada et ne peuvent être détruits sans l’autorisation préalable d’une personne compétente.
  • CBC/Radio-Canada est tenue de se conformer à toutes les dispositions légales qui s’appliquent au traitement de ses documents.
  • En autant qu’elle se conforme aux dispositions légales applicables, CBC/Radio-Canada peut éliminer ses documents-papier.
  • Les documents d’archives répondant aux critères de sélection établis dans le document conjoint des Archives nationales et de CBC/Radio-Canada pourront être considérés pour transfert aux Archives nationales du Canada.

2.1 Approche stratégique

  • La présente politique vise à encourager un cadre de gestion qui favorise l’efficacité, la transparence, la communication et la responsabilité.

2.2 Responsabilité

  • Le vice-président d'un service émetteur de documents est garant du respect des procédures et des calendriers officiels de gestion des documents établis par CBC/Radio-Canada pour l’identification, la classification, l’agencement, la conservation ou l'élimination des documents du service en question.
  • Le Secrétariat général assure la supervision et la mise en œuvre de la présente politique à l’échelle de la Société.
  • Le Secrétariat général supervise et coordonne les ententes conclues avec des services d’archives externes.
  • Le président-directeur général, ou son fondé de pouvoir, doit approuver toutes les ententes relatives au placement de documents en archives.

3. Application

  • Le Secrétariat général établira des procédures, lignes directrices et calendriers en vue de mettre en oeuvre la présente politique.
  • Pour toute question relative à l’interprétation et à l’application de cette procédure, s’adresser au Secrétariat général.

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