Présenter une demande de licence de bingo

Les organismes à but non lucratif n’ont pas tous besoin d’une licence pour organiser un bingo. Suivez les instructions suivantes pour présenter une demande de licence de bingo en bonne et due forme :

Vérifiez si votre organisme est admissible

• Remplissez le formulaire de demande d’admissibilité à une licence de loterie à des fins de bienfaisance avant de faire votre demande.
• Ne présentez pas de demande de licence de bingo avant d’avoir été avisé de votre admissibilité.

Prenez connaissance des modalités

Avant de présenter votre demande, vous devez prendre connaissance des modalités à suivre pour organiser un bingo.

• Familiarisez-vous avec les principales modalités;
• Nous vous enverrons la liste complète des modalités lorsque nous aurons approuvé votre demande.
• Vous devriez également consulter la Loi sur les loteries.

Obtenez l’approbation de votre conseil d’administration

Votre conseil d’administration doit préalablement approuver votre demande de licence de bingo.

1. Demandez au conseil d’administration d’adopter une motion approuvant la demande.
2. Conservez la motion dans le procès-verbal de votre organisme.
3. Joignez une copie du procès-verbal à votre demande.

Avant de présenter une demande, vous devez établir les règles du jeu. Ces dernières doivent comprendre :

• toutes les règles du jeu;
• la façon dont vous ferez les annonces;
• la façon dont vous enregistrerez et vérifierez les appels;
• les prix que vous paierez pour chaque partie;
• les cadeaux ou promotions tels que les prix de présence, ainsi que leurs modes d’attribution;
• les mécanismes de résolution de litiges;
• vos procédures pour la vente et le contrôle des cartes de bingo et de l’argent. Ces dernières doivent :
  • être suffisamment détaillées pour démontrer que vous êtes en mesure de gérer toutes les cartes de bingo et l’argent;
  • vous permettre de concilier les totaux à la fin de chaque bingo.

Remplissez chacune des sections du formulaire de demande. Ne laissez aucune section vierge. Au besoin, indiquez « Sans objet ». Les demandes incomplètes sont susceptibles d’être refusées.

Conseils pour remplir la demande

Types de bingo

Dans cette section, cochez la case correspondant au type de licence de bingo que vous demandez.

• Activité unique : si vous envisagez d’organiser un seul bingo.
• Série d’activités : si vous envisagez d’organiser plusieurs bingos.

Estimation des frais

• Indiquez dans cette section une estimation des frais engagés pour tenir le bingo.
• Cela nous aidera à nous assurer que vous êtes en mesure de payer tous les prix.

Utilisation proposée des recettes de l’activité

Indiquez dans cette section à quoi serviront les recettes du bingo.

• Soyez le plus précis possible.
• N’indiquez que les utilisations autorisées. Les recettes du bingo ne doivent servir qu’à des fins caritatives. La lettre que nous vous avons envoyée pour vous aviser de l’admissibilité de votre organisme contient de plus amples renseignements.

Une copie de la motion autorisant la demande

• Le conseil d’administration de votre organisme doit adopter une motion autorisant la demande.
• Joignez à votre demande une copie du procès-verbal de la réunion.

Une copie des règles du jeu

• Joignez à votre demande une copie des règles du jeu que vous proposez.

Tableau des parties et des lots offerts

• À fournir uniquement si vous faites une demande de licence pour une série de bingos.
• Joignez un calendrier indiquant les dates de tous les bingos que vous comptez organiser.

Copie du contrat de location

• Joignez une copie du contrat de location si vous louez un local pour organiser le bingo.

Garantie de paiement des lots

Vous devez présenter une garantie de paiement des lots si la valeur totale des lots dépasse 5 000 $. Une personne responsable ou un établissement bancaire peut fournir ce document.

• Remplissez le formulaire qui convient : garantie de paiement des lots par une personne responsable ou par un établissement bancaire.
• Vous serez tenu de payer tous les lots annoncés, même si votre bingo ne vous permet pas de recueillir le montant total des lots.
• Quiconque fournit une garantie de paiement des lots s’engage à verser le montant total de ces lots. Cela peut signifier puiser dans ses propres fonds, le cas échéant.

Formulaire d’itinéraire de déplacement

Remplissez ce formulaire si vous prévoyez d’utiliser les recettes pour financer un déplacement.

Déclaration relative au choix d’un comptable

Remplissez le formulaire de déclaration relative au choix d’un comptable si vous :

• prévoyez que les recettes brutes de votre bingo seront supérieures à 10 000 $;
• comptez faire appel à un comptable pour établir vos états financiers.

Droits

Les droits d’une licence de bingo sont de 10 $ par jour de validité.

Modalités de paiement

Vous pouvez payer :

• par chèque;
• par carte de crédit;
• en argent comptant;
• par carte de débit.

Paiement par chèque

• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Libellez un chèque à l’ordre du gouvernement du Yukon.
• Le chèque sera encaissé lorsque votre licence aura été délivrée.

Paiement par carte de crédit

• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Si vous transmettez votre demande en personne, par messagerie ou par la poste, inscrivez les renseignements de votre carte de crédit dans le formulaire.
• Si vous transmettez votre demande par courriel ou par télécopieur, n’inscrivez pas les renseignements de votre carte de crédit dans le formulaire. Nous communiquerons avec vous pour obtenir ces renseignements.
• Nous encaisserons le paiement lorsque votre licence aura été délivrée.

Paiement en argent comptant ou par carte de débit

• Pour payer en argent comptant ou par carte de débit, vous devez vous rendre à notre bureau de Whitehorse.
• Remplissez le formulaire de renseignements sur le paiement.
• Nous conserverons dans nos locaux la licence que nous vous aurons délivrée.
• Nous encaisserons le paiement lorsque vous viendrez chercher votre licence.

Délais à prévoir

Transmettez votre demande complète :

• au moins 10 jours avant la date à laquelle vous envisagez de faire la publicité de votre activité;
• au moins 30 jours avant la date du premier jour où vous comptez vendre des billets.

Que transmettre

Votre demande doit comprendre :

• le formulaire de demande dûment rempli;
• toutes les pièces justificatives;
• le formulaire de renseignements sur le paiement dûment rempli;
• votre paiement si vous payez par chèque.

Comment transmettre votre demande

• En personne ou par messagerie : au 307, rue Black, Whitehorse  Y1A 2N1. Nos bureaux sont ouverts du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.
• Par courriel : à charitablegaming@gov.yk.ca
• Par la poste :
  Gouvernement du Yukon
  Accréditation professionnelle et affaires réglementaires (C-5)
  C.P. 2703
  Whitehorse (Yukon)  Y1A 2C6

Durée du processus de délivrance

En règle générale, le processus d’approbation d’une licence de bingo prend 10 jours ouvrables. Lorsque nous aurons rendu notre décision, nous vous contacterons par téléphone ou par courrier électronique.

Si elle est approuvée, votre licence contiendra la description complète des modalités.

Avant d’organiser un bingo, vous devez prendre connaissance des renseignements de la section Comment organiser un bingo. Vous aurez ainsi la certitude que votre bingo est légal.