Politique 2.9.6 : Gestion des courriels

Entrée en vigueur : 1er mars 2013
Responsabilité : Vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale

ÉNONCÉ

Tous les employés ont la responsabilité de conserver de manière sécuritaire les courriels considérés comme étant des « documents d’affaires » en les transférant dans le Système de gestion des documents et dossiers électroniques (SGDDE) pour y être stockés, dès que cela est possible, afin de permettre leur recherche et récupération efficace et prévenir leur destruction inopportune.

APPLICATION

La présente politique s’applique à tous les employés de CBC/Radio-Canada.

DESCRIPTION

Les documents d’affaires – y compris les courriels qui constituent des documents d’affaires ou qui en contiennent – sont conservés dans Livelink afin que le SGDDE puisse être utilisé pour les classer, les conserver et les supprimer selon les procédures appropriées.

Les employés peuvent conserver des « courriels temporaires » dans leur compte de courrier électronique pour une période ne devant pas excéder un an après la réception ou la création des courriels. À compter du 1er janvier 2015, le système de courrier électronique éliminera automatiquement tout courriel datant de plus d’un an dans les comptes des utilisateurs.

En cas de demande d’accès à l’information ou de litige en cours ou anticipé, les courriels, comme tout autre document, qu’il s’agisse de documents d’affaires ou temporaires, doivent être conservés (en les transférant dans Livelink) à moins d’avis contraire du Bureau de l'accès à l'information ou des Services juridiques.

INTERPRÉTATION ET APPLICATION

L’interprétation ou l’application de la présente politique incombe au Secrétariat général.

HISTORIQUE

Il s’agit de la première version de cette politique.

RÉFÉRENCES

Politiques :
2.5.1 – Sécurité des technologies de l’information (TI) et utilisation par les employés des biens TI
2.9.1 – Gestion des documents et de l'information
2.9.2 – Protection des renseignements personnels et la vie privée
2.9.5 – Accès à l'information

PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

Les courriels qui constituent des « documents d’affaires » ou qui en contiennent (c’est-à-dire, les courriels qui concernent des décisions ou des mesures opérationnelles) doivent être transférés dans le référentiel Livelink pour y être conservés. Le Système de gestion des documents et dossiers électroniques (SGDDE) de CBC/Radio-Canada sera alors utilisé pour les classer, les conserver et les supprimer selon les procédures appropriées.

DÉFINITIONS

Documents d’affaires : documents, quel que soit le support, créés ou acquis parce qu’ils permettent et documentent la prise de décisions relatives aux émissions, aux services et à l’exploitation continue, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation. Exemples de documents d’affaires :

  • Transactions : commandes, reçus, demandes, confirmation.
  • Interactions avec les clients, fournisseurs, partenaires ou autres ministères et agences.
  • Documents de planification : budgets, prévisions, plans de travail, plans directeurs, schémas.
  • Rapports, politiques, notes d’information, notes administratives ou autres documents soutenant les activités opérationnelles – toutes les versions importantes (incluant celles qui ont été distribuées pour être commentées ou qui contiennent des commentaires relativement au contenu et qui témoignent de l’évolution du document), la version finale, l’information sur la distribution.
  • Documents concernant les réunions : ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus décisionnels.
  • Documents concernant les comités : mandats, liste des membres.
  • Documents concernant les clients : demandes, évaluations, courriels, évaluations, etc.
  • Documents concernant les discussions, les délibérations ou toute situation en lien avec les documents ci-dessus et qui documentent les décisions prises ainsi que la logique suivie.

Documents temporaires : Documents de nature temporaire, quel que soit le support, qui ne sont nécessaires que durant une brève période, le temps de terminer un travail de nature courante. Ils ne sont pas essentiels à la documentation des activités entreprises ou exécutées par CBC/Radio-Canada et ne sont pas utilisés à des fins juridiques, réglementaires, administratives, opérationnelles ou d’archives. Les documents temporaires ne servent pas à établir des politiques, des lignes directrices ou des procédures, ni à documenter les fonctions ou activités essentielles de la Société. Ils ne font pas l'objet de mesures officielles et n’ont pas de valeur de documentation, de preuve ou d’archives. Exemples de documents temporaires :

  • Ébauches sans importance particulière qui n’ont jamais été distribuées officiellement.
  • Ébauches annotées et dont les annotations sont reprises dans une version subséquente, sans toutefois prouver les décisions liées à l’évolution du document final.
  • Copie d’un document conservé à des fins de consultation ou comme copie de commodité seulement.
  • Données extraites d’un document d’affaire existant.
  • Communications non officielles, comme des invitations à participer à des réunions ou à des déjeuners.

Processus de gestion des courriels

Le tableau ci-dessous illustre le processus à suivre pour traiter les courriels.

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