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Entrée en vigueur :6 août 1999 (révisée le 28 septembre 2012)
Responsabilité : Vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale

ÉNONCÉ

Le Service juridique est le seul habilité à offrir des services juridiques (tels qu'ils sont définis dans l'annexe Lignes directrices et interprétation), que ce soit directement ou par l'intermédiaire d'un conseiller juridique externe que le Service juridique choisira, mandatera, supervisera et dirigera directement, après consultation de la direction de la composante concernée (telle qu'elle est définie dans l'annexe Lignes directrices et interprétation). Les services juridiques ne peuvent être offerts par des membres du personnel ne faisant pas partie du Service juridique, et les composantes doivent transmettre leurs demandes de services au Service juridique.

Toute procédure judiciaire, tout désistement ou tout règlement sera décidé par la vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale, ou de son délégué, en collaboration avec la haute direction de la composante concernée. Chaque composante convient de rendre disponible, à la demande du Service juridique, le personnel requis pour participer aux affaires juridiques, et d'assumer les frais liés à cette participation, le cas échéant.

La Société assume les cotisations aux associations professionnelles (Barreau du Québec et Barreau du haut Canada) uniquement dans le cas des membres du Service juridique.

PERSONNE RESPONSABLE DE L'INTERPRÉTATION ET DE L'APPLICATION

Pour toute question concernant l'interprétation ou l'application de la présente politique, s'adresser à vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale.

RÉFÉRENCES

Toutes les politiques institutionnelles.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général.

ANNEXE A - LIGNES DIRECTRICES ET INTERPRÉTATION

Par composante, on entend un secteur opérationnel ou une composante en particulier de la Société.

Par contrat, on entend un engagement, une entente, un énoncé de travail, une lettre d’intention ayant force exécutoire, un bon de commande, un contrat, une convention collective ou une convention de syndicat d’artistes ou tout autre document liant la Société.

Par services juridiques, on entend toutes les formes de conseils et de services juridiques, dont les suivants :

• la rédaction de clauses ou de contrats types (contrats qui sont rédigés ou approuvés par le Service juridique à titre de contrat type); les clauses ou contrats types ne devraient en aucun cas être modifiés sans l’approbation préalable du Service juridique, sauf s’il s’agit de révisions apportées à l’un des points d’affaires du contrat (par ex. prix, territoire, durée);
• la rédaction ou la révision de clauses ou de contrats particuliers (contrats qui n’ont pas été rédigés ou qui n’ont pas été préalablement approuvés par le Service juridique). Toutes clauses ou contrats particuliers doivent être approuvés par le Service juridique ;
• l’examen et la révision et la modification de contrats provenant de tiers;
• des conseils sur l’applicabilité de contrats types;
• l’aide dans la négociation de conventions collectives et de conventions de syndicats d’artistes;
• la rédaction et la révision des aspects juridiques des conventions collectives et des conventions de syndicats d’artistes;
• des conseils ou des opinions sur les droits de la Société;
• des conseils ou des avis sur la responsabilité de la Société;
• assister les gestionnaires et la direction dans la négociation des aspects juridiques des contrats;
• La prise en charge ou la supervision de toute question en litige ou en arbitrage;
• Soutenir la position de la Société sur des questions d’ordre juridique ou dans des affaires législatives;
• la recherche sur des questions d’ordre juridique et l’examen de la jurisprudence;
• l’examen des aspects juridiques des politiques de la Société;
• la participation à la formation des employés sur des questions d’ordre juridique.

Dans le cadre de la révision des aspects juridiques de tous les contrats particuliers, le Service juridique examine si ces contrats sont conformes aux politiques de la Société. Il n’approuvera pas un contrat particulier s’il estime que ce contrat n’est pas, en substance, conforme à une politique des finances et de l’administration. Cependant, il incombe au Service des finances et de l’administration, et non pas au Service juridique, de veiller au respect des politiques des finances et de l’administration.

Le processus suivant régit l’approbation des contrats particuliers pour assurer leur conformité aux politiques des finances et de l’administration. Le Service juridique examine d’abord le contrat et fournit au Service des finances et de l’administration son opinion ou des commentaires quant à savoir si, selon toute apparence, le dossier renferme suffisamment de renseignements pour qu’on puisse conclure qu’il est conforme aux politiques pertinentes. Si le Service juridique détermine la conformité du contrat, il accorde alors une approbation conditionnelle à l’approbation finale du Service des finances et de l’administration.

Les contrats types rédigés par le Service juridique sont conformes à toutes les politiques de la Société, y compris les politiques des finances et de l’administration.

Avant chaque utilisation, il faut obtenir du Service juridique une copie de la version la plus récente d’un contrat type, car ces documents sont mis à jour en fonction des changements apportés à la loi ou aux politiques de la Société. À tout le moins, un contrat type utilisé par la Société doit avoir été approuvé par le Service juridique au cours des cinq (5) dernières années.

ANNEXE B - PROCÉDURES

1. Budget des conseillers juridiques externes et des débours du Service juridique

À chaque exercice fiscal, la Société octroie un budget au Service juridique pour lui permettre d'assumer les honoraires des conseillers juridiques externes ainsi que les frais de déplacement, les débours et autres frais remboursables pour les services juridiques rendus à la demande du Service juridique (collectivement les « frais juridiques externes »), ainsi que les débours du Service juridique, y compris mais sans s'y limiter, les frais de déplacement des conseillers juridiques internes, les débours et autres frais remboursables (collectivement les « débours du Service juridique ») en fonction d'une analyse historique et des besoins anticipés. Même si le budget des frais juridiques externes est convenu entre le Service juridique et la Société, les frais juridiques externes demeurent, en dernier ressort, la responsabilité de la composante concernée. Conséquemment, un budget est attribué à la composante par le Service juridique, avec l'accord de la composante, en fonction d'une analyse historique et des besoins anticipés de la composante en question. Tout changement apporté au budget d'une composante sera spécifié dans une lettre envoyée par la vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale. Toutefois, les questions intéressant l'ensemble de la Société ou celles d'importance majeure peuvent être assumées par le siège social. Les questions intéressant l'ensemble de la Société sont celles qui ne relèvent d'aucune composante en particulier au sein de la Société, qui ont des répercussions sur l'ensemble de la Société, ou qui sont acceptées à ce titre par le président-directeur général, et pour lesquelles un budget peut être établi.

La haute direction de la composante recevra un rapport mensuel des frais juridiques externes et des débours du Service juridique la concernant. Ce rapport indiquera la ou les affaires pour lesquelles les services ont été rendus, le nom du cabinet d’avocats externe retenu, la date et le numéro de la facture, et le montant (incluant les débours) facturé.

Excédent et déficit

Le Service juridique déploiera des efforts raisonnables pour informer la haute direction de la composante concernée s’il prévoit un dépassement des frais juridiques externes et des débours du Service juridique par rapport au budget alloué à la composante tel qu’indiqué plus haut. Dans l’éventualité où une composante dépasse le budget qui lui est alloué, le Service juridique cherchera d’abord à compenser le déficit de cette composante à l’aide du budget total prévu pour les frais juridiques externes et les débours du Service juridique de toutes les composantes, pourvu que le total de toutes les composantes ne dépasse pas le budget total convenu entre le Service juridique et la Société. Si le budget total est dépassé, les composantes qui auront dépassé les montants qui leur sont alloués seront facturées au pro rata des coûts qui dépassent le budget des frais juridiques externes et des débours du Service juridique.

Si le budget de l’avocat-conseil pour les frais juridiques externes et les débours du Service juridique affiche un excédent à la fin de l’exercice, cet excédent sera transmis aux Finances nationales qui en disposeront conformément aux règles de la Société.

2. Réserves pour éventualités

Il revient aux composantes d’établir, en collaboration avec le Service juridique, des réserves suffisantes pour éventualités. À l’exception des questions intéressant l’ensemble de la Société telles qu’elles sont définies plus haut, qui sont réglées à même les fonds du siège social ou d’un fonds particulier alloué au Service juridique, les composantes sont responsables du paiement de tout règlement ou jugement relié à cette composante. De la même manière, le bénéfice de tout règlement ou jugement revient à la composante qui a assuré le financement des frais juridiques de l’affaire en question.

3. Cas où la politique peut être appliquée

Toutes les demandes de services juridiques sont régies par la présente politique, sauf s'il en a été convenu autrement par écrit avec vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale.