Politique 2.3.2 : Immobilisations - Procédures et lignes directrices

Entrée en vigueur : Le 1^er avril 1998
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

1. BUT

Les présentes procédures et lignes directrices nationales ont pour but d'aider les gestionnaires à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion et de contrôle des immobilisations, notamment la passation en temps utile des écritures relatives au coût et à l'amortissement des biens, ainsi que l'enregistrement des acquisitions, radiations, transferts et aliénations, y compris l'identification et la vérification physique des biens.

2. RESPONSABILITÉS DE LA DIRECTION

Il incombe à la direction de mettre en œuvre les politiques, procédures, lignes directrices et méthodes de contrôle voulues pour garantir que les biens immobilisés sont protégés et contrôlés de manière efficace et efficiente contre la perte et le vol.

3. DÉFINITIONS ET TRAITEMENT COMPTABLE

3.1.0 Immobilisations

Une immobilisation est un bien corporel de nature durable et dont la vie utile couvre plus d'un cycle comptable.

Le Manuel de l'ICCA donne une définition encore plus précise en ajoutant que les immobilisations sont des éléments d'actif identifiables qui doivent satisfaire à tous les critères suivants :

ils sont destinés soit à être utilisés pour la production de biens, pour la prestation de services ou pour l'administration, soit à être donnés en location à des tiers, soit à servir au développement , à la mise en valeur, à la construction, à l'entretien ou à la réparation d'autres immobilisations;
ils ont été acquis, construits, développés ou mis en valeur en vue d'être utilisés de façon durable;
ils ne sont pas destinés à être vendus dans le cours normal des affaires.
Les immobilisations incorporelles sont des articles sans substance corporelle tels qu'un fonds commercial ou une amélioration locative (à l'exclusion des biens déménageables capitalisés) dont le coût est supérieur au niveau de capitalisation, établi par la Société.

3.1.1 Dépenses ultérieures

Les dépenses relatives aux ajouts, aux améliorations, aux réparations extraordinaires et aux remplacements des pièces d'un ensemble, dans la mesure où elles visent à accroître le potentiel de service ou de rendement d'une immobilisation, sont classées comme « améliorations » dans le Manuel de l'ICCA et elles sont capitalisées, c'est-à-dire ajoutées à la valeur du bien. Les coûts engagés pour le maintien du potentiel de service d'une immobilisation correspondent à une réparation, et non à une amélioration; ces coûts sont imputés à l'exploitation. Le potentiel de service peut être accru lorsque la capacité de production physique ou de service estimée antérieurement est augmentée, que les frais d'exploitation y afférents sont réduits, que la durée de vie ou durée de vie utile est prolongée ou que la qualité des extrants est améliorée.

Les dépenses qui sont capitalisées sont inscrites dans les registres des immobilisations et le coût des éléments remplacés est supprimé (c'est-à-dire radié). S'il est impossible d'établir ce coût, on impute tout simplement à l'exploitation les dépenses au titre des pièces de remplacement, et la valeur originale des éléments remplacés continue d'être amortie comme auparavant.

3.1.2 Niveau de capitalisation

Il est d'usage normal, dans les affaires, de définir un niveau en dollars et un nombre minimum d'années de vie utile en deçà desquels les dépenses ne sont pas capitalisées. La Société a défini arbitrairement un niveau administratif de démarcation (5 000 $ à compter du 1er avril 1993), qui fait l'objet d'une révision et d'un rajustement ou d'une confirmation tous les cinq ans. Les biens dont le coût en place est supérieur à ce niveau sont capitalisés individuellement, inscrits dans les registres et contrôlés conformément aux procédures et lignes directrices établies.

Le coût des biens en place comprend le prix de base brut (à l'exclusion du produit des échanges), les frais d'expédition, toutes les taxes fédérales, y compris les droits de douane et d'accises (mais pas la TPS), les taxes provinciales et tous les autres frais inclus dans la facture. La TPS, qui est considérée comme un élément du fonds de roulement, n'est pas incluse dans le coût en place des biens achetés. Par souci de simplicité, les autres frais facturés séparément (p. ex., les frais d'expédition), s'il est difficile de les relier aux biens en question, ne sont pas inclus dans le coût en place pour ce qui est du niveau de capitalisation.

Les procédures et les lignes directrices concernant le niveau de capitalisation et le coût en place s'appliquent également aux projets gérés de façon autonome par des composantes, comme l'installation de réseaux informatiques, de systèmes téléphoniques et d'autres équipements de communications.

Il existe deux exceptions à la limite de capitalisation, une pour la classe 1000 - terrains et l'autre pour la classe 10000 - Oeuvres d'art. Peu importe la valeur, toutes les acquisitions de terrain ou d'oeuvre d'art doivent êtres capitalisées, enregistrées et contrôlées en accord avec les procédures établies.

3.1.3 Biens n'appartenant pas à la Société

Les dépenses associées à des biens n'appartenant pas à la Société ou requises pour l'exploitation d'installations telles que les systèmes d'égouts et les circuits électriques, téléphoniques ou de diffusion, sur lesquelles la Société n'a pas de titre, seront amorties à 100 % comme il est prescrit à l'annexe A.

3.1.4 Capitalisation des ordres d'exécution

Lorsqu'un ordre d'exécution est capitalisé, les coûts compilés sont résumés et virés du compte des travaux en cours au compte approprié de l'actif du grand livre général. Dans le cas des acquisitions dont le code d'imputation est « A » (actif), tous les coûts sont capitalisés et inscrits dans le grand livre général au moment de la réception du bien. Pour ce qui est des acquisitions dont le code d'imputation est « P » (projet), les coûts sont capitalisés lorsque l'ordre d'exécution est terminé ou à la date où le bien est mis en service. Les coûts directs de main-d'œuvre et les coûts divers seront imputés aux biens du projet selon la vraisemblance, l'importance relative et la meilleure information existante.

Certains biens achetés dans le cadre d'ordres d'exécution ne peuvent être capitalisés ou mis en service avant l'achèvement de l'ordre d'exécution (immeubles, émetteurs, régies centrales, etc.). Dans ces cas, les coûts directs de main-d'œuvre et les coûts divers sont imputés au coût total des biens individuels à la fin du projet.

Les coûts liés aux biens achetés dans le cadre d'un ordre d'exécution qui ne peuvent être capitalisés tant que l'ordre d'exécution n'est pas achevé (immeubles, émetteurs, etc.) sont inscrits dans le compte des travaux en cours à la fin de l'exercice.

3.1.5 Biens de valeur inférieure au niveau de capitalisation

Les biens de valeur inférieure au niveau de capitalisation dans un projet peuvent être financés soit par le crédit d'immobilisations, soit par le crédit d'exploitation, selon les règles, procédures et lignes directrices établies relativement au processus d'immobilisation. De manière générale, les biens de valeur inférieure au niveau de capitalisation faisant partie intégrante d'un projet approuvé sont financés à même le crédit des immobilisations, tandis que les biens de valeur inférieure au niveau de capitalisation qui sont autonomes sont normalement financés par le crédit d’exploitation.

3.1.6 Pièces de rechange

L'achat et l'installation de nouveaux équipements peuvent s'accompagner de l'achat d'une provision de pièces de rechange. C'est la direction qui décide de l'achat de ces pièces de rechange, en tenant compte de facteurs comme les besoins d'exploitation, les besoins perçus d'approvisionnement pour l'avenir, etc. Le coût original de ces pièces de rechange est capitalisé, imputé au crédit des immobilisations et amorti à 100 %.

3.1.7 Projet d'ingénierie abandonné

Lorsqu'un projet d'ingénierie déjà approuvé et inscrit comme immobilisation est abandonné, les biens immobilisés relevant de ce projet sont transférés à d'autres projets, tandis que tous les autres coûts sont amortis immédiatement à 100 % et imputés au crédit des immobilisations.

3.1.8 Location-acquisition

Le contrat de location-acquisition est un contrat qui attribue au locataire tous les avantages et les risques de la situation de propriétaire. Il suffit qu'une seule des conditions suivantes figure dans le contrat original de location pour qu'il s'agisse d'une location-acquisition.

Le contrat stipule que le titre de propriété est acquis au locataire au terme de la durée du bail.
Le contrat comporte une option d'achat en faveur du locataire et les conditions suivantes existent :
- il y a, dès le début du bail, une assurance suffisante que l'option sera exercée;
- le prix de l'option d'achat est suffisamment inférieur à la juste valeur marchande à la date où l'option peut être exercée (la juste valeur marchande étant le prix de vente à un tiers non apparenté).
La durée du bail couvre 75 % ou plus de la vie utile du bien loué, calculé d'après les taux d'amortissement courants établis par la Société pour des immobilisations similaires.
La valeur actualisée, à la date d'entrée en vigueur du bail, des paiements minimums exigibles, incluant la valeur résiduelle garantie, mais excluant les frais accessoires et les intérêts, correspond à 90 % ou plus de la juste valeur marchande du bien loué, à l'entrée en vigueur du bail.

4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

4.1 FINANCES ET ADMINISTRATION NATIONALES

Au niveau national, il s'agit essentiellement de définir les critères comptables et les exigences des politiques, de même que les procédures, lignes directrices et méthodes de contrôle financier et physique des biens, ainsi que de coordonner et de surveiller leur application. Plus précisément, les responsabilités suivantes relèvent du directeur des Politiques et du Contrôle interne :

déterminer les obligations comptables et autres imposées à la Société par :
- les règlements fédéraux, provinciaux et locaux;
- les exigences du Conseil du trésor, du contrôleur général des finances, du ministre, du Bureau du vérificateur général (BVG), du Comité des comptes publics, etc.;
- les principes comptables généralement reconnus promulgués par l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA);
mettre au point les politiques, lignes directrices, normes et procédures voulues pour garantir :
- que les critères comptables de la Société sont suffisamment connus;
- que leur application est uniforme;
veiller à ce que les systèmes adéquats soient en place pour surveiller, contrôler, protéger et gérer les biens immobilisés;
surveiller les comptes, les registres et les programmes de gestion des réseaux et des régions pour s'assurer que l'on se conforme aux critères de la Société énoncés dans les politiques, les lignes directrices et les procédures.

4.2 ACQUISITION DE BIENS (IMMOBILISÉS ET NON IMMOBILISÉS, Y COMPRIS L'AMEUBLEMENT DE BUREAU)

4.2.1 Finances et Administration - Gestion des approvisionnements

Le Service de la gestion des approvisionnements a la responsabilité de s'assurer que les approbations pour les achats/acquisitions de biens sont conformes aux politiques de DPF et de DPS. Il s'occupe de faire tous les achats/acquisitions de la Société, y compris les biens immobilisés et non immobilisés, sur réception de l'approbation du gestionnaire compétent, conformément aux normes établies par les Services immobiliers concernant l'achat d'ameublement de bureau.

Afin que les biens attrayants de faible valeur définis à l'annexe D soient enregistrés et comptabilisés dans SAP, ils doivent être traités par l'entremise de la Gestion des approvisionnements, peu importe leur valeur. L'achat de ces biens ne doit pas se faire au moyen de la petite caisse ou d'une caisse de production, ni au moyen d'une carte d'achat.

4.2.2 Services immobiliers

Les Services immobiliers sont la responsabilité d'établir les normes de la Société relativement à l'achat/acquisition d'ameublement de bureau et de communiquer ces normes à tous les échelons de la direction, y compris la Gestion des approvisionnements. Les normes et les critères établis doivent tenir compte de l'ergonomie, du confort, du rapport qualité-prix et de la polyvalence requise pour répondre aux besoins prévus ou futurs.

Les Services immobiliers doivent faire le suivi des garanties relatives aux ententes d'achat nationales pour garantir que, à long terme, tous les espaces de travail sont comparables et gérés de manière cohérente.

Les Services immobiliers collaboreront avec la Gestion des approvisionnements relativement au processus d'appel d'offres pour les ententes nationales d'achat d'ameublement de bureau.

4.2.3 SNC-Lavalin O&M

Lorsque cela est approprié, et afin de profiter d'économies négociées, la Gestion des approvisionnements peut confier à SNC-Lavalin O&M l'achat d'ameublement au nom de la Société. Le cas échéant, la Gestion des approvisionnements et SNC-Lavalin O&M doivent s'assurer que les approbations adéquates ont été obtenues des gestionnaires dotés de la responsabilité et de l'autorité nécessaires pour de tels projets d'immobilisation et d'exploitation. SNC-Lavalin O&M ne réclamera à la Société aucuns frais d'administration en rapport avec ces achats d'ameublement.

4.3 GESTION ET CONTRÔLE DES BIENS

Le premier agent financier d'un réseau ou d'une région a pour responsabilité d'assurer le maintien des livres comptables et du registre des immobilisations conformément aux principes comptables généralement reconnus ainsi qu'aux politiques et procédures de la Société. Il incombe au premier agent financier de certifier les états et le bilan de fonctionnement en ce qui a trait aux valeurs des biens et aux dépenses d'exploitation connexes, ce qui nécessite des inventaires et des vérifications périodiques afin d'identifier correctement les biens et de confirmer leur existence.

Plus particulièrement, le premier agent financier doit s'assurer que le grand livre général donne des précisions sur les biens:

acquis de fournisseurs de l'extérieur;
construits localement;
acquis dans le cadre de projets approuvés;
transférés à ou par un autre établissement;
radiés ou supprimés par écriture;
aliénés.

En ce qui a trait aux biens corporels non immobilisés, les agents financiers doivent s'assurer que les gestionnaires savent quelles sont leurs responsabilités en matière de gestion des biens, et à cette fin, ils doivent fournir aux gestionnaires de l'information sur les biens à l'extérieur des établissements de la Société ainsi que sur les biens de faible valeur (BFV) qui se trouvent en deçà du niveau de capitalisation.

Les premiers agents financiers des réseaux ont également les responsabilités suivantes :

fournir un soutien et un système de rapports adéquats pour ce qui a trait aux biens immobilisés transférés aux réseaux et aux régions à l'achèvement d'un projet ou d'une tranche importante d'un projet;
collaborer étroitement avec le Service national des finances et de l'administration dans le but d'assurer la communication, l'interprétation et l'application uniforme de la politique dans les établissements des réseaux et régionaux;
examiner, contrôler et coordonner toutes les propositions de modification des biens dans SAP, notamment les ajouts, les transferts, les radiations, les ventes, les échanges et les aliénations telles qu'elles sont présentées ou proposées par le gestionnaire responsable, et obtenir l'approbation finale de ces modifications. Bien que les gestionnaires aient la responsabilité d'ajouter et de retirer les biens non immobilisés dans SAP, le Service des finances et de l'administration a la responsabilité exclusive de modifier les transactions relatives aux biens immobilisés dans SAP;
coordonner le processus d'inventaire physique;
interpréter les politiques, les procédures et les lignes directrices, en collaboration avec le directeur des Politiques et du Contrôle interne, et communiquer les interprétations aux gestionnaires;
proposer des modifications et des mises à jour des politiques, des procédures et des lignes directrices;
communiquer les nouvelles politiques, procédures et lignes directrices ainsi que les mises à jour aux gestionnaires.

Dans ce contexte, le Service des finances et de l'administration a la responsabilité de fournir les outils et les rapports associés au système SAP et d'aider les gestionnaires à s'acquitter de leurs tâches à cet égard. S'il est vrai que la responsabilité ultime incombe au Service des finances et de l'administration du réseau, le Service des finances et de l'administration de chaque région doit jouer un rôle de soutien, au besoin, et les gestionnaires régionaux sont tenus de communiquer avec le contrôleur régional pour obtenir des conseils, des avis et de l'orientation sur des questions telles que l'interprétation de la politique, l'inventaire physique, le transfert et la radiation des biens immobilisés, la gestion des biens non immobilisés, etc.

4.4 GROUPES DE MISE EN ŒUVRE DES PROJETS (INGÉNIERIE, CTD, ETC.)

Les gestionnaires de l'Ingénierie aux réseaux ont les responsabilités suivantes :

soutenir la préparation du budget des immobilisations de la Société, y compris les estimations de coûts des projets pour la composante média appropriée, de concert avec la direction du réseau ou de la région et le Service de la planification nationale;
superviser et administrer la construction et l'installation de biens dans le cadre de projets d'immobilisations, aussi bien les unités individuelles que les systèmes à composantes, dans les limites des budgets approuvés;
veiller à la protection des biens dont l'Ingénierie a la responsabilité;
examiner et recommander des normes en ce qui a trait aux biens techniques;
fournir au Service des finances et de l'administration l'aide voulue pour l'établissement des prévisions de fin d'exercice relatives aux projets d'immobilisations.

4.5 BIENS APPARTENANT À LA SOCIÉTÉ SITUÉS HORS DE SES ÉTABLISSEMENTS

LIGNES DIRECTRICES – UTILISATION ACCEPTABLE DES BIENS DE LA SOCIÉTÉ

Certains impératifs opérationnels peuvent obliger le personnel de CBC/Radio-Canada à travailler hors des établissements de la Société. À ce titre, les employés peuvent être contraints d'utiliser des biens de la Société hors des établissements de CBC/Radio-Canada.

Il incombe à chaque gestionnaire de déterminer si l'employé doit utiliser des biens de la Société hors des établissements de CBC/Radio-Canada. Le gestionnaire doit prendre en compte les éléments suivants avant de prendre ce type de décisions :

L'employé doit-il travailler en dehors des heures normales de travail?
L'employé doit-il se déplacer régulièrement dans le cadre de son travail?
Le gestionnaire ou d'autres employés de la Société ont-ils à communiquer avec l'employé très rapidement ou en dehors des heures normales de travail?
L'employé doit-il être disponible sur appel?
A-t-on convenu auparavant d'arrangements spéciaux avec l'employé relativement à ses heures de travail?

Il incombe à chaque gestionnaire de s'assurer que :

les biens appartenant à la Société sont utilisés par les employés principalement afin de servir aux affaires de CBC/Radio-Canada;
le déménagement de tels biens hors des établissements de CBC/Radio-Canada fait l'objet d'une autorisation écrite préalable, appuyée par la documentation pertinente (une liste des biens, leur code à barres et l'adresse du lieu où ils se trouvent);
les employés rendent les biens en question une fois qu'ils quittent la Société;
des contrôles adéquats sont en place pour protéger les biens en question;
les biens sont répertoriés et certifiés au moins une fois par an;
si ces biens sont gérés dans le système SAP, ils sont entrés dans le champ « OP » qui désigne les biens situés à l'extérieur des établissements de CBC/Radio-Canada;
tous les autres biens attrayants de faible valeur, conformément aux listes approuvées par la haute direction, sont enregistrés et gérés dans le système SAP - voir la liste à l'annexe D (nota : il incombe au gestionnaire concerné et non au Service des finances et de l'administration, de tenir à jour la liste approuvée des biens de faible valeur), toutefois, si les gestionnaires fournissent aux Finances un formulaire de demande d’aliénation et de radiation dûment approuvé, accompagné d’une liste des biens de faible valeur à éliminer, les Finances s’acquitteront de la demande.
la documentation relative à l'inventaire des biens est en mesure d'être produite sur demande aux fins de vérification;
chacun de ces biens porte une marque indélébile (code à barres ou mention « bien de faible valeur ») attestant qu'il appartient à CBC/Radio-Canada;
le Service des finances et de l'administration est avisé, en temps opportun, de tout transfert et de toute radiation, échange, perte et aliénation des actifs qui sont gérés dans le système SAP et qui se trouvent hors des établissements de CBC/Radio-Canada.

Chaque année, les membres de la haute direction qui relèvent directement du président-directeur général doivent remplir un formulaire de déclaration indiquant quels biens de la Société ils utilisent hors des établissements de CBC/Radio-Canada, et quels contrôles ils appliquent à la gestion de ces biens au sein de leur composante, et présenter ce formulaire au vice-président et chef de la direction financière qui veillera à ce qu'une copie du document soit envoyée aux Ressources humaines, qui l'archiveront, et une copie au service des Finances et de l'Administration pour la mise à jour de SAP.

Les Ressources humaines s'assureront que, lorsqu'un membre de la haute direction quitte la Société, les biens utilisés par ce dernier sont récupérés et que les services payés sont annulés. Lorsque les biens auront été récupérés les Ressources humaines aviseront le bureau local des Finances et de l'Administration, qui fera la mise à jour dans SAP.

Il revient à chaque composante vice-présidentielle de s'assurer que tous les employés relevant de sa compétence remplissent le formulaire de déclaration, et chaque gestionnaire concerné sera chargé de récupérer ces biens auprès des employés qui relèvent de lui lorsqu'ils quittent le service ou la Société. Sauf pour les formulaires de déclaration des membres de la haute direction qui relèvent directement du président-directeur général, les copies de tous les formulaires devraient être envoyées au premier agent financier du réseau, de la région ou de l'établissement d'appartenance, qui transmettra ces copies au bureau des Finances et de l'Administration du réseau concerné pour la mise à jour de SAP.

4.6 HAUTE DIRECTION DES COMPOSANTES MÉDIAS ET DES SERVICES DE SOUTIEN

Il incombe à la haute direction des composantes médias et des services de soutien :

d'établir les règles d'affaires relatives à la gestion des biens;
d'établir les listes des types de biens de faible valeur dont les gestionnaires doivent assurer le suivi et la gestion dans SAP.

4.7 DIRECTION DES RÉSEAUX ET DES RÉGIONS

Les gestionnaires des réseaux et des régions sont responsables de la protection, de la maintenance systématique et de l'utilisation judicieuse des biens qui leur sont confiés, de s'assurer que les politiques et procédures de la Société sont respectées, et de transmettre les renseignements pertinents au premier agent financier. Plus précisément, ces responsabilités comportent :

l'identification de toutes les immobilisations et des articles jugés attrayants, par l'application d'étiquettes d'inventaire avec code de barre;
la sécurité et la sauvegarde des biens pour en prévenir le vol et toute utilisation abusive;
l'inventaire périodique des biens afin de confirmer qu'ils existent toujours et qu'ils continuent de représenter une valeur contribuant à l'exploitation de la Société;
le maintien de documents comptables pour les biens non immobilisés jugés attrayants, en vue de vérifications éventuelles;
la communication, au Service des finances et de l'administration, des renseignements concernant tout changement à une immobilisation justifiant normalement une modification dans le registre des immobilisations (achat, échange, vente, transfert, radiation et aliénation).

Il revient au Service des finances et de l'administration d'aider les gestionnaires des réseaux et des régions à s'acquitter de ces responsabilités.

5. AMORTISSEMENT

5.1 PRINCIPES GÉNÉRAUX

On emploie le terme générique « amortissement » pour désigner la dépréciation, l'épuisement, la dévaluation ou la radiation d'éléments d'actif individuels ou groupés d'une durée de vie limitée. La dépréciation suppose une réduction de la capacité de service d'un bien par suite de son utilisation, de sa désuétude ou de sa non-conformité. Quel que soit le terme utilisé, le résultat final est le même, c.-à-d. l'imputation aux dépenses annuelles d'exploitation d'un montant représentant la réduction de la capacité de service des biens. Dans certains cas, cette imputation est de 100 % en une seule année.

Conformément aux principes comptables généralement reconnus, les dépenses en immobilisations doivent être réparties sur chacune des périodes comptables de la vie utile estimée du bien. Ces répartitions sont généralement désignées sous le nom d'amortissement. Pour simplifier les calculs d'amortissement et permettre de fournir de l'information suffisamment détaillée, les dépenses en immobilisations sont classées par compte et par classe dans le grand livre général. Voir l'annexe A.

5.2 RÈGLES D'AMORTISSEMENT

5.2.1 Généralités

L'amortissement des immobilisations commence le premier mois qui suit celui de l'achat de la réception ou, pour les projets d'ordres d'exécution, le mois où le projet est capitalisé ou mis en service.
Les taux à utiliser sont appliqués au coût original des biens et sont basés sur la méthode de l'amortissement linéaire. Voir l'annexe A.
L'amortissement est un élément non budgétaire, qui ne nécessite pas de crédits parlementaires et qui doit être inscrit comme tel dans le grand livre général.
Les charges d'amortissement sont inscrites mensuellement dans les livres comptables, aux comptes et aux centres de coûts appropriés et selon le taux établi.

5.2.2 Biens transférés d'un établissement à un autre

L'établissement cédant assume la charge d'amortissement pour le mois au cours duquel le bien a été transféré, et l'établissement cessionnaire est responsable de l'amortissement à compter du mois suivant.
L'amortissement cumulé à la fin du mois d'exercice au cours duquel le transfert a lieu est viré à l'établissement cessionnaire.

5.2.3 Radiation ou désaffectation de biens

Le coût d'origine et l'amortissement cumulé sont retirés des livres comptables et imputés au centre de coûts approprié. Dans le mois de la radiation ou de la désaffectation, toute différence entre le coût d'origine et l'amortissement cumulé sera aussi imputée au centre de coûts approprié. Pour plus de détails concernant la comptabilité des radiations, voir la section 11 – Processus comptable.

5.3 COMPTES D'AMORTISSEMENT

L'amortissement des immobilisations doit se refléter dans les comptes du grand livre général, selon les comptes et les classes figurant à l'annexe A.

La responsabilité de tenir ces comptes à jour revient au directeur, Rapports nationaux au siège social.

5.4 AMORTISSEMENT MENSUEL

L'amortissement mensuel est calculé et réparti entre les centres de coûts d'après les renseignements fournis par compte et par classe de bien. L'amortissement cumulé est automatiquement mis à jour par le système de rapports.

5.5 EXAMEN DES TAUX D’AMORTISSEMENT

La méthode d’amortissement et les estimations de la durée de vie utile des biens devraient être revues régulièrement et au moins une fois tous les cinq ans.

Facteurs à prendre en considération dans l’estimation de la durée de vie utile des biens :

Utilisation future attendue;
Effets de l’obsolescence technologique ou commerciale;
Usure normale prévue du fait de l’utilisation ou du temps qui passe;
Programme d’entretien;
Résultats des études et des pratiques de l’industrie;
Études sur des biens semblables qui ne sont plus utilisés;
Condition de biens comparables actuels.

Événements importants qui peuvent témoigner de la nécessité de revoir la méthode d’amortissement ou estimations de la durée de vie utile des biens :

Changement dans la fréquence de l’utilisation du bien;
Changement dans la manière dont le bien est utilisé;
Retrait du bien dans le service dans lequel il était utilisé pendant une longue période de temps;
Dommages matériels;
Développements technologiques importants;
Changements dans la législation, l’environnement ou les styles et les goûts des consommateurs qui ont un effet sur la période de temps pendant laquelle le bien peut être utilisé.

6. TRANSFERTS DES BIENS

6.1 GÉNÉRALITÉS

Pour assurer un contrôle financier et physique efficace des biens immobilisés, il est essentiel que les registres contiennent des renseignements à jour sur leur emplacement physique et sur la responsabilité afférente à leur garde. Tous les transferts entre établissements ou entre centres de coûts doivent être promptement inscrits. « L'établissement » désigne généralement la région, la localité et l'édifice. Les mouvements physiques doivent être signalés aux premiers agents financiers des réseaux ou des régions concernés au moyen des formulaires prévus à cette fin.

Les mouvements temporaires de biens immobilisés pour des urgences ou des événements spéciaux (tels que les Jeux olympiques) n'exigent pas de transfert entre les centres de coûts dans SAP, puisqu'ils retourneront subséquemment à leur établissement original, sauf aux fins du contrôle physique (p. ex., pour les biens situés hors des établissements de la Société). Le Service des finances et de l'administration doit toutefois en aviser le Service des assurances afin de garantir la protection de ces biens par l'assurance de CBC/Radio-Canada.

6.2 RESPONSABILITÉ

Il incombe aux gestionnaires concernés de signaler le transfert des biens au Service des finances et de l'administration du réseau, qui veillera à ce que les renseignements relatifs aux biens transférés soient mis à jour promptement dans les livres comptables.

7. RADIATION/DÉSAFFECTATION ET ALIÉNATION DE BIENS ET DE DOCUMENTS (à l'exception des biens immobiliers)

7.1 GÉNÉRALITÉS

Selon les principes comptables généralement reconnus, lorsqu'un bien immobilisé a été échangé, volé, perdu ou qu'il n'est plus utile pour cause de désuétude, d'usure, de dommages ou pour toute autre cause, il ne doit plus figurer dans les livres comptables de la Société. Le traitement comptable peut varier selon la raison de la désaffectation (voir ci-après).

La Société a établi les procédures qui suivent concernant la radiation ou la désaffectation des biens immobilisés (à l'exception des biens immobiliers).

7.2 RADIATION OU DÉSAFFECTATION

Les actifs qui ont été échangés, volés, perdus ou qui ne sont plus utiles à la Société pour cause de désuétude, d'usure, de dommages ou pour toute autre cause doivent être retirés du grand livre général et aliénés promptement dès que leur inutilité est reconnue.
Il incombe à l'agent responsable de la garde et de l'entretien du bien immobilisé d'entreprendre ou d'approuver la procédure de radiation ou de désaffectation.
Toutes les demandes de radiation ou de désaffectation des actifs doivent être soumises au moyen du formulaire de demande de radiation et d'aliénation d'immobilisations.
Les recommandations et approbations nécessaires doivent se faire conformément au régime de délégation des pouvoirs financiers en la matière.
Sur réception d'une demande de radiation ou de désaffectation dûment autorisée, le premier agent des Finances et de l'Administration du réseau ou de la région effectue les écritures nécessaires pour supprimer l'enregistrement du bien, de même que son coût et son amortissement cumulé des dossiers et des registres comptables.

7.2.1 Approbation des radiations

BIENS IMMOBILISÉS

Toute demande d'approbation de radiation doit être soumise par le gestionnaire responsable de la gestion du bien au chef réseau compétent des Finances et de l'Administration, ou à son délégué figurant dans la délégation fonctionnelle des pouvoirs, et une copie de la demande doit être transmise à l'agent régional intéressé des Finances et de l'Administration. Seuls les agents disposant de la délégation fonctionnelle appropriée pour la radiation des biens sont autorisés à radier ou à retirer des biens du grand livre général ou de SAP.

La radiation de biens d'une valeur comptable nette de 50 000 $ ou plus nécessite une approbation supplémentaire du vice-président et chef de la direction financière ou de son délégué.

Toutes les radiations de biens immobiliers (terrains et bâtiments) doivent être approuvées par les Services immobiliers.

BIENS NON IMMOBILISÉS (ATTRAYANTS) DE FAIBLE VALEUR (BFV)

Le gestionnaire qui est responsable de la gestion du bien aura l'autorité de radier de tels biens de SAP, toutefois, si les gestionnaires fournissent aux Finances un formulaire de demande d’aliénation et de radiation dûment approuvé, accompagné d’une liste des biens de faible valeur à éliminer, les Finances s’acquitteront de la demande.

7.2.2 Demande/approbation électronique de radiation des biens

L’approbation en vue de la radiation de biens peut être traitée/demandée par courriel; il faut alors suivre la procédure ci-dessous :

Les gestionnaires responsables des biens et qui détiennent la délégation des pouvoirs financiers appropriée doivent envoyer un courriel aux responsables désignés de Finances et Administration à Toronto et à Montréal.
Dans le courriel, ils doivent indiquer leur nom, leur titre, leur établissement et leur province ainsi que leur numéro de téléphone.
Ils doivent aussi joindre les deux documents suivants :
1. Une liste détaillée des biens à radier. Idéalement, la liste devrait contenir toute l’information sur les biens qui se trouve dans SAP (c’est-à-dire qu’il faut télécharger l’information de SAP et créer une liste distincte) ou, au moins, les renseignements suivants :
  - No de référence du bien
  - No SAP
  - Description du bien
  - No d’établissement
  - No de centre de coûts
  - Coût original
  - Amortissement accumulé
2. Une version électronique du formulaire de demande de radiation de biens conforme à celui qui se trouve à l’annexe E de la Politique sur les immobilisations. Toute demande de radiation de biens doit être appuyée par un formulaire de radiation approuvé, qui doit renvoyer à une liste détaillée des biens à radier, comme cela est indiqué au point 3 a) ci-dessus.

L’information exigée par les Finances pour des fins de vérification est la suivante :

Formulaire de radiation de biens contenant le renvoi à la liste détaillée;
Courriel d’approbation de la radiation, annexé au formulaire de demande de radiation;
Liste détaillée des biens à radier, annexée au formulaire de demande de radiation.

7.3 ALIÉNATION

7.3.1 Rôles et responsabilités

FINANCES ET ADMINISTRATION

Les agents de la gestion des approvisionnements sont désignés agents responsables des aliénations, c'est-à-dire qu'ils ont l'autorité et la responsabilité finales en ce qui concerne l'aliénation de tous les biens de la Société, lorsque l’aliénation implique une vente ou un échange. Dans tous les autres cas, le gestionnaire responsable du bien aliéné peut lui-même approuver l’aliénation. La Gestion des approvisionnements consulte les composantes concernées pour les faire participer au processus d'aliénation des biens dont elles ont la responsabilité. Toutefois, avant d'aliéner des meubles ou de l’équipement de bureau, les agents de la gestion des approvisionnements doivent consulter les Services immobiliers pour déterminer si les biens en question pourraient être utilisés par d'autres établissements ou services de la Société.

Services immobilierS

Les Services immobiliers fournissent sa collaboration et son aide aux agents de la gestion des approvisionnements relativement à l'aliénation des biens de CBC/Radio-Canada.

Toutes les aliénations de biens immobiliers (terrains et bâtiments) doivent être négociées, traitées et approuvées par les Services immobiliers.

SNC-LAVALIN O&M

Bien que les agents de la gestion des approvisionnements aient la responsabilité finale de l'aliénation des biens, ils peuvent demander à SNC-Lavalin O&M de procéder à l'aliénation réelle. Tous les revenus d'une aliénation, déduction faite des coûts d'aliénation et des commissions ou frais d'administration autorisés, doivent être crédités à la Société de la façon décrite dans la section 8 – Produit.

LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES

Puisque tous les biens sont assignés à des centres de coûts, on peut déterminer ou vérifier la responsabilité et la propriété des biens à l'aide de SAP.
Avant que l'agent responsable ne puisse aliéner un bien, celui-ci doit être radié conformément à la politique.
Puisque de nombreux biens peuvent contenir des données informatisées confidentielles ou appartenant à la Société, il incombe au gestionnaire concerné d'envoyer tous ces éléments d'actif au service local des TI de s'assurer que tous ces renseignements sont retirés ou supprimés du bien avant sa vente, son échange, son don, sa mise au rebut ou son recyclage, sa radiation ou son aliénation.
Une fois le bien aliéné, l'agent responsable doit rédiger un rapport d'aliénation afin de confirmer la méthode d'aliénation et le montant du produit, y compris la valeur de reprise. Le rapport d'aliénation confirmera également que toutes les données informatisées confidentielles ou appartenant à la Société ont été retirées ou supprimées du bien.
Tout don de biens immobilisés excédentaires d'une valeur comptable nette de plus de 50 000 $ à des organismes extérieurs doit être approuvé par le vice-président concerné, alors que les dons d'une valeur comptable nette de moins de 50 000 $ exigent l'approbation du gestionnaire de l'échelon immédiatement en dessous du vice-président. Les dons d'une valeur comptable nette de plus de 100 000 $ nécessitent l'approbation supplémentaire du vice-président et chef de la direction financière. Puisque toute propriété de la Société est en fait propriété de Sa Majesté, de tels dons devraient être réduits au minimum.
Toute aliénation de biens immobilisés donnant lieu à une compensation de plus de 4 000 000 $ doit être préalablement approuvée par le conseil d’administration et par le gouverneur en conseil.

Les gestionnaires ne devraient en aucun cas offrir à des employés de conserver des biens (micro-ordinateurs, ordinateurs portables, imprimantes, etc.) dans le cadre de leur règlement de départ. Si des employés veulent acheter des biens, ces biens doivent être reconnus comme excédentaires pour la Société, et la Gestion des approvisionnements doit déterminer leur valeur aux fins de la vente. En cas de vente de biens à des employés, les gestionnaires ne doivent pas traiter directement avec ces derniers, mais consulter la Gestion des approvisionnements ainsi que les Finances et Administration locales.

Avant de vendre, de reprendre, de donner, de jeter ou de disposer de biens, le gestionnaire du service qui en est responsable doit confirmer/déclarer que ces biens sont excédentaires dans son service. À cette fin, le gestionnaire doit consulter tous les autres gestionnaires de son service pour déterminer si les biens pourraient être utiles à d’autres employés. Dans la négative, le gestionnaire doit alors faire la même vérification auprès d’autres services de la Société. Pour ce faire, il peut demander l’aide du Service des achats.

Si aucun service à l’intérieur de la Société n’a besoin de ces biens, ceux-ci sont déclarés excédentaires et l’on doit en disposer conformément à la politique. Les agents responsables des aliénations pour la Société sont les agents responsables des achats ou les acheteurs situés à Montréal et à Toronto. Normalement, les biens excédentaires sont remis à l’État ou à des entreprises avec lesquelles nous avons conclu des ententes à cet effet. Dans certains cas, nous pouvons offrir aux employés l’occasion d’acheter ces biens, auquel cas la procédure suivante doit être suivie :

le Service des achats doit évaluer la valeur des biens qui sont mis en vente;
le Service des achats doit ensuite permettre à tous les employés de l’établissement de faire une offre d’achat;
les biens doivent être vendus à l’employé qui en offre le meilleur prix;
avant de céder un bien à un employé, celui-ci doit le payer d’avance au service des Finances local, en échange d’un reçu qu’il devra présenter au moment de prendre possession de son bien.

8. PRODUIT

8.1 VENTE OU ÉCHANGE DE BIENS IMMOBILISÉS

Par produit, on entend la somme reçue en espèces par suite d'une vente directe ou la valeur obtenue dans le cadre de l'échange d'un bien. Dans ce dernier cas, deux écritures sont passées : l'acquisition du nouveau bien (coût brut) et le produit de la vente d'un bien (qui tient compte de la valeur d'échange et de la compensation). Une fois déduits les coûts d'aliénation et les commissions ou frais administratifs autorisés, tout produit net sert à augmenter le budget des immobilisations.

Dans les cas où la Gestion des approvisionnements a délégué son autorité à SNC-Lavalin O&M ou obtenu son assistance afin d'aliéner un bien, SNC-Lavalin O&M peut exiger une commission ou des frais administratifs à condition que la Gestion des approvisionnements ait donné son approbation préalable. Ces commissions ou frais sont déduits du produit aux fins de comptabilisation des revenus.

Tout produit net de la vente ou de l'échange d'un bien immobilisé est inscrit sous le numéro d'élément OTP approprié, sous le projet M717344 et sous le compte 48303, qui relève du siège social.

La valeur de reprise doit être traitée comme un produit de vente et non pas comme une réduction du prix d'achat d'un nouveau bien.

Sauf dans le cas du produit de la vente ou de l'échange de biens achetés par un service spécialisé, auquel cas celui-ci doit être crédité au service concerné, tous les produits nets seront imputés à la réserve nationale de la Société, peu importe la somme.

8.1.2 Vente ou échange de biens non immobilisés

Le produit de la vente ou de l'échange de biens non immobilisés, déduction faite des coûts d'aliénation, est crédité comme un revenu divers aux centres de coûts de la composante responsable de la gestion des biens. Il faut utiliser le formulaire de demande d’aliénation de biens immobilisés.
Si le produit possède une valeur immatérielle et englobe des biens de plusieurs services, ce produit est crédité comme revenu divers au centre de coûts local du chef d'établissement ou la composante du service de soutien.
Le produit n'est pas crédité/compensé dans les allocations de dépenses.
La totalité du produit doit être payée en argent comptant, par chèque visé ou par carte de crédit, avant que le bien ne soit libéré.
Dans les cas où la Gestion des approvisionnements a délégué son autorité à SNC-Lavalin O&M ou obtenu son assistance afin d'aliéner un bien, SNC-Lavalin O&M peut exiger une commission ou des frais administratifs à condition que la Gestion des approvisionnements ait donné son approbation préalable. Ces commissions ou frais sont déduits du produit aux fins de la comptabilisation des revenus.

8.2 PRODUIT DES ASSURANCES

Les produits d'assurance reçus comme indemnisation pour des dommages causés à des biens immobilisés sont traités conformément à la politique institutionnelle no 2.3.12 – Comptabilité générale et rapports – Lignes directrices. Les produits d'assurance reçus comme indemnisation de biens perdus ou endommagés irrémédiablement sont comptabilisés comme s'il s'agissait d'une vente.

9. PERTE OU VOL

Lorsqu'on s'aperçoit qu'un bien immobilisé a été perdu ou volé, le gestionnaire responsable du bien doit aviser le chef national de la Gestion des risques, au siège social, en remplissant le formulaire CBC 1091 – Biens ou équipements manquants.

10. SUPPRESSION PAR ÉCRITURE

L'expression « suppression par écriture » renvoie au processus comptable qui consiste à retirer du grand livre général les détails concernant les biens qui ne pouvaient être localisés physiquement ou qui figuraient en double dans le grand livre général.

Il ne faut pas confondre ce processus avec celui de la « radiation », qui s'applique lorsque des biens immobilisés sont retirés des registres parce qu'ils ont été vendus, échangés, perdus ou volés, ou encore parce qu'ils sont devenus désuets.

11. PROCESSUS COMPTABLE

11.1 RADIATION

Le gain net ou la perte nette résultant de l'aliénation d'un bien immobilisé échangé, volé, perdu ou qui n'est plus utile pour cause de désuétude, d'usure, de dommages ou pour toute autre cause doit figurer dans le grand livre général. Il faut y inscrire le coût d'origine du bien, l'amortissement cumulé et le produit de l'aliénation.

Il revient au gestionnaire qui avait la garde du bien d'enclencher le processus de radiation ou de désaffectation et d'obtenir les approbations nécessaires.

Le solde non amorti est inscrit et déclaré conformément aux lignes directrices

11.2 FORMULAIRES DE TRANSFERT OU DE RADIATION D'ACTIFS

Il faut télécharger ces formulaires dans un fichier Excel, les remplir, les sauvegarder et les envoyer directement au gestionnaire désigné des Finances et de l'Administration du réseau concerné.

12. INVENTAIRE PHYSIQUE DES BIENS - ÉCARTS

12.1 GÉNÉRALITÉS

Un contrôle physique des immobilisations requiert, sur une base périodique, l'identification de chaque bien inscrit dans le grand livre général et la vérification de son existence matérielle. Ces identifications et vérifications périodiques permettent aussi de certifier la valeur des immobilisations dans le bilan annuel de la Société.

12.2 CONTRÔLE PHYSIQUE DES BIENS

Biens immobilisés

L'existence physique des biens immobilisés doit être contrôlée au moins une fois tous les cinq ans. Ce contrôle peut être effectué progressivement, une partie de l'ensemble des biens étant identifiée et vérifiée chaque année selon un calendrier et une séquence qu'il revient à la direction de chaque réseau ou région d'établir.
Les premiers agents financiers des réseaux ou régions ont la responsabilité fonctionnelle d'aider la direction dans l'exécution de cette fonction. Ils veillent à ce que des listes récentes des biens soient fournies aux gestionnaires et à ce que ces derniers prennent les mesures appropriées pour faire les suivis nécessaires et résoudre les écarts entre l'inventaire physique et les registres. Il revient entre autres aux gestionnaires de vérifier le registre des immobilisations, de communiquer avec d'autres réseaux ou régions, d'examiner les inscriptions des biens déjà radiés, d'enclencher les demandes de radiation, de produire les formulaires de transfert de biens et de mettre à jour le registre des immobilisations.
Le premier agent financier de chaque établissement pourra, à sa discrétion, décider si des vérifications au hasard doivent être effectuées concernant le travail des personnes qui font les inventaires. C'est le premier agent financier qui décidera de l'étendue et du détail de ces vérifications.

Biens de faible valeur

Les biens de faible valeur suivants, qui doivent être consignés et gérés dans SAP, seront inventoriés physiquement chaque année, pour que soit confirmée leur existence :

Biens énumérés à l'annexe D de de la politique sur les immobilisations;
Biens situés hors des établissements de CBC/Radio-Canada, dont certains peuvent être inclus dans la liste de l'annexe D.

Pour tous les biens de faible valeur autres que ceux énumérés dans l'annexe D et les biens de faible valeur hors des établissements de CBC/Radio-Canada, il n'est pas nécessaire de faire un contrôle physique de ces biens que ce soit une fois l'an ou tous les cinq ans.

12.3 TRAITEMENT DES ÉCARTS

12.3.1 Biens immobilisés détenus mais non inscrits

Lorsque les procédures de suivi décrites ci-dessus ne permettent pas l'identification d'un bien qui a été localisé mais qui ne figure pas dans les listes officielles, il faut suivre les étapes suivantes pour inscrire le bien dans le registre des immobilisations :

établir la marque, la description et l'âge approximatif du bien, en demandant, si nécessaire, l'aide de techniciens, d'ingénieurs ou d'autres experts;
examiner le registre des immobilisations pour vérifier s'il fait référence à un bien identique ou plus ou moins de même marque, modèle ou âge, sinon contacter d'autres établissements pour vérifier s'il existe un bien semblable ailleurs dans la Société;
si ces recherches permettent de trouver un bien semblable, s'inspirer des inscriptions comptables connexes pour établir un « coût d'origine » réaliste du bien en question; cependant, si on ne peut trouver de bien semblable, établir une estimation du « coût d'origine », de préférence avec l'aide de techniciens, d'ingénieurs ou d'autres experts;
une fois le « coût d'origine » établi, le taux d'amortissement devrait être conforme aux dispositions de l'annexe A;
inscrire ensuite le bien dans le registre des immobilisations et dans le grand livre général sous le centre de coûts approprié; on supposera que ce rétablissement est une contrepassation d'une radiation ou d'une désaffectation antérieure.

12.3.2 Biens immobilisés inscrits en double

Lorsqu'il devient évident que les inscriptions comptables relatives à un bien immobilisé ont été faites en double, on peut présumer que cela se répercutera sur les livres comptables. Il faut alors préparer une écriture rectificatrice reflétant le coût d'origine et l'amortissement cumulé du bien, tels qu'ils figurent dans le registre des immobilisations. C'est ce qu'on appelle une « suppression par écriture ».

12.3.3 Biens immobilisés inscrits mais non localisés

Lorsqu'il est certain qu'un bien manquant ne peut être localisé, ce bien est considéré comme étant perdu et il doit être radié ou désaffecté.

13. SOURCE DE FINANCEMENT

Les principales sources de financement des immobilisations sont les suivantes :

crédits parlementaires
produits des ventes ou d'échanges de biens
produits des demandes d'indemnité d'assurances
emprunts

14. CODES À BARRES

Les étiquettes d'inventaire comportent des codes à barres. Dans la mesure du possible, celles-ci doivent être apposées par des personnes qui connaissent le bien en question et qui sont donc mieux en mesure de décider de l'endroit le plus approprié pour apposer l'étiquette. On se sert d'un appareil de numérisation à main pour lire les codes à barres de tous les biens immobilisés et non immobilisés enregistrés dans SAP.

Chacun des réseaux établit son propre système de numérotation et de codes à barres pour les biens sous sa responsabilité.

15. RÈGLES ET LIGNES DIRECTRICES À L'ÉGARD DES BIENS IMMOBILISÉS

(Sont visés les biens situés tant dans les établissements de CBC/Radio-Canada qu'à l'extérieur.)

Normalement, les biens immobilisés doivent être traités par la Gestion des approvisionnements. Les achats immobiliers sont négociés et traités par les Services immobiliers.
La Gestion des approvisionnements ainsi que le Service de réception et d'expédition doivent saisir tous les renseignements nécessaires pour enregistrer et gérer les biens immobilisés dans SAP (marque, modèle, numéro de série, etc.) et assurer leur suivi. Le Service de réception et d'expédition doit apposer une étiquette avec code à barres au moment de la réception du bien et effectuer une mise à jour dans SAP.
Il faut utiliser des descriptions normalisées pour chaque classe de bien.
En définitive, il incombe aux gestionnaires de s'assurer que tous les renseignements requis sont transmis au Service des finances et de l'administration, y compris le code à barres attribué, si la Gestion des approvisionnements ou le Service de réception et d'expédition n'ont pas obtenu ces renseignements.
Il revient aux gestionnaires d'enregistrer et de gérer les biens placés sous leur responsabilité.
Les gestionnaires doivent s'assurer que les biens immobilisés font l'objet d'une vérification ou d'un inventaire physique au moins une fois tous les cinq ans.
Il revient au gestionnaire responsable d'approuver les transferts, les radiations et les aliénations et de les présenter au Service des finances et de l'administration pour traitement au moyen des formulaires électroniques disponibles dans l'intranet. Toute correspondance traitant de transfert et de radiation de biens doit faire l'objet d'une copie au Service local des finances et de l'administration, que les biens se trouvent dans les établissements de CBC/Radio-Canada ou à l'extérieur.

16. RÈGLES ET LIGNES DIRECTRICES À L'ÉGARD DES BIENS NON IMMOBILISÉS – BIENS DE FAIBLE VALEUR