Voici plus de détails sur la manière d’être relié à notre système d’approvisionnement électronique et de découvrir les autres façons de travailler efficacement avec notre équipe responsable de l’approvisionnement.
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1. Recevoir des commandes
Quand vient le temps de commander des biens ou des services, CBC/Radio-Canada crée un bon de commande ou un contrat avec un numéro de référence unique, qu’elle transmet au fournisseur. Celui-ci doit avoir reçu un bon de commande ou un contrat avec un numéro de référence valide avant de fournir les biens ou les services.
Dans le cas où un fournisseur reçoit un numéro de référence seulement, il peut faire confirmer l’authenticité de la commande en transmettant ce numéro par courriel à supplym@cbc.ca. CBC/Radio-Canada lui répondra durant les heures normales de travail, du lundi au vendredi.
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2. Se faire payer
CBC/Radio-Canada offre différentes options de facturation et de paiement, en plus d’un soutien pour le fournisseur advenant un retard de paiement.
CBC/Radio-Canada offre deux options de facturation électronique :
- Par courriel : gestionfactures@radio-canada.ca
- Par l’intermédiaire du portail libre-service des fournisseurs de CBC/Radio-Canada : Téléverser votre facture
Les avantages pour votre entreprise incluent :
- Réduction des coûts en papier et des frais de poste et de manutention;
- Fin des factures perdues;
- Gestion efficace et rapide des factures
- Choix respectueux de l’environnement.
La soumission de factures conformes contribuera à éviter les délais de paiement. Par conséquent, les factures des fournisseurs devraient toujours faire référence à un bon de commande ou au nom de votre contact à CBC/Radio-Canada.
Chaque facture devrait également contenir ces informations additionnelles :
- Adresse de facturation centrale de CBC/Radio-Canada Veuillez noter : le nom du service ou de l’émission n’est pas suffisant.
- Nom et adresse du fournisseur
- Numéro de facture
- Date de la facture
- Valeur et unité monétaire
- Description des biens et des services fournis
- Numéro du bon de commande ou du contrat de CBC/Radio-Canada (le cas échéant)
- Coordonnées du représentant de CBC/Radio-Canada (si aucun numéro de bon de commande provenant de CBC/Radio-Canada)
Veuillez noter : Toute facture qui n’est pas conforme sera retournée au fournisseur qui devra la soumettre à nouveau avec l’information requise. Cela pourrait avoir pour effet de retarder le paiement.
Vous pouvez prendre connaissance des normes de facturation, ainsi que d’un exemple de facture ici.
2.2 Options de facturation
Facturation électronique (pour les fournisseurs à volume élevé)
Afin d’améliorer l’efficacité du processus de facturation, CBC/Radio-Canada a adopté un processus d’approbation en ligne des factures sans bon de commande. Cela permet de relier les systèmes de nos fournisseurs avec notre système électronique central des comptes créditeurs. Les avantages comprennent notamment le traitement plus rapide des factures, des économies en frais de poste et d’impression, et la diminution du nombre de factures perdues ou mal classées.
Pour être considéré comme un fournisseur à volume élevé pour CBC/Radio-Canada vous devez remplir les conditions suivantes :
- Vous soumettez plus de 40 factures par mois.
- Vous faites déjà usage de la facturation électronique.
- Vous êtes en mesure de fournir des documents décrivant votre structure de facturation électronique (spécifications des fichiers).
Pour plus d’informations, communiquez avec nous à notre adresse de courriel pour la facturation électronique : npce@cbc.ca.
2.3 Éviter les retards de paiement
Pour éviter les retards de paiement possible, veuillez tenir compte des points suivants au moment de soumettre une facture :
- Elle doit être conforme
- Si elle est liée à un bon de commande, veuillez inclure le numéro du bon de commande, ainsi que la quantité et le prix indiqués.
- Toute augmentation du prix ou de la quantité doit avoir fait l’objet d’un accord préalable avec l’initiateur de la commande avant de fournir des biens ou des services additionnels. Un bon de commande modifié sera émis, le cas échéant.
- Pour les achats SANS bon de commande, le nom du représentant de CBC/Radio-Canada qui a demandé le bien ou le service doit être indiqué.
Dans le cas où ces conditions ne sont pas remplies, la facture ne pourra pas être approuvée et sera retournée au fournisseur qui devra la soumettre à nouveau avec l’information requise.
CBC/Radio-Canada privilégie le dépôt direct comme mode de paiement (transfert électronique de fonds - TEF), ce qui constitue le mode de paiement le plus rapide. Cette façon de procéder est également fiable, sûre, pratique et économique. Les autres avantages incluent :
- Les transferts électroniques de fonds (TEF) et le système de virements internationaux (Automated Clearing House/ACH) sont les méthodes de paiement sécuritaires les plus efficaces et les plus pratiques. Il n’y a pas de risque de perte, de vol ou de retard pouvant être causé par le service postal;
- Il n’y a aucun coût pour nos fournisseurs;
- Les détails des paiements sont automatiquement fournis par courriel;
- Les paiements électroniques représentent un choix respectueux de l’environnement, éliminant tout gaspillage de papier.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada effectue trois paiements par transferts électroniques de fonds (TEF) par semaine comparativement à un seul par chèque.
Vous pouvez vous inscrire au service de TEF en transmettant par courriel une copie remplie de ce formulaire à SAPVEMA@cbc.ca ou en le téléchargeant sur le portail libre-service.
CBC/Radio-Canada a pour politique de payer toute somme due à ses fournisseurs le 45e jour suivant la date de facturation. Toutefois, dans le cas où les deux parties s’entendent par écrit sur des clauses modifiant les conditions de paiement par défaut de CBC/Radio-Canada, celles-ci seront honorées.
Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils remboursent toute somme due à CBC/Radio-Canada promptement et dans un délai n’excédant pas les conditions de paiement par défaut de 45 jours de la Société.
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3. Portail libre-service des fournisseurs
Sur le portail libre-service de CBC/Radio-Canada, les fournisseurs peuvent :
- Vérifier le statut des paiements;
- Contacter les comptes créditeurs de CBC/Radio-Canada;
- Télécharger des factures;
- S’inscrire au paiement électronique (dépôt direct).
Découvrez le portail libre-service des fournisseurs ici.
Aide-mémoire – Statut des paiements sur le portail libre-service des fournisseurs :
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En attente d’approbation = Veuillez communiquer avec votre contact à CBC/Radio-Canada seulement si votre facture a été soumise il y a plus de 45 jours.
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Comptabilisé/À payer à la date d’échéance = La facture sera payée à la date d’échéance; la facture est approuvée/confirmée par le demandeur.
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En attente de révision par votre requérant = Le bien reçu ou le service rendu n’est pas confirmé par votre demandeur. Veuillez communiquer avec votre contact/demandeur à CBC/Radio-Canada.
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Approuvé pour paiement = La facture sera traitée prochainement et le paiement sera effectué à la date d’échéance.
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En cours = Le processus d’approbation est en cours.
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Information manquante sur la facture = Aucun nom de contact ni numéro de bon de commande de CBC/Radio-Canada ne figure sur la facture. Veuillez communiquer avec nous sur le portail libre-service des fournisseurs et nous fournir l’information manquante, en indiquant votre nom de fournisseur et le numéro de référence de votre facture.
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4. Approvisionnement électronique
Le système d’approvisionnement électronique ePLAZA de CBC/Radio-Canada est un centre commercial virtuel qui sert d’outil complet permettant aux membres du personnel d’effectuer leurs achats quotidiens. ePLAZA fait partie d’une initiative visant à simplifier le processus d’approvisionnement de la Société.
Veuillez noter : Les informations ci-jointes s’adressent aux fournisseurs dont le catalogue est intégré dans notre outil ePLAZA. Si votre catalogue ne figure pas sur notre site ePLAZA, veuillez cliquer ici.
Principales exigences pour gérer et tenir à jour un catalogue dans ePLAZA :
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Le fournisseur est responsable de gérer et de tenir à jour un catalogue CIF ou PunchOut (produits nouveaux, en fin de série ou disponibles) pour la durée de l‘entente.
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Le fournisseur doit désigner un point de contact unique (SPOC) pour l'intégration du catalogue selon les exigences de CBC/Radio-Canada.
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Le catalogue CIF ou PunchOut du fournisseur doit contenir tous les champs d’information obligatoires. Pour demander un formulaire afin de vous aider dans ce processus, veuillez envoyer un courriel à supplym@cbc.ca.
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Le fournisseur doit livrer et télécharger son catalogue CIF bilingue dans le Réseau Ariba™ avec un taux d'exactitude de 100 %. Si le catalogue est rejeté en raison d’erreurs, le fournisseur convient d'y apporter les corrections nécessaires et de le télécharger de nouveau, exempt de toute erreur, dans le système. Les nouveaux prix seront en vigueur seulement lorsque CBC/Radio-Canada aura confirmé par courriel au fournisseur le téléchargement complet du catalogue.
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Le fournisseur convient de mettre à jour son catalogue dans les 24 heures suivant toute modification d'un article du catalogue.
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Les fournisseurs conviennent d’utiliser la plus récente version de la classification UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code®), laquelle peut être téléchargée ici.
Pour obtenir de l'aide sur la manière de télécharger vos catalogues dans le système Ariba, veuillez nous envoyer un courriel à supplym@cbc.ca.
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