Politique 2.3.11 : Fraude et vol

Entrée en vigueur : Le 1er avril 1999
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

  1. Les termes " fraude " et " vol " renvoient à des actes motivés par des intentions malhonnêtes, notamment par la volonté de dissimuler le détournement de biens de la Société ou par d'autres motifs, dont le gain personnel. Il peut s'agir :
    • du détournement de biens;
    • de la déclaration trompeuse de l'achat de biens et de services ou d'autres frais; ou
    • de la déclaration trompeuse de l'information financière.
  2. Il incombe à tous les employés et à tous les gestionnaires :
    • d'assurer l'intégrité des biens de la Société en établissant et en maintenant des mesures de contrôle interne adéquates correspondant à leurs fonctions et à leur secteur de responsabilité;
    • de signaler immédiatement à leur superviseur ou au premier agent financier toute violation de l'intégrité d'un bien de la Société et de collaborer à l'enquête menée subséquemment.

L'enquête fondée sur des soupçons de fraude ou de vol est menée dans la plus stricte confidentialité et dans le respect du principe de la présomption d'innocence.

À la discrétion de la haute direction, l'employé reconnu directement responsable d'une fraude ou d'un vol est soumis à l'une quelconque ou à la totalité des sanctions suivantes :

  • obligation de rembourser la totalité des coûts directs et des coûts connexes;
  • poursuite devant les tribunaux;
  • mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la cessation d'emploi.

Il revient au Service des finances et de l'administration de coordonner les enquêtes, de rendre compte des résultats, de faire des recommandations à la haute direction et de mettre en œuvre des contrôles pour éviter la répétition des actes susmentionnés.

Peuvent participer à l'enquête des représentants des Finances et de l'administration, du Service juridique, de la Vérification interne, de la direction locale, des Ressources humaines et toutes autres personnes ressources jugées nécessaires.

ANTÉCÉDENTS

  • Cette politique a été mise à jour en novembre 2003.
  • La présente politique remplace la politique nationale des Finances et de l'administration No 104.10 - Fraude et vol.


RÉFÉRENCES

Politique nationale:
2.2.3 - Conflits d'intérêts et questions de déontologie

PERSONNE RESPONSABLE DE L'INTERPRÉTATION ET DE L'APPLICATION

Pour toute question concernant à l'interprétation ou à l'application de cette politique, s'addresser au directeur des Politiques et du Contrôle interne.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB:

Secrétariat général

ANNEXE A
INSTRUCTIONS DÉTAILLÉES


1. FRAUDE APPARENTE OU VOL APPARENT PAR LE PERSONNEL DE CBC/RADIO-CANADA

1.1 Action immédiate

Lorsqu'un superviseur est informé, par suite d'un examen de vérification ou autrement, d'une fraude apparente ou d'un vol apparent commis par un membre du personnel de CBC/Radio-Canada, il doit examiner les faits et les signaler à son chef hiérarchique.

Le chef hiérarchique ou le vérificateur est tenu d'aviser le premier agent financier local, à qui il revient de prendre les mesures suivantes :

  • Former et présider immédiatement un comité d'enquête comprenant des représentants des secteurs suivants :
    • le Service juridique de CBC/Radio-Canada
    • les Ressources humaines et, s'il y a lieu, les Relations industrielles
    • la Vérification interne
    • la direction locale
  • Convoquer, de toute urgence, une réunion ou une conférence téléphonique et préparer un bref compte rendu sur la question.
  • Informer la police locale, si le comité d'enquête le juge nécessaire.
  • Informer le premier responsable local (vice-président ou directeur régional) et le Vice-président et Chef de la direction financière des faits de même que des mesures prises ou prévues.
  • Fournir au premier directeur, Initiatives stratégiques et planification des ressrouces un minimum de détails pour la préparation éventuelle d'une demande d'indemnité auprès de la compagnie d'assurance.

Le Vice-président et chef de la direction financière avise le premier vice-président intéressé.

1.2 Action ultérieure

Le comité d'enquête examine les faits, rassemble des renseignements complémentaires, au besoin, et informe le premier agent financier des mesures recommandées, à savoir :

  • Communication de l'information à la police locale
  • Suspension de l'employé avec ou sans salaire
  • Annulation de toutes les délégations de pouvoir de l'employé en cause
  • Annulation des mots de passe, et reprise des clés et des cartes de crédit
  • Poursuite du travail d'enquête
  • Calendrier des mesures à venir

S'il y a lieu, le premier agent financier envoie les rapports provisoires et le rapport final aux compétences suivantes :

  • Premier responsable local
  • Vice-président et chef de la direction financière
  • Service de la vérification interne
  • Service juridique
  • Premier directeur, Initiatives stratégiques et planification des ressources


2. FRAUDE APPARENTE OU VOL APPARENT PAR D'AUTRES PERSONNES

2.1 Action immédiate

Lorsqu'un superviseur est informé, par suite d'un examen de vérification ou autrement, d'une fraude apparente ou d'un vol apparent commis par des personnes autres que des membres du personnel de CBC/Radio-Canada, il doit examiner les faits et les signaler à son chef hiérarchique.

Le chef hiérarchique ou le vérificateur est tenu d'aviser le premier agent financier local, à qui il revient de prendre les mesures suivantes :

  • Former et présider immédiatement un comité d'enquête comprenant des représentants des secteurs suivants :
    • Service juridique de CBC/Radio-Canada
    • Vérification interne
    • Direction locale
  • Convoquer, de toute urgence, une réunion ou une conférence téléphonique, et préparer un bref compte rendu sur la question.
  • Informer la police locale, si le comité d'enquête le juge nécessaire.
  • Informer le premier responsable local (vice-président ou directeur régional) et le Vice-président et chef de la direction financière des faits de même que des mesures prises ou prévues.
  • Fournir au premier directeur, Initiatives stratégiques et planification des ressources un minimum de détails pour la préparation éventuelle d'une demande d'indemnité auprès de la compagnie d'assurance.

Vice-président et chef de la direction financière avise le premier vice-président intéressé.

2.2 Action ultérieure

Le comité d'enquête examine les faits, rassemble des renseignements complémentaires, au besoin, et informe le premier agent financier des mesures recommandées, notamment :

  • Poursuite du travail d'enquête
  • Calendrier des mesures à venir

S'il y a lieu, le premier agent financier transmet les rapports provisoires et le rapport final aux compétences suivantes :

  • Premier responsable local
  • Vice-président et chef de la direction financière
  • Service de la vérification interne
  • Service juridique
  • Premier directeur, Initiatives stratégiques et planification des ressources


3. ACTIVITÉS SUPPLÉMENTAIRES (POUR LES DEUX CATÉGORIES)

Ces activités résultent de directives émises par le Vice-président et chef de la direction financière.

Il revient au premier directeur, Initiatives stratégiques et planification des ressources :

  • de s'assurer qu'une demande d'indemnité est présentée à la compagnie d'assurance, s'il y a lieu;
  • de signaler l'incident à la Gendarmerie royale du Canada, à Ottawa (qui doit établir des statistiques).

Il revient au directeur des Politiques et du contrôle interne d'examiner les politiques et les pratiques locales de contrôle interne avec le premier agent financier, afin d'empêcher que la situation ne se reproduise.

4. RESPONSABILITÉ DES PREMIERS AGENTS FINANCIERS

Les premiers agents financiers locaux ont les responsabilités suivantes :

  • Coordonner les enquêtes sur les cas apparents de fraude ou de vol signalés dans leur établissement et faire rapport sur les conclusions et les recommandations du comité d'enquête.
  • Voir à ce que les activités nécessaires (coordination, mesures à prendre et rapports) se déroulent dans un délai raisonnable.
  • S'assurer que les enquêtes sont menées dans la plus stricte confidentialité.
  • Donner accès aux documents financiers requis par le comité et conserver l'information et les dossiers produits dans le cadre de l'enquête.
  • S'assurer de la mise en œuvre des contrôles conçus et recommandés pour empêcher que ne se reproduisent la situation qui fait l'objet de l'enquête ou d'autres incidents de fraude ou de vol en général.
  • Informer les membres du personnel et de la direction de CBC/Radio-Canada au niveau local de leurs responsabilités à l'égard des politiques sur la fraude et le vol.

Outil de soulignement de texte