Terminer son projet à temps et sans dépasser son budget

Vous êtes propriétaire d'une entreprise et vous avez pris la décision de mettre un nouveau projet à exécution. Votre instinct vous dira peut-être que la gestion de ce projet sera relativement simple. Toutefois, la capacité à gérer des projets avec succès est une habileté de grande valeur qui exige beaucoup de connaissances et d'expérience.

Grand ou petit, tout projet que vous exécutez nécessitera la participation d'un gestionnaire de projet hautement qualifié. Si vous n'avez personne au sein de votre équipe qui soit capable de gérer efficacement votre projet, vous pouvez choisir d'embaucher un gestionnaire de projet professionnel qui veillera à coordonner les travaux pour vous. Gardez à l'esprit que vos chances de réussite augmentent si vous centrez vos efforts sur la portée du projet, sur l'échéancier, le budget et les ressources du projet, ainsi que sur votre capacité à dégager et à gérer les risques.

Portée

La portée de votre projet ne se limite pas au résultat final; elle prend également en compte les étapes que vous suivez tout au long du projet. Bien que votre objectif final puisse se traduire par le produit fini — la maison que vous construisez, par exemple — vous devez néanmoins obtenir des permis de construire, couler les fondations, mettre en place les dispositifs électriques et la plomberie brute, ériger la charpente, construire la toiture, et ainsi de suite. Toutes les étapes sont d'importance égale et bon nombre dépendent de celles qui les précèdent. La gestion de la portée de votre projet consiste à maximiser le temps, les ressources et les fonds budgétisés pour exécuter les étapes menant à l'atteinte de votre objectif.

Lorsque vous examinez la portée de votre projet, tenez compte des questions suivantes :

• Les parties ou les intervenants concernés s'entendent-ils sur la portée du projet?
• Avez-vous embauché ou nommé un gestionnaire de projet?
• Avez-vous déterminé, en détail, les rôles des fournisseurs et des entrepreneurs?
• Avez-vous examiné des projets antérieurs pour évaluer les résultats et cerner les domaines de réussite ou d'échec?
• Quelles ressources, combien de temps et quel budget avez-vous prévus pour le projet?
• Votre rôle s'inscrit-il dans le cadre d'un projet plus vaste? Si c'est le cas, de la formation ou un transfert sont-ils nécessaires pour exécuter votre part du projet?

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Échéancier

L'élaboration et la mise en œuvre d'un échéancier réaliste, détaillé et précis contribueront largement à l'atteinte de votre objectif final. En règle générale, plus le projet est grand, plus il y a d'étapes à franchir. Il est important de calculer précisément le temps qu'exigera chacune des étapes et de déterminer celles qui dépendent de l'achèvement d'autres étapes. Toutes les étapes ne commencent pas en même temps. Par exemple, si vous ne pouvez pas commencer le creusage, dans le cadre d'un projet de construction de maison, avant d'avoir obtenu le permis de construire requis, vous devez rendre compte du délai. Votre échéancier doit tenir compte de chacune des étapes et de leur interdépendance. Les étapes doivent être organisées dans l'ordre approprié.

Prenez en compte les points suivants :

• Avez-vous prévu et affecté les ressources appropriées pour chaque étape?
• Avez-vous attribué des responsabilités à chacune des personnes qui participent au projet?
• Avez-vous consulté toutes les personnes qui participent au projet, à savoir les entrepreneurs et les fournisseurs, afin de vous assurer qu'elles respecteront votre échéancier?Avez-vous établi divers points de contrôle tout au long du projet pour vous assurer que votre échéancier et votre budget soient respectés?
• Comment allez-vous consigner chaque étape en dossier à mesure qu'elle se produit, pour examen ultérieur?
• Avez-vous évalué précisément le temps qu'exigera chaque étape, en tenant compte des facteurs de risque? N'oubliez pas qu'un recul peut avoir des répercussions qui perturberont votre échéancier complet.

Budget

La budgétisation du financement de votre projet commence par l'élaboration d'une prévision détaillée et précise de vos coûts totaux prévus. Vous devrez prendre en considération chacun des aspects de votre projet, consulter les autres personnes qui y participeront et calculer vos chiffres jusqu'au dernier sou noir. Cette prévision vous servira de budget.

Outre votre budget, il est de bonne pratique d'établir un fonds de prévoyance que vous pouvez utiliser dans des situations d'urgence, comme lorsque les travaux sont en retard à cause du mauvais temps, d'une sous-estimation des coûts des ressources ou de problèmes avec des fournisseurs. Votre objectif budgétaire consiste à terminer le projet selon vos estimations ou en-deçà de celles-ci, sans utiliser votre fonds de prévoyance. De nombreuses applications de gestion de projets peuvent vous aider à saisir votre budget et à le suivre de près, ainsi qu'à retracer les jalons, les échéanciers, les risques, et ainsi de suite.

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Ressources

Les ressources désignent les personnes, le matériel et l'équipement dont vous avez besoin pour achever votre projet. Une planification appropriée qui vous assure de disposer de ressources là où vous en avez besoin et au moment voulu constitue un facteur essentiel dans le cadre d'un projet fructueux. L'élaboration et la mise en œuvre d'échéanciers de projets détaillés, de même que la sensibilisation des parties concernées à leur rôle, vous aideront aussi à utiliser vos ressources en respectant votre échéancier et la tâche à exécuter.

Une communication efficace est essentielle à la gestion des ressources. Fournisseurs, entrepreneurs, ouvriers, gestionnaires — toutes les personnes qui jouent un rôle dans le cadre de votre projet doivent être pleinement conscientes de leur rôle respectif : elles doivent savoir ce qu'elles ont à faire, et où, quand et comment elles doivent exécuter ces tâches. Plus vous tenez les intervenants de votre projet au courant de la situation, plus ils sont aptes à mener le projet à bien.

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Risques

Toute situation qui ne fait pas partie de la portée de votre projet, qui a une incidence sur le budget, l'échéancier ou le résultat de celui-ci, constitue un risque. Voici un exemple dans le contexte de la construction d'une maison : à cause d'une erreur de calcul, votre fournisseur de toiture vous indique un prix erroné en ce qui concerne les bardeaux de cèdre que vous avez commandés pour la toiture. Un recalcul accroît vos coûts de quelques milliers de dollars.

Des incidents de ce genre pourraient sembler être un incident isolé. Cependant, si ce type d'incident malheureux se reproduit, vous pourriez soudainement vous rendre compte que vous avez dépassé votre budget de manière significative.

Un gestionnaire de projet chevronné se prépare à l'avance aux risques liés à un projet. En convoquant une réunion remue-méninges avec votre équipe de projet pour dégager les risques possibles, vous pouvez élaborer un plan en vue de faire face à de nombreuses situations, au besoin. Si vous déterminez les risques et vous y préparez efficacement, vous pouvez réduire au minimum les effets défavorables des risques lorsqu'ils surviennent. Au début de la planification de votre projet, il est très important de déterminer si les intervenants sont prêts à accroître le temps, les ressources et les fonds budgétisés, en cas de risques.

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Examen

À la fin du projet, il est utile d'effectuer un examen final, étape par étape. Si vous avez documenté les étapes tout au long du projet, vous vous êtes grandement facilité la tâche liée à l'examen final. Examinez ce qui s'est bien déroulé et à quels endroits le résultat n'a pas été à la hauteur de vos attentes. Les renseignements que vous rassemblez pourront vous être très utiles lorsque vous commencerez à planifier votre projet à venir.

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