Politique 2.3.5 : Contrôle des chèques

Entrée en vigueur : Le 1er avril 1999
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

La Société assure le traitement, la garde et le contrôle des chèques qu’elle émet en instaurant des procédures, des lignes directrices et des normes adéquates pour tous les aspects de la production des chèques, à savoir la commande des formules, l’émission, l’impression, la signature, la distribution et le remplacement des chèques.

ANTÉCÉDENTS

  • Cette politique a été mise à jour en juillet 2007.
  • Cette politique a été mise à jour en novembre 2003.
  • La présente politique remplace la politique nationale de Finances et Administration nationales no 202.10 – Contrôle des formules de chèques.

RÉFÉRENCES

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toute question concernant l'interprétation ou l'application de cette politique, s'adresser au directeur des Politiques et du Contrôle interne. La responsabilité pour l’interprétation de cette politique revient au directeur, Gestion de la trésorerie.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général.

ANNEXE A - PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES


Même si les chèques sont normalement imprimés par les Services partagés, l’établissement de Toronto possède une imprimante ainsi qu’un stock de formules de chèque pour produire des chèques de nature urgente ou assurer la relève des Services partagés, le cas échéant. Les procédures et lignes directrices ci-dessous s’appliquent à tous les services assurant l’impression de chèques.

1.1 Contrôle des chèques

En concertation avec le directeur, Gestion de la trésorerie, le contrôleur régional à Ottawa commande les formules de chèque. Celles-ci doivent respecter les normes de l’Association canadienne des paiements (ACP) et intégrer toutes les caractéristiques nécessaires pour prévenir la fraude et le vol.

Le chef, Décaissements (Services partagés) établit les procédures et les lignes directrices nécessaires au contrôle des chèques des Comptes créditeurs et de la Paie des artistes et des occasionnels, ce qui comprend l’utilisation et l’entreposage des formules, et veille au respect de ces procédures et lignes directrices. Le chef, Paie nationale et Prestations des retraités (Services partagés) assure les mêmes responsabilités à l’égard des chèques servant à la Paie nationale. Ces responsabilités comprennent principalement :

  • l’entreposage et la distribution des formules de chèque;
  • l’impression des chèques, la protection et l’utilisation des cartes de signature;
  • la distribution des chèques imprimés;
  • le remplacement et la révision des chèques émis;
  • le contrôle des chèques retournés ou non présentés pour paiement.

1.2 Répartition des tâches

Il incombe au directeur, Gestion de la trésorerie d’obtenir les spécimens de signature nécessaires pour les chèques institutionnels.

Les chefs, Décaissements et Paie veillent à la répartition appropriée des tâches liées à la production des chèques, notamment :

  • Ils voient à ce que les employés chargés de la signature ou de la distribution des chèques ne soient pas autorisés à participer à d’autres étapes du traitement des chèques telles que le contrôle des formules de chèque, l’impression des chèques ou le rapprochement des comptes bancaires.
  • Ils veillent à ce que les agents chargés de la signature des chèques s’assurent que le nombre de chèques signés correspond au nombre de chèques émis et imprimés, et que la qualité de l’impression et l’emplacement de la signature sur les formules sont conformes aux normes de l’Association canadienne des paiements (ACP).
  • Ils s’assurent que les chèques sont distribués directement aux bénéficiaires. Les chèques non distribués ne sont pas retournés aux personnes ayant participé à leur préparation ni aux responsables qui ont demandé ou autorisé le paiement. Le premier agent financier peut toutefois autoriser expressément d’autres dispositions pour la distribution. Les pièces accompagnant le chèque, le cas échéant, devraient être postées dans la même enveloppe que le chèque.

1.3 Chèques annulés ou retenus

Les chèques annulés ou retenus pour quelque raison que ce soit seront immédiatement rendus non négociables par l’application de l’une des deux méthodes suivantes :

  1. La mention « Pour dépôt seulement au compte de la Société Radio-Canada » est estampillée sur le chèque et celui-ci est déposé dans le compte chèques de la Société.
  2. La mention « ANNULÉ » est estampillée ou inscrite manuellement sur le recto du chèque et l’information sur le compte bancaire figurant sur la ligne d’encodage par reconnaissance de caractères magnétiques est perforée.

L’annulation et le remplacement des chèques et paiements des Comptes créditeurs sont effectués par les Services partagés – Décaissements. Dans le cas de chèques de la Paie nationale et de la Paie des artistes et des occasionnels, les Services partagés – Décaissements et les Services partagés – Paie suivent les procédures établies en collaboration avec la Gestion de la trésorerie. Pour obtenir ces procédures, prière de s’adresser au directeur, Gestion de la trésorerie.

Les Services partagés – Décaissements et Paie se chargent de toutes les annulations de chèques de paie, de même que de tous les rajustements, remplacements et recouvrements au profit d’un tiers.

1.4 Chèques de paie non livrables

Tous les chèques de rémunération émis qui n’ont pas été livrés pour quelque raison que ce soit (parce que le bénéficiaire est introuvable, par exemple) dans les trente (30) jours civils suivant la date du paiement sont conservés par les Ressources humaines, puis remis au premier agent financier local pour être déposés dans un compte de la Société. Un crédit est alors inscrit au compte des chèques de paie non remis (compte SAP no 22794).

Les chèques de rémunération non livrables qui n’ont pas été réémis dans les 180 jours de leur date d’émission initiale sont remis à Travail Canada, ce qui décharge la Société de sa responsabilité à l’endroit du bénéficiaire. Aucun chèque de remplacement ne sera émis pour les chèques de paie remis à Travail Canada conformément à la clause 23 du Règlement du Canada sur les normes de travail (Versement du salaire, de l’indemnité de congé annuel ou de jour férié ou de toute autre forme de rémunération, lorsque l’employé est introuvable). Les Normes du travail du Canada ne s’appliquent qu’aux salaires versés à des employés (qu’il s’agisse d’employés permanents, occasionnels ou contractuels) et non aux paiements versés à des entrepreneurs indépendants ou à des pigistes, ni aux droits et tantièmes versés de façon courante aux artistes. Les Normes du travail du Canada s’appliquent à tous les modes de paiement, y compris les virements automatiques.

1.5 Chèques de remplacement et chèques révisés

Chèque de remplacement : Chèque qui en remplace un autre et dont le bénéficiaire et le montant sont identiques à ceux du chèque original.

Chèque révisé : Chèque qui en remplace un autre, mais qui est d’un montant différent ou émis à l’ordre d’une autre personne.

Les procédures détaillées concernant l’émission de chèques de remplacement sont établies par la Gestion de la trésorerie, en consultation avec les Services partagés – Décaissements et Paie. Ces procédures renferment la marche à suivre pour annuler et remplacer des chèques, et définissent les rôles et responsabilités de chacune des parties en cause. Un exemplaire des procédures est transmis sur demande aux bureaux financiers de même qu’aux Services partagés – Décaissements et Paie, ou lorsque des révisions sont faites.

Pour remplacer un chèque qui n’a pas été reçu par le bénéficiaire désigné, mais qui a été compensé par la banque, les Services partagés – Décaissements et Paie doivent d’abord obtenir une déclaration solennelle ou une lettre d’engagement du bénéficiaire. La Gestion de la trésorerie recouvrera les fonds de la banque, puis elle indiquera aux Services partagés – Décaissements quand émettre le chèque de remplacement.

1.6 Chèques non présentés pour paiement

Il incombe à la Gestion de la trésorerie d’assurer la comptabilisation et l’annulation de tous les chèques non présentés pour encaissement par le bénéficiaire désigné, comme suit :

  • Le solde de tous les chèques périmés figurant dans les différents comptes pour chèques émis mais non compensés à la fin de l’exercice est porté au crédit de la réserve pour chèques non réclamés.
  • Les chèques non encaissés cinq ans après leur émission sont radiés des registres de chèques émis et leur valeur est créditée comme revenu au poste Chèques non réclamés par le bénéficiaire.
  • Toute demande de remplacement de chèques radiés des livres doit être autorisée par le directeur, Gestion de la trésorerie. Le montant des chèques de remplacement est porté en diminution des revenus comptabilisés au poste Chèques non réclamés par le bénéficiaire.

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