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Entrée en vigueur : Le 1^er avril 1999
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

• Annexe A – Procédures et lignes directrices
• Annexe A-1 – Lignes directrices pour l’établissement de la probabilité de recouvrement
• Annexe B – Salaires et créances connexes
• Annexe C – Liste de vérification – Employés qui quittent la Société
• Annexe D – Escomptes de caisse
• Annexe E – Demande de crédit
• Annexe F – Garantie de paiement

ANNEXE A
PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

1. ÉTABLISSEMENT, PROLONGATION ET APPROBATION DU CRÉDIT

• Lorsqu'il doit accorder des approbations de crédit, le chef national, Crédit et Recouvrement, peut recourir à des agences pour faire établir la cote de crédit de clients et de particuliers. L'information fournie par ces agences, complétée par des renseignements provenant d'autres sources, devrait permettre de prendre des décisions éclairées en vue de l'établissement, de la prolongation et de l'approbation des privilèges de crédit. Il ne faudrait pas augmenter automatiquement les limites de crédit lorsque le montant d'une facture ou d'un contrat occasionne un dépassement de la limite. La limite de crédit devrait guider le processus de suivi et de recouvrement.
• Normalement, les privilèges de crédit doivent être approuvés avant que le Service des ventes ne fasse crédit à un client. Cependant, dans certaines circonstances, lorsque le temps et les horaires sont des facteurs importants, le chef national, Crédit et Recouvrement, peut autoriser le chef des Ventes à accorder des approbations provisoires de crédit sous réserve d'une confirmation par le Service du crédit et du recouvrement. Si l'approbation provisoire est refusée par la suite, le chef des Ventes prendra des mesures immédiatement pour mettre fin à l'utilisation du crédit et aider au recouvrement du solde impayé. De même, le chef national, Crédit et Recouvrement, peut autoriser le chef des Ventes d'une région à approuver du crédit jusqu'à concurrence de 5 000 $. Dans ce cas, il faut aviser par écrit le bureau du crédit et du recouvrement du réseau de toute approbation de ce genre.
• Les contrats de coproduction nécessitent une approbation supplémentaire du Service des finances et de l'administration. Si le contrat ne prévoit pas de démarches auprès de tierces parties ou d'institutions financières, le premier agent financier du réseau doit également cosigner toute autre disposition financière prise avec ces institutions, conformément à la politique institutionnelle 2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature. Dans certains cas, pour diverses raisons, la Société peut engager des coûts pour le compte du coproducteur; ces coûts sont parfois récupérés seulement lorsque le coproducteur reçoit son financement d'autres organismes, ce qui se produit habituellement longtemps après que l'émission a été terminée et diffusée. Dans ce cas, il convient peut-être de négocier des conditions ou des dispositions spéciales et des modalités particulières de remboursement, par exemple :
  

  • confirmation de l'agence quant au montant à verser au coproducteur;
  • confirmation des paiements à des tierces parties (p. ex. les banques);
  • retenue des droits de diffusion ou d'autres paiements dus au coproducteur.

L’octroi de crédit

Il y a deux facteurs principaux dont il faut tenir compte en ce qui concerne le processus d’octroi de crédit. Il s’agit du statut du client (client direct ou agence) et de sa solvabilité. Il incombe au représentant des ventes de s’assurer que, s’il y a lieu, la reconnaissance de l’agence est demandée de manière appropriée et que la demande de crédit est traitée en bonne et due forme.

Reconnaissance des agences

Pour avoir droit à la commission d’agence de 15 %, l’agence doit être reconnue. La reconnaissance est accordée par le directeur général, Ventes et Marketing, ou son délégué, à Toronto, et par le directeur général, Services commerciaux, ou son délégué, à Montréal. On ne peut octroyer de crédit tant qu’il n’y a pas eu reconnaissance.

Il existe deux types d’agence, les agences maison et les agences indépendantes.

Dans le cas des agences maison, le processus de reconnaissance est le même que pour les agences indépendantes, à une exception près. Lorsqu’il s’agit d’une agence maison, on exige une garantie de paiement acceptable (voir l’annexe F). Cette garantie n’est pas nécessaire pour les agences indépendantes. La société mère d’une agence maison peut normalement être considérée comme un garant acceptable, sous réserve d’une évaluation de sa solvabilité. De nouveau, il incombe au représentant des ventes d’obtenir la « garantie écrite ». On ne peut octroyer de crédit tant que le garant n’a pas été approuvé.

Considérations sur l’octroi de crédit

On estime que, en tout temps, 10 % des entreprises commerciales au Canada sont en excellente santé financière et ne présentent pas de risques en matière de crédit, alors que 10 % sont dans une situation financière si médiocre, qu’elles représentent un risque inacceptable pour du crédit non garanti.

Pour les 80 % d’entreprises qui restent et dont la situation financière varie entre ces deux extrêmes, il faut que les responsables de l’octroi du crédit analysent divers facteurs, y compris :

• la situation financière du client, ses flux de trésorerie et ses habitudes de paiement;
• la conjoncture économique qui a ou peut avoir des incidences sur la solvabilité ou la liquidité du client;
• les objectifs de marketing de Ventes et Marketing (c’est-à-dire la nécessité d’obtenir le compte en question ou de le conserver);
• les profits potentiels par rapport aux pertes potentielles.

Les recouvrements réussis commencent par un travail d’analyse conscient visant à établir la solvabilité du client. L’octroi de crédit n’est pas une science exacte, et il doit être accompagné de faits pratiques et des antécédents du garant en matière de crédit.

Processus d’octroi de crédit

De manière à assurer l’uniformité, il faut suivre les processus suivants.

Agences : tout crédit doit être octroyé par le chef national, Crédit et Recouvrement, ou son délégué.

Achats directs : le processus est le même que pour les agences, excepté que, pour les achats directs effectués au niveau local, le chef des Ventes de la région peut octroyer un crédit jusqu’à concurrence de 5 000,00 $. Lorsque le chef des Ventes octroie le crédit, le montant du crédit accordé doit être indiqué sur le formulaire de demande de crédit et soumis immédiatement au chef national, Crédit et Recouvrement. Le service de Crédit et Recouvrement avisera le chef des Ventes de l’octroi ou non du crédit et, le cas échéant, du moment de l’octroi.

Montant du crédit

Agences : le montant du crédit octroyé à une agence est habituellement supérieur au montant accordé pour un achat direct, parce que la plupart des agences ont plusieurs clients. Le montant octroyé dépend des antécédents de l’agence et de la solvabilité de ses clients.

Achats directs : le montant du crédit est calculé en fonction de la solvabilité du client et de ses antécédents, et il représente habituellement l’équivalent de la somme des trois mois consécutifs de l’entente où il y a eu le plus fort volume, plus les taxes applicables.

Exceptions

Les vérifications de crédit ne sont pas nécessaires pour les organismes suivants :

• Ministères fédéraux et provinciaux, et services municipaux, y compris les conseils scolaires.

Aucun privilège de crédit ne sera accordé dans les cas suivants :

• Partis politiques, fédéraux, provinciaux ou municipaux;
• Entreprises ayant de mauvais antécédents de crédit selon la vérification de crédit;
• Entreprises ayant eu des problèmes de paiement avec CBC/Radio-Canada;
• Nouvelles entreprises en exploitation depuis moins de six mois;
• Groupes tiers faisant de la publicité pour un parti ou une cause politique;
• Particuliers.

Conditions de crédit

La clause « 5 » du contrat de diffusion stipule que : « L’acheteur doit payer à la Société et en dollars canadiens les frais applicables pour chaque diffusion en vertu du présent contrat lorsque la facture pour les frais en question lui est présentée. La contestation d’éléments de facturation précis ne peut servir de justification à des retards dans le paiement de frais “non contestés”. »

Les factures mentionnent clairement que le paiement est « dû et exigible au moment de la présentation de la facture ».

Cotes de crédit pour l’approbation

Il existe six cotes de crédit distinctes :

• 00 Aucune approbation de crédit, ou nouveau client.
• 01 Pas de restrictions à l’intérieur des limites de crédit approuvées.
• 02 L’argent doit être perçu avant la diffusion.
• 03 On a octroyé un crédit, mais les sommes doivent être débloquées individuellement.
• 04 Aucune relation d’affaires avec cette entreprise.
• 05 La garantie de paiement d’un tiers est dans le dossier.

Demandes de crédit

À part les exceptions énumérées ci-dessus, il faut soumettre des demandes de crédit dans les cas suivants :

• Pour tous les nouveaux clients. S’il s’agit d’une agence, le chef national, Crédit et Recouvrement, se réserve le droit d’exiger une demande de crédit pour l’agence et le client.
• Lorsqu’une entreprise change de nom, même si le client déclare que rien d’autre ne change. Pour protéger les intérêts de CBC/Radio-Canada, la solvabilité du « nouveau » client doit être de nouveau confirmée.
• Lorsqu’il y a une fusion entre deux entreprises ou plus.
• Lorsqu’un partenariat est dissous et qu’un des partenaires continue ses activités sous l’ancien nom.
• Lorsque le personnel des Ventes ou des Finances soupçonne que la situation financière du client peut changer (pour le mieux ou pour le pire).

Ventes effectuées sans approbation de crédit

Dans l’éventualité où les ventes sont effectuées sans approbation de crédit, le processus normal de recouvrement doit être suivi, ce qui comprend l’aide du personnel des Ventes pour recouvrer le montant en souffrance et l’envoi du compte à une agence de recouvrement tierce. Toutefois, si le processus de recouvrement ne permet pas de garantir le paiement, le solde impayé doit être radié, conformément à la politique. Le chef national, Crédit et Recouvrement, doit assurer le suivi de tous les cas où les ventes ont été effectuées sans crédit, et demander une explication par écrit au chef des Ventes.

Formulaire de demande de crédit (annexe E)

Toutes les demandes de crédit doivent être soumises au moyen du formulaire de demande de crédit standard et comprendre au minimum les renseignements suivants :

1. Lieu des ventes
2. Nom du représentant des ventes
3. Nom et adresse de l’acheteur, y compris ses numéros de téléphone et de télécopieur.
4. Banque de l’acheteur, y compris l’adresse et le numéro de téléphone.
5. Noms, adresses et numéros de téléphone de trois créanciers actuels.
6. Les dates auxquelles les publicités doivent être diffusées.
7. Le montant du ou des contrats.
8. Le montant du crédit demandé.
9. Si le montant du crédit est pour un achat local et qu’il est inférieur à 5 000,00 $, le chef des ventes doit indiquer l’approbation de crédit.

Le fait de ne pas fournir l’information demandée peut entraîner des retards dans le traitement de la demande.

2. SUIVI ET RÉVISION DES LIMITES DE CRÉDIT

Il faut surveiller les limites de crédit de façon continue et les réviser au moins tous les trois ans afin de déterminer si des rajustements s'imposent. Cependant, le service de Crédit et Recouvrement peut demander aux Ventes de soumettre une nouvelle demande de crédit.

3. ANNULATION DES PRIVILÈGES DE CRÉDIT

L’annulation des privilèges de crédit se fait à la discrétion du chef national, Crédit et Recouvrement, en concertation avec le représentant du service ou du compte. Le cas échéant, le chef des Ventes ou le chef de service intéressé devrait être informé immédiatement que les privilèges de crédit ont été annulés et que la Société ne doit plus octroyer de crédit à ce client en particulier. Pendant la période d’annulation et jusqu’à ce que les sommes impayées aient été recouvrées dans leur totalité, toute transaction avec le client doit être payée à l’avance au moyen d’un chèque certifié, d’un mandat, d’une carte de crédit ou selon toute autre disposition approuvée par le chef national, Crédit et Recouvrement.

Lorsqu’on annule des privilèges de crédit, il faut tenir compte des répercussions sur l’ensemble de la Société. C’est pourquoi le chef national, Crédit et Recouvrement, doit informer les Ventes, le service chargé de la facturation et le Centre national des paiements.

4. DISPOSITIONS SPÉCIALES – PAIEMENT DES COMPTES EN SOUFFRANCE

Lorsque des comptes deviennent en souffrance ou que les privilèges de crédit ont été annulés, des dispositions spéciales en vue du paiement des sommes en souffrance peuvent être négociées entre le client et le chef national, Crédit et Recouvrement. Le chef des Ventes, le représentant commercial ou le chef de service, en consultation avec le chef national, Crédit et Recouvrement, peut jouer un rôle actif dans la négociation des conditions de paiement des comptes en souffrance. On peut aussi avoir recours, par contrat, à des agences de recouvrement. Après avoir épuisé toutes les possibilités de recouvrement, le chef national, Crédit et Recouvrement, peut s’adresser aux Services juridiques, qui détermineront si des poursuites en justice seraient justifiées, en particulier dans les cas de faillite.

5. PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES OU IRRÉCOUVRABLES

Une évaluation de l’irrécouvrabilité des comptes en souffrance doit être réalisée tous les trimestres. Chaque compte en souffrance doit être évalué en fonction d’éléments probants ou de facteurs vérifiables au moment de l’évaluation. Tous les montants ou soldes radiés ou à radier pour la période visée en vertu du paragraphe 6 doivent être exclus de l’évaluation.

L’irrécouvrabilité des comptes en souffrance doit être déterminée en fonction des facteurs suivants :

a) Le montant en souffrance fait l’objet d’un litige par des services juridiques ou a été confié à une agence de recouvrement de crédit tierce;

b) Le client éprouve des difficultés financières importantes;

c) Il y a rupture de contrat, par défaut ou défaillance de paiement;

d) Pour des raisons économiques ou juridiques liées aux difficultés financières du client, CBC/Radio-Canada accorde à ce dernier une concession qui n’aurait pas été envisagée en d’autres situations;

e) Il est probable que le client dépose son bilan ou subisse une réorganisation financière;

f) Il a été déterminé selon des données observables qu’un important créancier fait face à une baisse mesurable de ses flux de trésorerie futurs estimés depuis la première inscription du compte en souffrance, même si cette baisse ne peut pas encore être rapprochée à la créance initiale dans le montant total à recouvrer, notamment dans les cas suivants :

a. détérioration importante de la solvabilité des clients du groupe (ex. : hausse des cas de retard de paiement);
b. conditions économiques nationales ou locales liées aux défauts de paiement des créances du groupe.

En présence d’un ou de plusieurs de ces facteurs, la créance risque d’être irrécouvrable. On lui attribue alors une cote en fonction de la « probabilité de recouvrement » indiquée à l’annexe A-1. La « probabilité de recouvrement » étant un classement subjectif, la cote doit être déterminée sur la base des facteurs ayant permis de déterminer l’irrécouvrabilité, en faisant appel au jugement professionnel.

Une provision sera inscrite pour le solde concerné conformément à la probabilité de recouvrement choisie en fonction de l’annexe A-1. Le montant total de la provision pour créances douteuses de la Société pour la période visée sera égal au montant cumulatif de toutes les provisions inscrites pour l’ensemble des soldes avec risque d’irrécouvrabilité.

Il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives détaillées et complètes en vue de fournir la preuve que toutes les étapes requises ont été suivies au cours du processus d’évaluation, de façon à pouvoir justifier la présence de tous les facteurs clés ayant été pris en considération dans l’attribution de la cote de recouvrement et dans le calcul de la provision.

La provision pour créances douteuses est établie par le chef national, Crédit et Recouvrement, et confirmée par le premier directeur du Centre des services partagés, et par les premiers agents financiers de chaque réseau avant d’être inscrite aux états financiers.

6. RADIATION DES CRÉANCES IRRÉCOUVRABLES

6.1 Employés

Toute demande de radiation de sommes dues par un employé doit être présentée au directeur du Service des finances et de l’administration du réseau en cause lorsqu’il s’agit de personnel de Montréal et de Toronto, et au contrôleur régional de la région de la capitale nationale lorsqu’il s’agit d’employés du siège social et d’Ottawa, qui veilleront dans chaque cas à obtenir l’approbation du vice-président responsable avant que la demande ne soit soumise pour approbation finale au vice-président et chef de la direction financière ou à son délégué. Cette procédure garantit l’uniformité du traitement des demandes. Les radiations doivent être approuvées par une personne ayant le pouvoir financier fonctionnel conformément à la politique institutionnelle 2.3.8 – Délégation des pouvoirs financiers.

6.2 Comptes clients et divers

Toute demande de radiation doit être présentée au directeur du Service des finances et de l’administration du réseau responsable (à Montréal ou à Toronto) qui s’assurera que la demande est également approuvée par le vice-président compétent.
Dans des circonstances normales et dans les situations où le crédit avait été approuvé par le chef national, Crédit et Recouvrement, la provision pour créances irrécouvrables est compensée lorsque les créances sont radiées. Cependant, si le crédit n’a pas été approuvé, la perte sur créance sera imputée au service responsable de la facturation. Les radiations doivent être approuvées par une personne ayant le pouvoir financier fonctionnel conformément à la politique institutionnelle 2.3.8 – Délégation des pouvoirs financiers.

6.3 Récupération des taxes connexes

Lors que des comptes sont radiés, il faut procéder aux inscriptions comptables appropriées pour récupérer les taxes connexes (TPS, TVP, etc.) qui ont été acquittées.

7. RAPPORTS

Le chef national, Crédit et Recouvrement, doit soumettre une analyse chronologique trimestrielle de tous les comptes débiteurs pour chaque réseau au directeur, Comptabilité et Rapports nationaux, au siège social, et en faire parvenir des copies aux premiers directeurs de Finances et Administration désignés dans les réseaux.

ANNEXE A-1
LIGNES DIRECTRICES POUR L’ÉTABLISSEMENT DE LA PROBABILITÉ DE RECOUVREMENT DES COMPTES EN SOUFFRANCE

Lorsqu’il existe des preuves probantes que des sommes en souffrance risquent de ne jamais être recouvrées, une cote d’irrécouvrabilité doit être établie sur la base des facteurs ayant permis de déterminer le risque d’irrécouvrabilité et en faisant preuve de jugement professionnel. La provision pour créance douteuse doit correspondre à la valeur de réalisation du compte en souffrance.
Les soldes actuellement en litige ou confiés à une agence de recouvrement de crédit tierce doivent dans tous les cas être classés dans la rubrique « très faible ».