Flux de travail en
mode fichier – Phase III

Comme il a été mentionné dans des numéros[1] précédents[2] de SYNC, l'adoption par CBC/Radio-Canada du flux de travail en mode fichier est l'un des principaux piliers de la transformation de la Société dans le cadre de la Stratégie 2015 : Partout. Pour tous[3]. C'est une initiative colossale et une révolution dans la façon dont CBC/Radio-Canada produit des contenus pour les auditoires canadiens. L'occasion était donc propice pour examiner de plus près les progrès que la collaboration entre les Services anglais et les Services français a permis de réaliser au cours des derniers mois.

Le but du présent article est de donner une vue d'ensemble de la consolidation des flux de travail en mode fichier, de l'optimisation des processus au fil du temps, de l'autonomie que procurent aux employés les nouveaux flux de travail et outils de collaboration, des changements touchant l'acquisition de contenu à la Société, et de l'effet que les métadonnées et la création d'une médiathèque (Catalogue alpha) auront sur nos activités.

Consolidation et optimisation

Au stade actuel, grâce à la vaste adhésion des groupes visés tant aux Services français qu'aux Services anglais, l'implantation du flux de travail en mode fichier est assez généralisée pour que le centre d'attention du projet puisse se tourner vers la consolidation et l'optimisation des nouveaux processus maintenant en place.

En ce moment, aux Services anglais de CBC/Radio-Canada, 95 % de la production de contenu s'effectue en mode fichier et le nombre de magnétoscopes[4] au Centre canadien de radiodiffusion de Toronto, qui était de 871, sera ramené à moins de 70 d'ici avril 2014. Cette réduction s'est accompagnée de la création d'un centre de numérisation et de transfert, qui permet à toute l'activité liée aux bandes magnétoscopiques d'être centralisée dans un même local. Cette simplification et cette optimisation ont considérablement réduit les besoins en immobilisations et, ainsi, procuré d'importantes économies dans l'ensemble du processus de production de contenu.

Du côté des Services français, Avid Interplay Central[5] a été entièrement mis en œuvre en tant qu'outil de navigation et de collaboration, et le remplacement de la plupart des magnétoscopes à la Maison de Radio-Canada à Montréal s'est poursuivi, procurant des avantages semblables à ceux obtenus à Toronto. En outre, d'importants progrès ont été accomplis dans le cadre d'un effort conjoint avec le groupe du Soutien média en vue de résoudre les enjeux de gestion des droits liés au contenu. Une solution logicielle simple et personnalisée a été élaborée pour autoriser les administrateurs de contenu à octroyer (ou retirer) l'accès au contenu sur-le-champ et de façon sécurisée, un aspect crucial lorsqu'on travaille avec des éléments particulièrement sensibles. Ces changements permettent d'économiser beaucoup de temps au fil du processus de production de contenu, et les utilisateurs se sont ralliés aux changements dès qu'ils ont pu voir les avantages obtenus.

Autonomisation accrue grâce aux flux de travail

L'instauration de l'écosystème Interplay Central a modifié divers aspects de l'environnement de production, par exemple la façon de nommer les fichiers, l'endroit où ils sont stockés et le type d'utilisation qu'on en fait, tous ces aspects représentant des étapes des flux de travail.

Le projet de flux de travail en mode fichier présente un avantage très net du fait que la responsabilité d'un élément d'un flux de travail n'est plus d'ordre strictement technique, mais relève des utilisateurs finals. Selon l'émission sur laquelle on travaille, Interplay Central peut être utilisé différemment comme outil de collaboration avec les monteurs, et le degré de transfert de connaissances entre les différentes émissions a eu pour effet d'amener les utilisateurs à prendre l'initiative et à créer des flux de travail adaptés de façon optimale aux besoins de leur émission. En outre, ce sentiment d'autonomie, jumelé à un désir naturel de perfectionner les processus, a amené (et amène toujours) les utilisateurs à échanger des notes avec leurs collègues des autres émissions dans le but d'améliorer encore davantage les solutions et les moyens d'utiliser les outils qui leur sont fournis. En raison de sa capacité d'accroître l'autonomisation de nos employés, Interplay Central est vraiment la pierre angulaire de la révolution du travail en mode fichier à CBC/Radio-Canada.

Redéfinir la numérisation et l’acquisition

En raison de l'adoption de nouvelles technologies (notamment de logiciels comme Interplay Central et d'équipements comme les caméras Sony F55[6] 4K[7] UHDTV utilisant des cartes SxS[8]), la transition vers l'univers en mode fichier comporte également une transformation des processus de numérisation et d'acquisition de contenu de CBC/Radio-Canada. C'est pourquoi il y a maintenant à la Société un groupe de professionnels qui travaille à redéfinir les processus de numérisation et d'acquisition.

De 30 % à 40 % des émissions de télévision diffusées par la Société sont des productions externes ou des coproductions, et l'objectif est de pouvoir gérer tout le contenu acquis afin qu'il soit converti en toute transparence pour distribution sur de multiples plateformes
(Tou.tv, Netflix, iTunes, autres plateformes en ligne, chaînes spécialisées, etc.) de façon automatique, immédiatement après l'acquisition.

Le contrôle et la validation de la qualité jouent un rôle important dans le processus d'acquisition. À l'heure actuelle, le contrôle de la qualité à CBC/Radio-Canada s'effectue en entier par intervention humaine et porte sur environ 20 % du contenu qui est acquis. Une série de points de contrôle de la qualité était en place lorsqu'on utilisait les bandes magnétoscopiques, car l'acquisition était faite plusieurs fois dans une série de systèmes différents, au fil de la progression d'une émission de la production à la mise en ondes. L'abandon des bandes magnétoscopiques a donc obligé à définir un nouvel ensemble de processus de contrôle de la qualité, fondés sur les meilleures pratiques de l'industrie de la radiodiffusion.

En conséquence, les rôles des personnes intervenant dans l'acquisition changent et deviennent plus techniques, dans ce qui est essentiellement devenu un processus à deux étapes ayant maintenant lieu au tout début du cycle de vie plutôt qu'à une série de points ultérieurs. Ce processus confirme que le contenu est ce qu'il est censé être et, une fois cette condition remplie, s'assure que sa qualité est appropriée, afin qu'il puisse être distribué de la façon voulue.

Le Catalogue alpha

Un élément de l'adoption du travail en mode fichier consiste à abandonner le concept de bande originale et, compte tenu des changements du processus d'acquisition décrits ci-dessus, CBC/Radio-Canada procède à ce changement par la création d'un Catalogue alpha. Ce catalogue vise à inclure chacun des éléments de contenu qui est passé par le contrôle de la qualité et est prêt à être distribué en ondes ou sur toute autre plateforme de distribution utilisée par la Société.

Chaque fichier du catalogue sera accessible uniquement aux personnes qui ont besoin d'en faire usage, grâce à une robuste infrastructure de gestion des droits. De plus, chaque fichier inclura des métadonnées appropriées qui lui permettront d'être récupéré et géré au moyen de la solution de gestion des actifs médias[9] de CBC/Radio-Canada.

Métadonnées

L'importance des métadonnées dans le cycle de vie du contenu en mode fichier ne saurait être trop soulignée.

Dans le processus existant, plusieurs personnes associent des métadonnées aux fichiers, et cela, à plusieurs reprises et dans divers systèmes, ce qui pose des problèmes en raison de la complexité de la structure et du potentiel d'erreur lié à tout processus faisant intervenir de multiples personnes. Comme toute erreur d'attribution des métadonnées peut rendre impossible la récupération ultérieure du contenu, il est crucial d'inclure dans le processus des vérifications et des contrôles qui empêcheront que cela se produise.

Actuellement, un groupe de travail définit ces vérifications et contrôles, et examine un ensemble de mesures destinées à simplifier l'insertion de métadonnées dans les fichiers, tout cela en vue d'atteindre un stade où 80 % des métadonnées d'un élément de contenu sont définies automatiquement au moment de l'acquisition. Une autre mesure envisagée pourrait consister à demander aux fournisseurs de contenu d'inclure les métadonnées relatives à leur contenu avant que celui-ci ne soit livré à CBC/Radio-Canada, comme l'exigent déjà certains radiodiffuseurs aux États-Unis. Ces mesures devraient énormément simplifier l'accès au contenu du Catalogue alpha quand celui-ci sera mis en œuvre, et permettre d'importantes économies de temps dans la suite du processus.

Autonomisation accrue grâce à la collaboration

Comme c'est prévisible dans une organisation de vaste taille et de longue tradition comme CBC/Radio-Canada, le changement soudain d'un processus aussi essentiel que la façon dont le contenu est fourni et distribué aux Canadiens peut causer de l'appréhension parmi les employés. Cette appréhension engendrerait normalement de la résistance, mais la nature collaborative d'Interplay Central a contré toute résistance en offrant un gain d'autonomie, ce qui a grandement accru la volonté des troupes d'adhérer au changement.

Les employés sont appelés à jouer un rôle plus actif dans la sphère de la production de contenu, un rôle qui va bien au-delà de l'interaction avec des bandes magnétoscopiques et qui intègre les employés à un environnement de médias numériques où ils peuvent contribuer à redéfinir la façon dont CBC/Radio-Canada assure la gestion des médias – un aspect crucial et stratégique de nos activités. C'est bien plus que d'être en présence d'un serveur de contenu et d'en gérer les balises ; tout est lié directement à ce qui est produit et acquis, et aux flux de revenus de CBC/Radio-Canada. Le changement s'inscrit donc dans une vision globale, et chacun doit comprendre son rôle dans cet écosystème nouveau et interconnecté, ainsi que la façon dont il peut contribuer à améliorer les processus en collaboration avec ses collègues.

Il fut un temps où les employés de la production restaient confinés à leurs domaines respectifs, mais ce temps est révolu et maintenant, chacun joue un rôle dans un système beaucoup plus vaste. Il est donc essentiel de fournir aux employés les outils de collaboration qui permettent de consolider cette approche, car dans un environnement en mode fichier, toute action d'une personne peut se répercuter sur chacun de ses collègues. Une intervention aussi simple que l'entrée des métadonnées relatives à un fichier peut avoir un impact sur chacun des processus subséquents, jusqu'au stade des ventes. La connaissance du mode de travail, la collaboration et l'autonomisation sont donc les clés de la réussite dans ce nouvel environnement.

Conclusion

CBC/Radio-Canada demeure pleinement engagée envers le travail en mode fichier dans chacun de ses secteurs, qu'il s'agisse de la télévision, de la radio ou des plateformes numériques. Nous avons atteint un stade où les économies et les gains d'efficience deviennent chaque jour plus évidents et continueront d'engendrer une réduction des coûts de distribution, malgré l'augmentation du nombre de plateformes.

Outre les économies, qui sont toujours positives en cette période de contraintes budgétaires, un autre bienfait d'un projet de cette ampleur est d'accroître chaque jour l'autonomisation des employés grâce aux outils de collaboration qui ont été mis à leur disposition et aux flux de travail qu'ils ont optimisés. Des employés autonomes sont des employés efficaces, qui accroissent la capacité de CBC/Radio-Canada de fournir aux Canadiens la programmation qu'ils souhaitent. Partout. Pour tous.

Références

Outil de soulignement de texte