Politique 2.3.8 : Délégation des pouvoirs financiers

Entrée en vigueur : Le 1er avril 1998
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

La délégation des pouvoirs financiers (DPF) détermine les personnes qui peuvent exercer le pouvoir de dépenser dans le cadre d'un budget approuvé. En outre, lorsqu'une signature est requise pour des documents qui engagent la Société, des ententes, des conventions, des ordres d'exécution, des lettres d'intention qui engagent les parties, des bons de commande, des contrats et des documents institutionnels (ci-après « contrats »), cette signature est assujettie à la politique institutionnelle no 2.9.3 intitulée Délégation du pouvoir de signature.

La délégation du pouvoir de signature (DPS) précise les postes dont les titulaires sont autorisés à signer tout contrat au nom de la Société. Les principes de la DPS sont définis dans la politique institutionnelle no 2.9.3 intitulée Délégation du pouvoir de signature. Avant de signer un contrat, la personne qui a le pouvoir de signature doit s’assurer que le contrat a été préalablement approuvé par les personnes à qui sont délégués les pouvoirs financiers et que les principes de la DPF sont et seront respectés.

Le pouvoir financier fonctionnel détermine le pouvoir d’approuver des décaissements et des paiements tel qu’il est prévu dans la présente politique de DPF. Ce pouvoir garantit qu’un contrôle approprié est exercé sur les engagements financiers et les décaissements de la Société ainsi que sur les inscriptions dans les livres comptables de la Société.

Objet

La DPF est fondée sur la reddition de comptes, la responsabilité, l’honnêteté, la confiance et l’intégrité. En assujettissant l'autorisation de toutes les dépenses à des contrôles adéquats, elle permet de protéger les biens de la Société contre les pertes financières dues à la fraude, au vol ou à l’usage non autorisé et de produire des documents financiers fiables pour usage interne et pour l’établissement de rapports externes.

Personnes investies d’un pouvoir financier

Toute personne investie d’un pouvoir financier peut nommer un « délégataire suppléant permanent », c’est-à-dire un autre employé à qui il confère les pleins pouvoirs d’agir au nom du délégant qui est initialement investi de ce pouvoir, en l’absence de ce dernier, pour s’assurer que les pouvoirs financiers sont exercés en temps opportun. Le « délégataire suppléant permanent » aura les mêmes pouvoirs que le délégant officiel, sauf indication contraire dans le processus de nomination.

Délégation

Le pouvoir financier est délégué par le président-directeur général à des personnes titulaires de postes supérieurs clés dans la filière hiérarchique directe au sein de la Société. Le pouvoir financier fonctionnel peut être délégué par le président-directeur général ou le vice-président et CDF aux premiers agents des Finances et de l’Administration aux niveaux du siège social, des réseaux et des régions, qui peuvent à leur tour le déléguer à d’autres agents des Finances et de l’Administration, en respectant la filière hiérarchique directe, afin de répondre aux exigences en matière de contrôles internes et d’exploitation. Bien que le pouvoir ne puisse être délégué qu’à des subordonnés directs, les directeurs des Finances et de l’Administration au niveau des réseaux et des régions ainsi que le Premier Directeur, Services Partagés, peuvent, à titre exceptionnel et pour répondre aux exigences d’exploitation, obtenir le pouvoir financier ou le pouvoir financier fonctionnel du vice-président et CDF, et déléguer ces pouvoirs à leur tour. La même exception s’applique dans le cas des bureaux à l'étranger pour tous les agents locaux qui ne relèvent pas des Finances et de l'Administration. Dans le cas de ces exceptions, les directeurs des Finances et de l’Administration au niveau des réseaux et des régions, le Premier Directeur, Services Partagés et les agents locaux des bureaux à l'étranger doivent rendre des comptes directement au vice-président et CDF relativement à leurs obligations en vertu de la présente politique.

Toutes les délégations du pouvoir financier et du pouvoir financier fonctionnel doivent être faites conformément à l’annexe E, à l’exception du pouvoir financier fonctionnel pour la signature de chèques et les transferts électroniques de fonds, tel que détaillé à l’annexe B.

Le pouvoir ne peut être délégué qu’à des employés de la Société. Une personne qui a été investie de la DPF peut dépenser n’importe quelle somme pour n’importe quel type de dépenses en fonction des budgets qui lui sont autorisés et conformément aux fonctions dont elle est responsable, sous réserve des restrictions définies dans la présente politique.

Pouvoir du président-directeur général

Le président-directeur général est chargé d’établir la politique DPF pertinente et d’approuver les annexes de la présente politique. Il est habilité à déléguer les pouvoirs financiers et le pouvoir financier fonctionnel, le cas échéant, pour assurer l’exploitation efficace de la Société, sauf lorsqu’une dépense est régie par un règlement administratif ou une résolution particulière du Conseil d’administration ou lorsqu’elle a une incidence sur son propre pouvoir décisionnel. Par ailleurs, une résolution du Conseil d’administration peut toujours abroger la présente politique.

Pouvoir du vice-président et CDF

Le président-directeur général délègue par la présente au vice-président et CDF le plein pouvoir financier fonctionnel (sauf le pouvoir financier fonctionnel lié à la signature de chèques et aux transferts électroniques de fonds, qui est déjà accordé conformément au règlement administratif 14 sur les opérations bancaires).

Responsabilités

Il incombe à chaque personne investie d’une DPF de s’assurer que les dépenses sont exactes et conformes aux règlements administratifs, aux politiques, aux procédures et aux lignes directrices de la Société, aux résolutions du Conseil d’administration ainsi qu’aux exigences légales. Une personne ne peut approuver une dépense qui lui permettra de retirer un avantage personnel (p. ex. : pour un de ses déplacements), et une dépense ne peut être autorisée par quelqu'un à qui cette personne a délégué ses pouvoirs.

La DPF doit suivre les procédures et les lignes directrices énoncées dans les annexes jointes à la présente politique :

  • Annexe A Lignes directrices pour la délégation des pouvoirs financiers
  • Annexe B Lignes directrices pour la délégation du pouvoir financier fonctionnel
  • Annexe C Surveillance et rapports – Vérifications et contrôles
  • Annexe D Rôles et responsabilités
  • Annexe E Délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir financier fonctionnel

ANTÉCÉDENTS

  • Cette politique a été mise à jour en septembre 2008.
  • Cette politique a été mise à jour en janvier 2005.
  • Cette politique a été mise à jour en juin 2004.
  • Cette politique a d’abord été créée comme politique nationale des finances et de l’administration no 103.10 sous le nom de La délégation simplifiée des pouvoirs financiers.

RÉFÉRENCES

Toutes les politiques institutionnelles et plus particulièrement la politique no 2.9.3 intitulée Délégation du pouvoir de signature (DPS).

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toute question concernant l’interprétation ou l’application de la présente politique, s’adresser au directeur, Politiques et Contrôle interne. La responsabilité pour l’interprétation de cette politique revient Premier Directeur, Contrôle et opérations.

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Secrétariat général

ANNEXE A
LIGNES DIRECTRICES POUR LA DÉLÉGATION DES POUVOIRS FINANCIERS

I. GÉNÉRALITÉS

  1. Employés ou gestionnaires responsables d’un centre de coûts, d’une émission/d’un élément d’OTP ou d’un projet : la DPF est généralement accordée à des employés permanents, temporaires ou contractuels, qui sont gestionnaires d’un centre de coûts, d’une émission/d’un élément d’OTP ou d’un projet et responsables d’un budget approuvé. Toutefois, il est également possible que la DPF soit accordée à des employés qui ne sont pas responsables d’un centre de coûts, d’une émission/d’un élément d’OTP ou d’un projet, afin de répondre aux exigences d’exploitation et de réduire les charges de travail administratif des vice-présidents, des directeurs et des gestionnaires. Cela peut comprendre, la DPF limitée pour l'autorisation des petites transactions et/ou l'approbation des congés et des fiches de présence seulement, ce qui inclut tous les types de congés de même que les paiements des heures supplémentaires et des indemnités connexes.
  2. Les dispositions de la présente politique n’éliminent pas l’obligation des personnes investies de la DPF d’informer en temps opportun leurs superviseurs, leurs collègues ou leurs subordonnés qui ont un intérêt direct dans la dépense.
  3. Conformément aux budgets approuvés, qui indiquent les types d’activités pour lesquels les gestionnaires ont des pouvoirs (généralement détaillés par compte de dépenses), les personnes qui ont reçu la DPF en vertu de la Délégation générale auront automatiquement le pouvoir d’approuver les types de dépenses suivants, le cas échéant :
    1. approbation des dépenses liées à des projets d’immobilisations approuvés;
    2. approbation des dépenses d’exploitation :
      • salaire, heures supplémentaires et coûts connexes, conformément à la politique des Ressources humaines;
      • programmation;
      • autres dépenses d’exploitation (déplacements, formation, etc.).
    Les bons de commande et les contrats portant sur des projets d’immobilisations et des dépenses d’exploitation doivent avoir été autorisés par les personnes détenant les pouvoirs financiers pour pouvoir être signés par les personnes investies du pouvoir de signature.

    Les contrats d’un montant supérieur à 1 000 000 $ doivent être approuvés par le vice-président ayant le pouvoir de dépenser dans le cadre de la DPF, et toute dépense individuelle de plus de 1 000 000 $ non liée à un contrat approuvé doit également être approuvée par le vice-président concerné.
  4. Installations/Services/Factures électroniques : Exceptionnellement, bien que certains employés détenteurs d’une délégation de pouvoirs financiers peuvent avoir l’autorité nécessaire pour approuver des dépenses liées aux installations, aux services ou aux factures électroniques (p. ex., factures d’électricité ou de téléphone, frais d’expédition ou de manutention, etc.), un tel pouvoir sera conféré au chef, Décaissement, Centre national des paiements (CNP) ou à ses délégués, ou aux premiers agents des Finances et de l’Administration/contrôleurs régionaux ou à leurs délégués afin de faciliter le traitement efficace et opportun de ces factures et de tirer avantage des rabais de paiement. Le gestionnaire a la responsabilité de vérifier les frais imputés à son centre de coûts et d’informer le service Finances et Administration si ces frais ne sont pas exacts. Dans le cas d’une redélégation, le chef, Décaissement (CNP), peut établir une limite afin de s’assurer que les montants excédant cette limite sont approuvés par le gestionnaire détenant la DPF.
  5. Dans des situations exceptionnelles ou des situations d’urgence, les agents des Finances et de l’Administration qui ont reçu une DPF peuvent autoriser une dépense imputée à n’importe quel budget, et ce, dans n’importe quel établissement, conformément aux politiques de la Société ou aux principes comptables en vigueur, lorsque la dépense est prévue dans un contrat signé en bonne et due forme ou qu’il a été confirmé que la Société a bien reçu les biens et services. Le gestionnaire du centre de coûts, de l’émission/élément d’OTP ou du projet auquel la dépense a été imputée doit alors être avisé.

II. DÉLÉGATIONS SUPPLÉMENTAIRES

  1. Toute personne investie d’une DPF peut déléguer à son tour les pouvoirs financiers à ses subordonnés en fonction des exigences d’exploitation. Toutefois, ces redélégations sont assujetties aux restrictions stipulées dans la présente politique et dans l’annexe E.
  2. Les délégants sont directement responsables des approbations faites par leurs délégataires. Il est possible de déléguer la responsabilité, mais non de s’y soustraire.

III. EMPLOYÉS CONTRACTUELS

  1. Lorsqu’une DPF est accordée à des employés contractuels, la clause suivante doit être incluse dans le contrat entre l’employé et la Société : « L'employé contractuel comprend que, dans le cadre de ses responsabilités en vertu du présent contrat, il peut être tenu d'exercer des pouvoirs financiers qui lui auront été délégués. L'employé contractuel convient d'exercer ce pouvoir conformément à la politique de la Société régissant la délégation des pouvoirs financiers et de respecter les limites ou les restrictions associées à la délégation qui lui est accordée.

IV. MODE D’APPROBATION

  1. L’approbation des dépenses, en vertu de la DPF, est acceptée dans les formats suivants :
    • La signature personnelle de la personne qui a une DPF, suivie de son titre.
    • Par un moyen de communication électronique (courriel, etc.), lorsque l’authentification de courriel est garantie et que le vice-président et CDF ou son délégataire juge que la sécurité et les mesures de contrôles sont appropriées.
    • Sous réserve des contrôles internes, des règlements administratifs de la Société et des résolutions du Conseil d'administration, les chèques (y compris tous les chèques de paie) et les documents de trésorerie peuvent être signés au moyen de fac-similés numérisés ou de plaques de signature.

V. RADIATION OU DÉSAFFECTATION

Immobilisations

  1. Il s'agit du pouvoir de radier des immobilisations de la Société qui ont été échangées, volées, perdues ou qui ne sont plus utiles pour cause de désuétude, d'usure, de dommages ou autre cause.
  2. Lorsque la délégation est limitée à un montant en particulier, ce montant équivaut à la valeur comptable nette.
  3. Il incombe à l'agent responsable de la garde et de l'entretien du bien immobilisé d'entreprendre ou d'approuver la procédure de radiation ou de désaffectation.

Comptes débiteurs

(a) Employés

  1. Il s’agit du pouvoir de radier les comptes débiteurs non recouvrables des employés, notamment les créances découlant du salaire, des déplacements et d’autres avances. Les employés peuvent être permanents, contractuels, temporaires et occasionnels.
  2. Le vice-président et CDF ou son délégataire, sur recommandation du vice-président de la composante concernée, a le pouvoir de radier toutes les créances sur des employés conformément aux lignes directrices et aux procédures établies par les Finances et l’Administration ou les Ressources humaines.

(b) Comptes commerciaux et divers

  1. Il s’agit du pouvoir de radier les comptes non recouvrables pour la vente de temps d’antenne, d’activités lucratives et d’opérations de recouvrement.
  2. Le vice-président et CDF ou son délégataire, sur recommandation du vice-président de la composante concernée, a le pouvoir de radier tous les comptes des ventes de temps d’antenne, d’activités lucratives et d’opérations de recouvrement conformément aux lignes directrices et aux procédures établies par les Finances et l’Administration.

Coûts des émissions

  1. Les vice-présidents des composantes médias ou leur délégataire ont le pouvoir de radier les coûts des émissions.

ANNEXE B
LIGNES DIRECTRICES POUR LA DÉLÉGATION DU POUVOIR FINANCIER FONCTIONNEL

Le pouvoir financier fonctionnel assure le contrôle approprié des engagements financiers et des décaissements de la Société. Le pouvoir financier fonctionnel ne remplace jamais le pouvoir de signature (politique DPS no 2.9.3) ou le pouvoir financier. Le pouvoir financier fonctionnel est requis en plus de la DPF et de la DPS, à moins d’indication contraire.

Le pouvoir financier fonctionnel peut seulement être exercé par les agents des Finances et de l’Administration. Toutes les délégations du pouvoir financier fonctionnel doivent être accordées à l’aide du formulaire ci-joint (annexe E), à l’exception de la signature de chèques et des transferts électroniques de fonds tel qu’il est décrit ci-dessous.

Les Finances et l’Administration nationales sont responsables du maintien du pouvoir financier fonctionnel et dresseront la liste des agents/employés du service en fonction de l’information fournie à l’annexe E. En ce qui a trait au pouvoir financier fonctionnel pour la signature de chèques et les transferts électroniques de fonds, le directeur de la Gestion de la trésorerie établira une liste distincte et veillera à sa mise à jour.

Lorsqu’une approbation fonctionnelle est requise d’un agent des Finances et de l’Administration, il n’est pas nécessaire pour l’agent des Finances et de l’Administration au niveau du siège social ou des réseaux d’approuver de nouveau les documents déjà approuvés par l’agent local désigné à qui a été délégué le pouvoir financier fonctionnel.

Le pouvoir financier fonctionnel du vice-président et CDF et de ses délégataires

En vertu de la DPF, le vice-président et CDF ou ses délégataires ont le pouvoir financier fonctionnel dans les domaines suivants :

  1. Autorisation de paiements en vertu des contrats et des bons de commande approuvés
  2. Écritures de journal et interfaces électroniques
  3. Retenues salariales et versements - paiements requis par la loi
  4. Signature de chèques et transferts électroniques de fonds
  5. Paragraphe obsolète supprimé
  6. Radiations
    1. Immobilisations (y compris les aliénations)
    2. Comptes débiteurs – employés
    3. Comptes débiteurs – comptes commerciaux et divers
    4. Coûts des émissions

A. AUTORISATION DE PAIEMENTS EN VERTU DES CONTRATS ET DES BONS DE COMMANDE APPROUVÉS

Avant d’effectuer un paiement ou un décaissement en vertu d’un contrat ou d’un bon de commande, l’agent des Finances et de l’Administration doit s’assurer que le paiement ou le décaissement en question est conforme aux conditions du contrat ou du bon de commande approuvé.

B. ÉCRITURES DE JOURNAL ET INTERFACES ÉLECTRONIQUES

Il s’agit de la délégation de certifier l’exactitude des écritures de journal et de s’assurer qu’elles sont accompagnées de la documentation à l’appui et des explications nécessaires.

Cela inclut le pouvoir d’autoriser les corrections. Dans le cas d’une redélégation, il est possible que des limites plus basses soient établies pour les corrections.

Cela inclut également les interfaces électroniques et les certificats financiers.

C. RETENUES SALARIALES ET VERSEMENTS – PAIEMENTS REQUIS PAR LA LOI

Il s’agit du pouvoir d’initier et d’approuver les paiements aux organismes appropriés conformément aux retenues salariales prévues par la loi et certains contrats (p. ex. : impôts, régime de retraite, assurance-emploi et cotisations syndicales), et d’approuver ces paiements.

D. SIGNATURE DE CHÈQUES ET TRANSFERTS ÉLECTRONIQUES DE FONDS (Référence : règlement administratif 14 sur les opérations bancaires)

Il s’agit du pouvoir d’apposer des fac-similés de signatures du président-directeur général et de l’agent financier principal (VP et CDF) et de son délégataire conformément au règlement administratif 14 sur les opérations bancaires de la Société. Cela inclut également le pouvoir d’approuver les transferts électroniques de fonds.

L’annexe E ne doit pas être utilisée pour gérer la délégation du pouvoir financier fonctionnel appliqué à la signature de chèques et aux transferts électroniques de fonds. Cette délégation est régie par un processus distinct comportant l’approbation du VP et CDF.

La délégation du pouvoir financier fonctionnel précise la délégation fonctionnelle pour la signature de chèques dans des établissements désignés et, en particulier, les exigences concernant :

  • Les signatures pour les paiements effectués dans les établissements désignés.
  • Tous les versements de salaire et les paiements du CNP ainsi que les avis de dépôts.
  • Toutes les oppositions à des chèques et levées d’oppositions.
  • Sous réserve des contrôles internes, des règlements administratifs de la Société et des résolutions du Conseil d'administration, les chèques (y compris tous les chèques de paie) et les documents de trésorerie peuvent être signés au moyen de fac-similés numérisés ou de plaques de signature.
  • Le VP et CDF a délégué au directeur de la Gestion de la trésorerie l’autorité de gérer et de contrôler le pouvoir financier fonctionnel pour la signature de chèques et les transferts électroniques de fonds.

E. PARAGRAPHE OBSOLÈTE SUPPRIMÉ

F. RADIATIONS

  1. Immobilisations (Se reporter à la politique no 2.3.2 sur les immobilisations)
    Les agents des Finances et de l’Administration désignés exercent le pouvoir financier fonctionnel pour ce type de radiations.
  2. Aliénations d’immobilisations
    Il s’agit du pouvoir des acheteurs désignés au niveau réseau ou régional d’aliéner des immobilisations pour lesquelles une demande de radiation ou de désaffectation a été approuvée. Les dons à des organismes d’immobilisations excédentaires d’une valeur comptable nette excédant 50 000 $ doivent faire l’objet d’une approbation préalable du vice-président concerné. Les dons ayant une valeur comptable nette excédant 100 000 $ doivent aussi faire l’objet de l’approbation additionnelle du vice-président et chef de la division financière.
  3. Comptes débiteurs (Se reporter à la politique no 2.3.7 sur le crédit et le recouvrement)
    (a) Employés
    (b) Comptes commerciaux et divers

    Les agents des Finances et de l’Administration désignés exercent le pouvoir financier fonctionnel pour ce type de radiations.
  4. Coûts des émissions
    Les agents des Finances et de l’Administration désignés exercent le pouvoir financier fonctionnel pour ce type de radiations.

ANNEXE C
SURVEILLANCE ET RAPPORTS
VÉRIFICATIONS ET CONTRÔLES


Les Finances et l’Administration jouent un rôle de premier plan pour offrir aux gestionnaires les outils et les rapports dont ils ont besoin pour gérer leurs activités. Voici quelques-uns des rôles et des activités des Finances et de l’Administration, sans que la liste suivante soit exhaustive :

  • Élaborer des rapports personnalisés au moyen du module BW (entrepôt de données) de SAP pour aider les gestionnaires à comprendre l’information contenue dans les rapports.
  • Travailler avec les gestionnaires à l’élaboration d’un plan de gestion annuel.
  • Donner des avis et des conseils éclairés aux gestionnaires en ce qui a trait à l’interprétation des données financières et leur fournir des analyses sur ces données.
  • Aider les gestionnaires à faire leurs prévisions mensuelles.
  • Travailler de concert avec les gestionnaires à la préparation de rapports de coûts pertinents.
  • Comme les gestionnaires ont un accès en ligne direct à SAP et aux dépenses qui ont été imputées à des centres de coûts, à des émissions/éléments d’OTP ou à des projets dont ils sont responsables, les Finances et l’Administration offrent une aide dans le cas de frais qui sont imputés erronément à des centres de coûts, à des émissions/éléments d’OTP ou à des projets, et font les corrections ou virements requis.
  • Afin de permettre aux gestionnaires d’assumer leur rôle pour ce qui est de la reddition de comptes, les Finances et l’Administration offrent l’assistance, les conseils et la formation nécessaires pour aider les gestionnaires à interpréter les résultats et les rapports financiers en comparant les budgets aux dépenses réelles, pour leur permettre de prendre des décisions d’affaires plus rationnelles.
  • Les gestionnaires peuvent demander aux Finances et à l’Aministration de faire des vérifications sur certaines catégories de dépenses, au besoin.
  • En consultation avec les Finances et l’Administration, les gestionnaires peuvent demander que des vérifications spéciales soient faites par le Service de la vérification interne pour s’assurer que les politiques institutionnelles et les contrôles sont respectés.
  • Le Service des politiques et du contrôle interne du siège social peut faire des vérifications spéciales pour s’assurer que la politique est respectée.
  • Interpréter l’application de la politique pour les gestionnaires et leur donner des conseils.
  • Prodiguer des conseils éclairés aux premiers chefs relativement à des projets spéciaux, tels que les Jeux olympiques, les ententes de partenariats, etc.

ANNEXE D
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
ATTRIBUTION DE LA DPF PAR LES GESTIONNAIRES

  1. Les gestionnaires doivent signer le formulaire de DPF.
  2. Ils doivent fournir aux délégataires la liste des centres de coûts, des émissions/éléments d’OTP et des projets pour lesquels on leur accorde la délégation du pouvoir de dépenser.
  3. En plus des dépenses qui doivent faire l’objet d’une approbation additionnelle, les gestionnaires peuvent fournir à leur délégataire la liste des restrictions supplémentaires; toutefois, ils doivent aviser le délégataire que ces restrictions supplémentaires concernent uniquement le délégataire et le délégant concernés.
  4. Toutes les délégations doivent être passées en revue et révisées par les délégants en fonction des exigences d’exploitation.

SERVICE DES FINANCES ET DE L’ADMINISTRATION – RÉSEAUX ET RÉGIONS

  1. Le Service fournit une copie de la politique sur la DPF à chaque délégataire de la DPF.
  2. Il doit certifier les signatures sur le formulaire de DPF et conserver des copies papier et électroniques des délégations.
  3. Il fournit aux gestionnaires investis de la DPF un « tampon DPF », sur lequel figure le nom du délégataire pour faciliter la vérification des signatures par le CNP
  4. Il s’assure que la politique sur la DPF est respectée.
  5. Il veille à ce que le plan comptable de la Société soit respecté, quel que soit le compte désigné par la personne qui approuve le document.

EMPLOYÉS INVESTIS DE LA DPF

  1. Les employés doivent lire le formulaire de DPF et le signer, et s’assurer de bien comprendre les limites et les restrictions de la délégation de pouvoir.
  2. Ils doivent autoriser uniquement les dépenses des centres de coûts, des émissions/éléments d’OTP et des projets pour lesquels ils ont reçu la DPF, ou de ceux figurant sur la liste fournie par le gestionnaire qui leur a conféré la DPF.
  3. Exceptionnellement, lorsqu’un gestionnaire d’un centre de coûts, d’une émission/d’un élément d’OTP ou d’un projet approuve les dépenses d’un autre centre de coûts, émission/élément d’OTP ou projet que ceux dont il est responsable, il doit préalablement obtenir l’accord par écrit du gestionnaire du centre de coûts, de l’émission/élément d’OTP ou du projet en question, et joindre la copie de l’approbation à la facture approuvée.
  4. Les employés doivent s’assurer que les dépenses ont été classées correctement et qu’elles ont été imputées au compte de dépenses approprié (p. ex. : les dépenses d’un déplacement doivent être imputées au compte de frais de déplacement).
  5. Ils doivent s’assurer que les approbations additionnelles sont accordées à l’avance, au besoin, conformément aux autres politiques institutionnelles.
  6. Ils doivent certifier le rendement attendu de même que les biens et services reçus.
  7. Ils doivent examiner les dépenses pour s’assurer que les frais imputés à leur centre de coûts, émission/élément d’OTP ou projet sont valides.
  8. Ils doivent examiner régulièrement les résultats réels pour s’assurer qu’ils sont conformes à leur budget respectif.
  9. Ils doivent utiliser le tampon DPF fourni par les Finances et l’Administration.
  10. Ils doivent repérer tous les paiements/remboursements à des employés de CBC/Radio-Canada, ou faits à leur compte, qui constituent un avantage imposable, et en faire rapport à la Paie nationale chaque année le 31 décembre. Il faudrait consulter le Service de la fiscalité de la Société concernant l'interprétation et l'application des lignes directrices sur les avantages imposables (voir Avantages imposables).

CENTRE NATIONAL DES PAIEMENTS (CNP)

  1. Le CNP vérifie si le délégataire a bien reçu la DPF (oui ou non). Le cas échéant, il doit s’assurer que sa signature correspond bien à la signature numérisée. Dans le cas contraire, le document est retourné pour obtenir l’autorisation requise, ou une demande d’autorisation électronique est envoyée au gestionnaire. S’il s’agit d’une situation urgente, on demande à un premier agent des Finances et de l’Administration de donner l’approbation requise.
  2. Le CNP vérifie si les dépenses sont bien classées, c’est-à-dire si elles sont imputées au compte de dépenses approprié.
  3. Il s’assure que l’approbation additionnelle a été obtenue, au besoin.
  4. Il n’a pas à vérifier si des restrictions supplémentaires ont été imposées au délégataire par le gestionnaire qui lui a accordé la DPF.
  5. Il n’a pas à vérifier les numéros des centres de coûts, des émissions/éléments d’OTP et des projets qui figurent sur les documents. Cette responsabilité incombe à la personne qui est investie de la DPF.
  6. Il fournit au Groupe du contrôle interne l’information sur la non-conformité à la politique, au besoin.

GROUPE DU CONTRÔLE INTERNE (SIÈGE SOCIAL)

  1. Le Groupe du contrôle interne fait des vérifications périodiques pour s’assurer que la politique est respectée.
  2. Il fournit des rapports aux directeurs des Finances et de l’Administration au niveau des réseaux et du siège social pour leur permettre de renseigner les vice-présidents et les gestionnaires concernés, en y indiquant les écarts à la présente politique.
  3. Il donne des conseils et des avis sur les mesures à prendre.
  4. Il fait le suivi sur les mesures prises pour s’assurer que les problèmes ont été résolus.

ANNEXE E
Délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir financier fonctionnel (mise à jour le 26 octobre 2016)

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