Entrée en vigueur : le 1er avril 2013
Responsabilité: Vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale
RESPONSABILITÉ
La présente politique relève du président-directeur général et les Services juridiques sont responsables de sa mise en œuvre et de son interprétation. Tous les postes autorisés (selon la définition donnée dans la présente politique) dans la délégation du président-directeur général veillent à son application et doivent s’assurer que les employés s’y conforment au sein de leur composante respective.
ÉNONCÉ
Le but de la présente politique est d'assujettir l'autorisation des contrats à des contrôles adéquats afin de protéger les biens de CBC/Radio-Canada contre les pertes financières dues à la fraude, au vol ou à l’usage non autorisé, de protéger CBC/Radio-Canada contre toute responsabilité injustifiée, d’assurer un traitement uniforme au sein de CBC/Radio-Canada et de produire des documents fiables sur les obligations et les droits de la Société pour usage interne et pour l’établissement de rapports externes.
Aux fins de la présente politique, on entend par « contrat » tout document qui engage CBC/Radio-Canada, notamment les ententes, les conventions, les ordres d’exécution, les contrats d’achat au clic ou toute autre entente en ligne, les lettres d’intention ayant force exécutoire, les bons de commande, les contrats, les conventions collectives, les règlements, les quittances et les conventions de syndicats d’artistes, à l’exception des contrats de travail qui sont régis par la Politique 2.2.04 : Rémunération.
La présente politique s'applique à la signature des contrats engageant CBC/Radio-Canada. Elle repose sur le principe qu'une délégation du pouvoir de signature responsable et axée sur la gestion du risque est indispensable à la préservation d'une saine gestion d'entreprise à CBC/Radio-Canada, à condition que les contrôles adéquats soient en place, que la délégation soit appliquée de façon uniforme et qu'il y ait une responsabilisation appropriée.
La présente politique s’appuie sur les principes suivants :
A. La délégation du pouvoir de signature est accordée à un poste (« poste autorisé »), et non à une personne nommément désignée. On s'attend à ce que chaque délégant s’assure que son délégataire (« délégataire autorisé ») soit capable d'assumer la responsabilité qui lui incombe, compte tenu de sa fonction, de son niveau d'autonomie opérationnelle ou professionnelle et de sa formation. En conséquence, lorsqu’une personne quitte un poste autorisé, elle perd le pouvoir de signature associé à ce poste autorisé.
B. Tous les contrats, sauf dans les cas d'exception décrits ci-dessous, nécessitent deux signatures. Avant de signer, on s'attend à ce que chaque signataire/délégataire s'assure de consulter toutes les composantes de CBC/Radio-Canada ayant un intérêt dans le contrat et une connaissance particulière du contrat. Le « principal signataire » est le subordonné direct du président-directeur général ou son délégataire, tel que défini à l'Annexe A, et est rattaché à la composante qui est signataire principale d'un contrat, compte tenu de la majeure partie des critères suivants : l'objet du contrat, la composante qui détient le budget requis et la composante qui assure l'exécution du contrat. Le « cosignataire » joue un rôle de contrôle et d'équilibre en sa qualité de personne qui appose une deuxième signature.
APPLICATION
La présente politique s’applique à tous les employés de CBC/Radio-Canada.
ANTÉCÉDENTS
La présente version révisée de la Politique 2.9.03 : Délégation du pouvoir de signature remplace la politique sur la DPS datée du 1er juin 2004.
RÉFÉRENCES
Politique 2.2.03 : Conflits d’intérêts et questions de déontologie
Politique 2.2.04 : Rémunération
Politique 2.4.01 : Services juridiques
Politique 2.9.01 : Gestion des documents et de l’information
Résolution habilitante du président-directeur général
PERSONNE RESPONSABLE
Vice-présidente, Services juridiques, avocat-conseil et secrétaire générale
PROCEDURPROCÉDURE PRÉVUE PAR LA POLITIQUE SUR LA DÉLÉGATION DU POUVOIR DE SIGNATURE
1. GÉNÉRALITÉS
a) La délégation du pouvoir de signature (« DPS ») résulte de la résolution habilitante du président-directeur général adoptée par le Conseil d'administration de CBC/Radio-Canada. Cette résolution fixe les limites dans lesquelles le président-directeur général de CBC/Radio-Canada peut signer des contrats, et permet la délégation de ce pouvoir, sans autre approbation du Conseil d’administration. Ce pouvoir n’inclut pas le pouvoir d’engager la Société dans de nouvelles entreprises commerciales, ni le pouvoir de supprimer ou de faire cesser les activités d’une division ou d’une composante, ni le pouvoir de se départir d’une partie importante des actifs d’une division ou d’une composante; toutes ces activités nécessitant l'approbation du Conseil d'administration.
b) Le président-directeur général délègue le pouvoir de signer des contrats aux postes autorisés énumérés à l'Annexe A dans les limites établies par celle-ci. Il peut également déléguer un pouvoir de signature supplémentaire hors du cadre de la présente politique ou, si cela dépasse les limites de ses pouvoirs de signature, le Conseil d'administration peut autoriser un signataire par voie de résolution.
c) Le subordonné direct du président-directeur général de chaque composante énumérée à l'Annexe A est responsable de toutes les délégations et de tous les contrats correspondant à la description du pouvoir de la composante. Chaque signataire principal a la responsabilité de consulter toutes les autres composantes qui ont un intérêt et une connaissance particulière du contrat ou de s'assurer qu'une consultation adéquate a eu lieu. Les Communications doivent être consultées pour tous les contrats ayant une incidence sur l'image de marque de CBC/Radio-Canada.
d) La DPS ne peut être exercée qu'une fois que le délégataire autorisé a complété la formation sur les politiques et les procédures de la DPS. La formation est donnée par les Services juridiques et administrée par Personnes et Culture.
e) Tout contrat engageant CBC/Radio-Canada doit être confirmé par un écrit signé conformément à la présente politique, sous réserve des exceptions prévues par cette politique.
f) Sauf pour les exceptions mentionnées à la partie 3, chaque contrat doit être signé par deux délégataires autorisés. Le délégataire autorisé en qualité de principal signataire ne peut en acune cas être la même personne que le cosignataire. Les délégataires autorisés doivent relever de composantes différentes comme il est décrit ci-dessous, sauf lorsqu'un délégataire autorisé a un double lien hiérarchique avec différentes composantes ou lorsque le subordonné direct du président-directeur général pour la composante, a plus d’un mandat. Dans ce cas, les délégataires autorisés peuvent relever de la même composante.
i. Dans le cas de contrats comportant une composante financière, qu'il s'agisse de liquidités ou d’un contrat-échange, l'une des signatures doit être celle du chef de la direction financière (CDF), ou de son délégataire, conformément aux procédures établies dans [document des procédures à venir].
ii. Lorsque la composante du CDF est le principal signataire, le cosignataire peut aussi être de la composante CDF, pourvu que le cosignataire n’ait pas le même lien hiérarchique que principal signataire.
La DPS n'est pas une délégation de responsabilité. Un délégataire autorisé peut signer des contrats seulement dans son domaine de responsabilité et seulement s'il est en mesure d'en assumer la responsabilité, compte tenu de sa fonction et de son degré d'autonomie opérationnelle ou professionnelle. Le délégataire autorisé et son supérieur direct sont tous les deux responsables des clauses commerciales du contrat, et ils doivent s'assurer que :
i. le contrat respecte les plans stratégiques, le budget et les plans de gestion de la Société;
ii. la Société pourra remplir ses obligations en vertu du contrat;
iii. le contrat est conforme aux lois applicables (y compris la Loi sur la radiodiffusion), aux règlements administratifs, aux résolutions du Conseil d’administration, aux politiques, aux lignes directrices, aux procédures et aux autres contrats par lesquels CBC/Radio-Canada est liée;
iv. on a procédé à un examen d'un niveau et d'un type appropriés pour le contrat et on a obtenu les approbations requises;
v. des plans d'atténuation des risques sont en place pour tout risque juridique ou risque d’affaire important qui a été identifié.
2. GUIDE D'INTERPRÉTATION
a) Le pouvoir de signature ne peut être délégué qu'aux employés de CBC/Radio-Canada; il ne peut pas être délégué à un consultant, à un entrepreneur indépendant ou à un employé assujetti à une convention collective (sauf lorsque cela est stipulé expressément à l'Annexe A).
b) Puisque la DPS est inhérente à un poste, dans un cas où une personne a été nommée temporairement à un poste (c’est-à-dire à titre intérimaire), les niveaux de délégation rattachés à ce poste sont automatiquement dévolus à cette personne agissant à titre intérimaire, à condition que cette dernière ait complété la formation sur la DPS requise.
c) Dans le cas d'une absence à court terme, la personne titulaire du poste autorisé peut désigner par écrit, pour une période n'excédant pas 30 jours consécutifs, un titulaire temporaire du poste autorisé afin qu'il puisse exercer tous les pouvoirs rattachés à ce poste, à moins qu'il ne soit prévu autrement dans le processus de désignation de la personne titulaire du poste en question. La DPS ne peut pas être sous-déléguée d'une autre façon que celle décrite aux présentes.
d) Chaque contrat doit être rédigé suivant un modèle de document approuvé par les Services juridiques conformément à la Politique 2.4.01 : Services juridiques, ou être révisé par les Services juridiques avant sa signature.
e) Le montant maximal payable aux termes d'un contrat détermine le niveau de délégation adéquat. Le calcul de l'engagement financier total et la durée du contrat doivent inclure toutes les options (renouvellements, prolongations, augmentation de volume ou de quantité, éventualités, mises à niveau, etc.) pouvant s'ajouter aux conditions initiales du contrat, ainsi que tous les coûts et dépenses pour la durée du contrat et toutes les options potentielles avant les taxes applicables.
f) Les pratiques qui vont à l'encontre de l'intention et des objectifs de la présente politique sont expressément interdites, notamment :
i. diviser les contrats en plus petites parties pour contourner les limites d'autorisation;
ii. conclure un contrat en sachant que celui-ci est insuffisant pour l'exécution du travail demandé ou la production des biens commandés.
g) Un délégataire autorisé ne peut pas exercer son pouvoir lorsque la personne a un conflit d'intérêt réel et/ou perçu (voir la Politique 2.2.03 : Conflits d'intérêts et questions de déontologie).
3. EXCEPTIONS À l'EXIGENCE DE DOUBLE SIGNATURE
a) contrats pour des biens et services, des installations ou liés à la programmation (comme l'octroi de licences et la production) d'une valeur de 10 000 $ ou moins;
b) contrats pour retenir les services de conseillers juridiques externes;
c) contrats de vente de temps publicitaire d’une valeur inférieure à 5 millions de dollars et d’une durée de moins de trois ans;
d) ententes de confidentialité.
4. CONSERVATION DES CONTRATS
a) Chaque composante est responsable de conserver et de stocker tous les contrats signés conformément à la Politique 2.9.01 : Gestion des documents et de l'information et d'assurer le respect des clauses du contrat.
b) Une copie signée de tous les contrats (autres que des contrats pour retenir les services de conseillers juridiques externes) doit être expédiée à Finances et Administration ou selon ce qui est prévu aux présentes.
5. MODE DE SIGNATURE
Les contrats peuvent être signés de différentes façons :
a) Signature personnelle du délégataire autorisé.
b) Approbation des contrats par le délégataire autorisé traité de façon électronique par Livelink ou par d'autres moyens d'approbation électronique, selon ce qui a été déterminé par Finances et Administration.
c) S'il y a lieu, le secrétaire général peut apposer le sceau de CBC/Radio-Canada sur le contrat. Le secrétaire général ne sera pas tenu de signer les documents sur lesquels le sceau de CBC/Radio-Canada est apposé.
d) L’approbation des bons de commande par voie électronique (courriel ou autre) est acceptée à condition que l’accès à l’outil de communication utilisé soit suffisamment sécuritaire et adéquatement contrôlé, selon ce qui a été déterminé par Finances et Administration.
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