Rapport annuel 2018 à 2019 sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par la ministre des Services publics et de l'Approvisionnement, 2019.

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ISSN 2562-6248

Sur cette page

Introduction

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport intégré décrit les activités mises en œuvre pour favoriser la conformité à ces deux lois au cours de l'exercice allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

L'article 72 de ces lois précise qu'au cours de l'exercice financier, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter au Parlement un rapport annuel concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par souci d'efficacité, de facilité d'accès et d'amélioration continue, SPAC a décidé de soumettre un rapport annuel intégré pour répondre à cette obligation.

Objet des lois

Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) a pour objet d'accorder un droit d'accès aux documents sous le contrôle d'une institution fédérale. La LAI stipule que l'information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions nécessaires à ce droit d'accès doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l'information gouvernementale doivent être révisées par une source indépendante du gouvernement.

Loi sur la protection des renseignements personnels

L'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La LPRP protège les renseignements personnels des particuliers en empêchant des tiers d'y avoir accès. Elle confère également aux particuliers des droits précis en ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ces renseignements.

À propos de Services publics et approvisionnement Canada

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), anciennement appelé Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, tient son mandat de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux de 1996, qui établit le ministère comme fournisseur de services communs. Le ministère joue donc un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada, en tant que fournisseur principal de services pour les ministères et organismes fédéraux. À titre d'acheteur central, de spécialiste des questions linguistiques, de gestionnaire de biens immobiliers, de trésorier, de comptable, de conseiller en matière d'intégrité et d'administrateur de la paye et des pensions, le ministère soutient les ministères et organismes fédéraux dans la réalisation de leurs objectifs obligatoires.

L'administration centrale de SPAC se situe dans la région de la capitale nationale, mais des bureaux régionaux se trouvent également en Alberta, en Colombie-Britannique, en Nouvelle-Écosse, en Ontario et au Québec, ainsi qu'à Washington, aux États-Unis, et à Koblenz, en Allemagne.

Délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de SPAC a délégué les pouvoirs, les tâches et les fonctions de l'administration des lois au directeur et aux gestionnaires de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) [à l'exception de l'alinéa 8(2)m) de la LPRP]. Certaines fonctions administratives sont également déléguées aux gestionnaires, aux chefs d'équipe et aux analystes principaux de l'AIPRP en vue d'accélérer le traitement des demandes.

Un extrait de la délégation de pouvoirs approuvée par la ministre, en ce qui concerne les pouvoirs délégués en vertu des lois, figure à l'Annexe A: Charte de délégations de pouvoirs pour la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'instrument de délégation de SPAC est actuellement à l'étude, l'intention étant de créer un arrêté distinct pour la délégation des pouvoirs en vertu de l'AIPRP.

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) est responsable de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à SPAC. La directrice de l'AIPRP agit à titre de coordonnatrice de l'AIPRP du ministère. La direction est supervisée par la directrice générale du Secrétariat ministériel et de l'accessibilité (DGSMA), qui est également le chef de la protection des renseignements personnels du ministère.

Pendant l'exercice 2018 à 2019, 49,6 employés équivalents temps plein (ETP) ont administré les lois avec l'aide de services de consultation composés de 3,85 ETP, ainsi que d'employés occasionnels et d'étudiants qui représentent 4,21 ETP, pour un effectif total de 57,66 ETP.

Structure hiérarchique de la direction de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels à Services publics et Approvisionnements Canada

Structure des rapports sur l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels  à Services publics et Approvisionnements Canada – Version textuelle en dessous du graphique

Version textuelle

Description textuelle du graphique

Ce plan organisationnel décrit un graphique hiérarchique dans laquelle la coordonnatrice de l'accès à l'information et la protection de renseignements personnels se retrouve au sommet. Cinq équipes se rapportent directement à celle-ci :

  • L'équipe du bureau de la coordonnatrice et des projets spéciaux met en œuvre de nouvelles initiatives pour moderniser la DAIPRP
  • L'équipe d'administration effectue les fonctions administratives de la DAIPRP, y compris la numérisation des demandes
  • L'équipe des opérations traite les demandes reçues en vertu de la LAI et de la LPRP, et assure la liaison avec les Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée pour régler les plaintes
  • L'équipe de la protection des renseignements personnels conseille et appuie le Ministère dans la gestion des risques d'atteinte à la vie privée, et assure la conformité à la législation sur la vie privée et aux instruments de politique connexes
  • L'équipe de la politique et gouvernance de l'AIPRP élabore des politiques et des procédures relatives à l'AIPRP, fournit des conseils, offre la formation et promeut la sensibilisation

En dessous de ces unités il y a un autre niveau du plan pour les agents de liaison d'AIPRP, qui coordonnent la récupération, l'examen et la soumission de l'information détenue par leur direction générale en réponse aux demandes d'AIPRP.

Au cours de la période de déclaration, l'unité responsable de la protection des renseignements personnels, des politiques et de la gouvernance a été divisée en l'unité de gestion de la protection des renseignements personnels et l'unité des politiques et de la gouvernance. La nouvelle unité de gestion de la protection des renseignements personnels déploie principalement des efforts pour fournir des conseils sur les enjeux entourant la protection de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la gestion des risques d'entrave à la vie privée à l'échelle du ministère. L'unité des politiques et de gouvernance de l'AIPRP aura surtout comme mandat d'adopter une approche stratégique pour mieux faire connaître la législation sur l'AIPRP au ministère et de veiller à ce que les outils nécessaires (y compris les politiques, les procédures et la formation) soient en place pour appuyer la DAIPRP, les agents de liaison de l'AIPRP dans chaque direction, et le ministère, dans son ensemble.

Faits saillants du rapport statistique pour 2018 à 2019

Demandes reçues

Demandes d'accès à l'information reçues et complétées

Volume de demandes d’accès à l’information reçues et complétées par exercice financière – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique : Demandes d'accès à l'information reçues et complétées
  • 2012 à 2013 : 810 demandes reçues, 813 demandes complétées
  • 2013 à 2014 : 718 demandes reçues, 829 demandes complétées
  • 2014 à 2015 : 691 demandes reçues, 641 demandes complétées
  • 2015 à 2016 : 863 demandes reçues, 886 demandes complétées
  • 2016 à 2017 : 1 295 demandes reçues, 1 163 demandes complétées
  • 2017 à 2018 : 1 202 demandes reçues, 969 demandes complétées
  • 2018 à 2019 : 1 144 demandes reçues, 1 178 demandes complétées

Le ministère a reçu un total de 1 144 demandes présentées en vertu de la LAI au cours de la période de déclaration 2018 à 2019, ce qui représente une diminution de 5 % par rapport à l'exercice précédent. Le nombre total de demandes reçues pendant la période visée par le présent rapport est supérieur de 66 % au nombre de demandes reçues il y a 5 ans (exercice financier 2014 à 2015). En raison de l'augmentation du nombre de demandes d'accès à l'information (AI) reçues ces dernières années, le taux de conformité pour la période de déclaration était de 75 %; cependant, SPAC a réussi à fermer 200 dossiers de plus que dans l'exercice précédent.

La plupart des demandes d'accès à l'information reçues par le ministère en 2018 à 2019 se rapportaient à des contrats et à des notes d'information sur différents sujets. Des 1 178 dossiers fermés pendant la période de déclaration, 180 (15 %) concernaient la défense nationale. Compte tenu de la nature des renseignements qu'ils contiennent, ces dossiers sont généralement volumineux, très techniques, et de nature délicate et extrêmement complexe. La DAIPRP compte une équipe dévouée d'employés expérimentés et compétents pour examiner les dossiers de la défense.

Demandes de renseignements personnels reçues et complétées

Volume de demandes de renseignements personnels reçues et complétées par exercice financière – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique : Demandes de renseignements personnels reçues et complétées
  • 2012 à 2013 : 74 demandes reçues, 81 demandes complétées
  • 2013 à 2014 : 352 demandes reçues, 301 demandes complétées
  • 2014 à 2015 : 166 demandes reçues, 224 demandes complétées
  • 2015 à 2016 : 255 demandes reçues, 241 demandes complétées
  • 2016 à 2017 : 485 demandes reçues, 245 demandes complétées
  • 2017 à 2018 : 583 demandes reçues, 686 demandes complétées
  • 2018 à 2019 : 559 demandes reçues, 570 demandes complétées

Services publics et Approvisionnement Canada a reçu un total de 559 demandes de renseignements personnels pendant la période de déclaration 2018 à 2019, ce qui représente une diminution de 4 % par rapport à l'exercice précédent. Le taux de conformité global était de 77 % pour la période de déclaration, ce qui représente une augmentation importante par rapport au taux de conformité de 47 % de la période précédente. Les demandes portaient principalement sur les dossiers de pension et de paye, les questions de relations de travail, et sur d'autres documents ayant trait à l'emploi, à la dotation et aux dossiers sécurité.

Pages examinées

Nombre de pages examinées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels par exercice financière – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique
Exercice financier Pages examinées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information Pages examinées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
2013 à 2014 255 000 47 000
2014 à 2015 194 000 63 000
2015 à 2016 215 000 41 000
2016 à 2017 241 000 103 000
2017 à 2018 210 000 257 000
2018 à 2019 225 000 271 000

En 2018 à 2019, SPAC a examiné 224 771 pages dans le cadre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui représente une augmentation de 7 % par rapport à l'exercice financier précédent. Pendant la période de déclaration, SPAC a examiné 271 332 pages dans le cadre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 6 % par rapport à la période précédente. Au total, la DAIPRP a examiné 469 103 pages en 2018 à 2019, une augmentation de plus de 29 000 pages par rapport à l'exercice financier précédent.

En date du 31 mars 2019, l'arriéré de demandes relatives à l'accès à l'information du ministère comprenait 343 demandes, soit plus d'un million de pages à examiner. Le ministère gère également un plus petit arriéré de 9 demandes reçues en vertu de la LPRP, qui représente plus de 150 000 pages à examiner. Le ministère a mis en œuvre une stratégie pour gérer l'arriéré en affectant des ressources à la fermeture de ces dossiers. On s'attend à faire état de progrès supplémentaire pour la période 2019 à 2020. Le ministère continue de travailler en étroite collaboration avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC) et le Commissariat de la protection de la vie privée pour régler la situation.

Sources des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Comme pour l'exercice précédent, la majorité (76,45 %) des demandes reçues par SPAC en vertu de la LAI pendant la période de déclaration 2018 à 2019 provenaient de 3 sources : les médias (31 %), les membres du public (26 %) et les entreprises du secteur privé (19 %). En 2018 à 2019, le pourcentage de requérants qui ont refusé de s'identifier a diminué par rapport à l'exercice précédent.

Source des demandes

Volume et pourcentage de demandes d'accès à l'information reçues par source - Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique : Sources de demandes
  • Médias : 355 demandes (31,03 %, une augmentation de 17 % par rapport à l'exercice précédent)
  • Public : 300 demandes (26,22 %, une diminution de 10 % par rapport à l'exercice précédent)
  • Secteur privé : 220 demandes (19,23 %, une augmentation de 2 % par rapport à l'exercice précédent)
  • Refus de s'identifier : 205 demandes (17,29 %, une diminution de 29 % par rapport à l'exercice précédent)
  • Organisation : 50 demandes (4,37 %, une augmentation de 2 % par rapport à l'exercice précédent)
  • Secteur universitaire : 14 demandes (1,22 %, une augmentation de 27 % par rapport à l'exercice précédent)

Demandes d'accès non officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

SPAC publie des résumés des demandes d'accès à l'information qui ont été traitées, si elles concernent des dossiers qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou provenant d'un tiers, sur le Portail du gouvernement ouvert. Les membres du public peuvent ensuite soumettre les demandes non officielles pour une copie de l'information qui a déjà été divulguée sans devoir payer le frais.

Pendant l'exercice 2018 à 2019, SPAC a traité 311 demandes non officielles d'accès à l'information, ce qui représente une augmentation de plus de 150 % par rapport aux 123 demandes non officielles traitées pendant la période de déclaration 2017 à 2018.

Exceptions

Loi sur l'accès à l'information

Le ministère a invoqué des exceptions pour 601 demandes (51 %), et a fourni tous les renseignements demandés pour 336 demandes (29 %). Les 229 autres demandes (20 %) ont été abandonnées ou transférées, ou bien n'ont fait l'objet d'aucun rapport.

La majorité des exceptions invoquées par SPAC relevaient de 3 dispositions de la Loi sur l'accès à l'information :

  • le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 333 dossiers (28 %)
  • l'alinéa 20(1)b), qui protège les renseignements confidentiels financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant à un tiers, a été invoqué dans 249 dossiers (21 %)
  • l'alinéa 20(1)c), qui protège les renseignements dont la divulgation risquerait de causer des pertes financières à un tiers ou de nuire à sa compétitivité, a été invoqué dans 172 dossiers (15 %)

Il convient de mentionner que plus d'une disposition (exception) peut s'appliquer à une demande donnée.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le ministère a invoqué des exceptions pour 207 demandes (37 %), et a fourni tous les renseignements demandés pour 259 demandes (45 %). Les 104 autres demandes (18 %) ont été abandonnées ou n'ont fait l'objet d'aucun rapport.

La majorité des exceptions invoquées par SPAC relevaient de 3 dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • l'article 26, qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 198 dossiers (35 %)
  • l'alinéa 22(1)b), qui concerne l'exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 11 dossiers (2 %)
  • l'article 27, qui porte sur les renseignements protégés par le secret professionnel, a été invoqué dans cinq dossiers (1 %)

Il convient de mentionner que plus d'une disposition (exception) peut s'appliquer à une demande donnée.

Exclusions

La LAI et la LPRP ne s'appliquent pas à certains types de renseignements, ou les excluent, en particulier les documents qui sont déjà accessibles au public (article 68 de la LAI) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69 de la LAI et article 70 de la LPRP).

Dans l'ensemble, pendant la période de déclaration de 2018 à 2019, SPAC a appliqué des exclusions à des documents demandés en vertu de la LAI une fois, aux termes de l'article 68, et a cité l'article 69 dans 90 exclusions.

Aucune exclusion n'a été appliquée en vertu de la LPRP pendant la période de déclaration.

Communications de renseignements personnels en application du paragraphe 8(2)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d'elle, sans le consentement de la personne qu'ils concernent.

SPAC a procédé à 4 divulgations de renseignements personnels en vertu de la LPRP pendant la période de déclaration; 3 divulgations ont été effectuées en vertu de l'alinéa 8(2)e) et ont communiqué les renseignements de 4 particuliers, et une a été effectuée en vertu de l'alinéa 8(2)m) et a communiqué les renseignements d'un particulier.

Consultations

SPAC a répondu à 397 consultations d'autres institutions ou organismes gouvernementaux pour des dossiers se rapportant aux activités du ministère. Ces consultations ont totalisé 33 797 pages; 393 dossiers (33 756 pages) se rapportaient à la LAI et quatre dossiers (41 pages) se rapportaient à la LPRP.

Au total, on a répondu à 88 % des dossiers de consultation dans les 60 jours, par rapport à 61 % pour les demandes officielles.

Des 393 consultations d'accès à l'information, 62 dossiers (16 %) portaient sur la défense et étaient plus sensibles et complexes, et leur examen demandait plus de temps et de ressources.

Prorogations

L'article 9 de la LAI permet la prorogation des délais prévus par la loi s'il est nécessaire de mener des consultations ou si la demande vise un grand nombre de documents et que son traitement dans le délai prescrit entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

SPAC a invoqué 531 prorogations au cours de la période de déclaration 2018 à 2019. Des prorogations ont été requises dans 338 cas pour permettre la tenue de consultations avec d'autres institutions gouvernementales. Des consultations avec des tiers ont été nécessaires pour 155 dossiers et le délai a été prorogé en conséquence. Des prorogations étaient requises pour 38 cas où la demande nécessitait des recherches dans un grand nombre de documents et où l'observation du délai aurait autrement entravé le fonctionnement du ministère.

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande, si des services de traduction sont requis, ou encore si la demande vise un grand nombre de documents et que son traitement dans le délai prescrit entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

SPAC a invoqué un total de 71 prorogations pendant la période de déclaration 2018 à 2019. De ce nombre, 60 étaient jugées nécessaires pour permettre au ministère de trouver un grand nombre de documents ou de faire des recherches dans de nombreux documents, ou pour répondre à l'afflux de demandes, ou les deux, ce qui entravait le fonctionnement du ministère. Des prorogations étaient requises dans 11 autres dossiers pour permettre la tenue de consultations avec d'autres institutions avant de répondre. Le ministère n'a invoqué aucune prorogation à des fins de traduction.

Délai de traitement des demandes

Demandes d'accès à l'information

Pourcentage de demandes d’accès à l’information complétées dans certains délais – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique
Délai de traitement des demandes Demandes d'accès à l'information
À moins de 30 jours 46,10 %
31 à 60 jours 14,43 %
61 à 120 jours 20,80 %
121 jours ou plus 18,68 %

Demandes de renseignements personnels

Pourcentage de demandes de renseignements personnels complétées dans certains délais – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle
Description textuelle du graphique
Délai de traitement des demandes Demandes de renseignements personnels
À moins de 30 jours 68,60 %
31 à 60 jours 22,11 %
61 à 120 jours 8,07 %
121 jours ou plus 1,23 %

Le taux de conformité de SPAC pendant la période de déclaration 2018 à 2019 était 75,38 % pour les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et 77,37 % pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces taux de conformités représentent tous les dossiers qui ont été complétés dans la période initiale de 30 jours ou pendant une période de prolongation invoquée en raison du volume ou de consultations.

Le pourcentage de demandes présentées en vertu de la LAI traitées dans les 30 jours initiaux était de 46,10 %. Étant donné la nature du mandat de SPAC à titre de fournisseur de services et d'acheteur central, le ministère doit souvent procéder à des consultations pour demander l'avis d'autres institutions et compléter toutes les mesures requises dans un dossier.

Le pourcentage de demandes présentées en vertu de la LPRP traitées dans les 30 jours initiaux était de 68,60 %, ce qui représente une augmentation considérable de 36 % par rapport à l'exercice 2017 à 2018. Le pourcentage de dossiers traités entre 31 à 60 jours a passé de 14,89 % à 22,11 %, alors que le pourcentage de dossiers dont le traitement a pris plus de 60 jours était 9,30 % par rapport a plus que 50 % à l'exercice précédent. Cela a été réalisé avec une augmentation des ressources pour traiter et appuyer les demandes de renseignements personnelles.

Frais

La LAI prévoit des frais de demande de 5 $. SPAC a perçu 3 780 $ en frais de demande pour les demandes traitées en 2018 à 2019. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, publiée le 5 mai 2016, SPAC n'a perçu aucuns frais prescrits par la loi et son règlement d'application, autres que les frais de demande de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)a) du règlement. SPAC a également renoncé à un total de 1 940 $ en frais de demande. Le total des coûts de fonctionnement du programme d'AIPRP à SPAC pour l'exercice financier 2018 à 2019 était de 6 185 327 $.

Disposition

Une communication partielle (53 %) ou totale (31 %) de l'information a été faite dans environ 84 % des demandes présentées en vertu de la LAI traitées pendant la période de déclaration 2018 à 2019. De plus, 12 % des demandes ont été abandonnées.

Disposition des demandes d'accès à l'information

Volume et pourcentage de demande d’accès à l’information complétées par disposition – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle

Description textuelle du graphique : Disposition des demandes d'accès à l'information :

  • Communication totale : 336 demandes (31,05 %)
  • Communication partielle : 577 demandes (53,33 %)
  • Exemption totale/exclusion totale/ Ni confirmée ni infirmée : 37 demandes (3,42 %)
  • Demande abandonnée : 132 demandes (12,2 %)

Une communication partielle (50 %) ou totale (40 %) de l'information a été faite dans environ 90 % de toutes les demandes présentées en vertu de la LPRP traitées pendant la période de déclaration 2018 à 2019. De plus, 10 % des demandes ont été abandonnées.

Disposition des demandes de renseignements personnels

Volume et pourcentage de demande de renseignements personnels complétées par disposition – Version textuelle sous le graphique

Version textuelle

Description textuelle du graphique : Disposition des demandes de renseignements : personnels

  • Communication totale : 259 demandes (50,1 %)
  • Communication partielle : 205 demandes (39,65 %)
  • Exemption totale/exclusion totale/ Ni confirmée ni infirmée : 2 demandes (0,39 %)
  • Demande abandonnée : 51 demandes (9,86 %)

Plaintes et vérifications

Loi sur l'accès à l'information

Pendant la période de déclaration 2018 à 2019, SPAC a été mis au courant de 59 plaintes reçues par le Commissariat à l'information du Canada, ce qui représente 5 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. La majorité des plaintes se rapportaient à des réponses tardives et à des allégations de documents manquants.

De plus, la DAIPRP a traité et conclu 67 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, 18 plaintes ont été jugées bien fondées, 14 ont été jugées non fondées, 8 ont été abandonnées et 27 ont été réglées à la satisfaction du requérant.

Pendant la période de déclaration 2018 à 2019, aucun audit n'a été effectué au titre de la LAI.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Pendant la période de déclaration 2018 à 2019, le ministère a été mis au courant de 5 plaintes au titre des renseignements personnels reçus par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), ce qui représente 0,9 % de toutes les demandes traitées pendant l'exercice financier. La majorité des plaintes (4 sur 5) étaient liées à des réponses tardives.

Pendant cette période de déclaration, la DAIPRP a traité et conclu neuf enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, 2 plaintes ont été jugées non fondées, tandis que les 7 autres ont été jugées fondées et ont été réglées.

Pendant la période de déclaration 2018 à 2019, aucun audit n'a été effectué au titre de la LPRP.

Surveillance de la conformité

La DAIPRP fournit un aperçu hebdomadaire aux cadres supérieurs qui contiennent des statistiques sur le nombre de demandes reçues et traitées, ainsi que le taux de conformité actuel dans le cadre de LAI. Un rapport sommaire hebdomadaire présent également sur les demandes qui seront communiquées sous peu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Pendant le dernier trimestre de l'exercice 2018 à 2019, la DAIPRP a commencé à élaborer de nouveaux rapports et tableaux de bord mensuels qui visent à appuyer davantage la surveillance et à accroître la conformité au ministère, y compris le rendement de la direction ainsi que les plaintes. Ces nouveaux outils seront mis en œuvre au cours de l'exercice 2019 à 2020.

Appels devant la Cour fédérale

Pendant l'exercice financier 2018 à 2019, aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale contre SPAC concernant la LAI ou la LPRP. Les dossiers déposés au cours de la période de déclaration précédente ont été conclus.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Dans le cadre de l'exécution de son mandat à titre de fournisseur de services, SPAC collecte, conserve, utilise et divulgue des renseignements personnels. L'unité de gestion de la protection des renseignements personnels de la DAIPRP fournit des conseils et des directives aux responsables du programme pendant tout le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les programmes et les activités, conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Pendant l'exercice 2018 à 2019, SPAC a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui est décrite ci-dessous :

Ma RessourceRH : Au cours de l'exercice 2017 à 2018, une configuration personnalisée de l'outil de gestion des cas Service Desk Plus (SD+) a été mise en œuvre pour améliorer le suivi, la production de rapports et la surveillance des transactions se rapportant aux ressources humaines (RH). Une version ultérieure de l'application (avec des fonctions supplémentaires pour les gestionnaires) était prévue pour 2019. Une EFVP a été rédigée pour aborder l'utilisation accrue de l'outil de gestion des cas SD+ par SPAC en vue de relever et d'atténuer les risques d'atteinte à la vie privée, comme il est utilisé par le personnel des RH dans toutes les régions à l'échelle du Canada.

Des résumés de toutes les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont affichés sur le site de SPAC.

Atteintes substantielles à la vie privée

Pendant l'exercice 2018 à 2019, SPAC a signalé quatre atteintes substantielles à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada. Toutes les quatre atteintes étaient gérées de manière appropriée conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT. Une atteinte est réputée substantielle si elle concerne des renseignements personnels sensibles, ou s'il était raisonnable de penser qu'elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à une personne, ou qu'elle touche un grand nombre de personnes.

SPAC a recours à un protocole en cas d'atteinte à la vie privée, qui a d'abord été établi en 2015 puis mis à jour en 2017, pour guider les interventions du ministère en cas d'atteinte à la vie privée, y compris les communications avec les personnes touchées et la mise en œuvre des mesures d'atténuation.

Dans le premier cas, le feuillet T4 d'un employé du gouvernement a été envoyé à un autre employé.

Le deuxième cas concernait le vol d'un support de stockage en possession de SPAC qui contenait des renseignements personnels appartenant à des fonctionnaires d'un autre ministère fédéral. SPAC a rapidement avisé toutes les personnes concernées. Un service de surveillance du crédit a été offert aux personnes touchées pendant une période de 12 mois.

La troisième atteinte découlait d'un courriel mal acheminé qui renfermait des renseignements confidentiels concernant un employé nouvellement embauché.

Dans le cas de la quatrième atteinte à la vie privée, des renseignements personnels pouvaient être consultés dans une application de billets de technologie de l'information (TI) accessible à des spécialistes des TI n'ayant pas le « besoin de connaître » cette information.

Étant donné que SPAC collecte et conserve beaucoup de renseignements délicats et personnels, en 2018, le sous-ministre a chargé la DAIPRP d'élaborer et de mettre en œuvre un protocole sur la divulgation de renseignements commerciaux et de documents confidentiels du cabinet reposant sur le Protocole en cas d'atteinte à la vie privée.

Initiatives

En vue d'améliorer les processus internes et le service à la clientèle dans l'administration de la LAI et de la LPRP, SPAC a entrepris les initiatives suivantes pendant l'exercice 2018 à 2019 :

Politiques, lignes directrices et procédures

Projet de Loi C-58

Au cours de la période de déclaration 2018 à 2019, le ministère a fait des préparatifs en vue de la mise en œuvre du projet de Loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'autres lois en conséquence. Le projet de loi propose de légiférer la publication proactive de certains dossiers produits par les institutions gouvernementales.

SPAC a entrepris les activités suivantes en guise de préparation :

  • Mettre sur pied un groupe de travail à l'été 2018 composé de représentants de la DAIPRP et de diverses fonctions habilitantes clés (Affaires parlementaires, Gouvernance stratégique et Correspondance ministérielle, Communications et technologies de l'information)
  • Accorder de l'importance au changement de culture important requis dans la préparation de matériel pour la publication proactive, en insistant sur la rédaction en langage clair et en gardant à l'esprit les exigences d'accessibilité pendant l'élaboration de produits
  • Envisager l'allégement des processus et la simplification des approbations se rapportant à la publication proactive
  • Mobiliser les membres de la haute direction, par l'entremise des comités de gouvernance de SPAC, pour les informer des changements à venir et les faire participer à l'établissement des priorités et à l'atténuation des risques potentiels

Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée

Le 17 octobre 2018, le sous-ministre a approuvé la nouvelle Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée de SPAC. La nouvelle directive remplace la Politique sur la protection des renseignements personnels et privés au travail et tient compte des changements dans la manière dont les renseignements personnels sont traités, compte tenu de l'utilisation accrue de la technologie et d'outils numériques.

Formation et sensibilisation

En offrant de la formation et des activités de sensibilisation, SPAC continue de chercher à faire connaître la LAI et la LPRP à l'échelle de l'institution, ainsi que les obligations qui découlent de ces 2 lois.

Entre août 2018 et la fin de la période de déclaration, des membres de la haute direction de l'AIPRP ont présenté 20 exposés sur la LAI, la LPRP et le projet de Loi C-58 à des cadres supérieurs à des tables de direction à l'échelle du ministère.

Pendant la période de déclaration, la DAIPRP a renouvelé son matériel de formation de base en vue de fournir des renseignements pratiques à tous les employés. Depuis octobre 2018, 380 employés de l'ensemble du ministère ont pris part à 31 séances de formation et de sensibilisation sur l'AIPRP.

Pendant la période de déclaration, la DAIPRP a mis en place une nouvelle formation en ligne intitulée « Notions de base sur la protection des renseignements personnels et évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ». Depuis son lancement en août 2018, 152 employés ont suivi la formation.

Au cours du dernier trimestre de l'exercice, la DAIPRP a commencé à élaborer des séances de formation supplémentaires spécialisées qui viseront les agents de liaison de l'AIPRP et porteront sur le traitement des renseignements personnels (selon le Code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels). Ces nouvelles séances seront offertes pendant l'exercice 2019 à 2020.

La DAIPRP a récemment formé un partenariat stratégique avec la Direction des communications dans le but de mieux faire connaître les différents aspects du programme d'AIPRP par le truchement de communications, de kiosques et d'événements.

Journée de la protection des données

La Journée de la protection des données est un effort international qui est souligné chaque année le 28 janvier en vue de sensibiliser les gens à l'importance de respecter la vie privée, de protéger les données personnelles et de favoriser la confiance. Cette journée commémore la signature, en 1981, du premier traité international ayant force obligatoire qui porte sur la protection des renseignements personnels et des données.

La DAIPRP a souligné la Journée de la protection des données de 2019 en montant un kiosque, en collaboration avec des experts ministériels en gestion de l'information, pour inviter les employés à apprendre comment protéger leurs renseignements et leur enseigner les pratiques exemplaires permettant de protéger les renseignements personnels qu'ils traitent tous les jours.

La Semaine du droit à l'information

La Journée internationale du droit à l'information a pris forme à une réunion internationale de défenseurs de l'accès à l'information en 2002. Cette journée est maintenant célébrée chaque année par 40 pays et 60 organisations non gouvernementales, et elle a été prolongée dans un événement d'une semaine au Canada dans le but de sensibiliser le public à son droit d'accéder à l'information gouvernementale, tout en insistant sur le fait que ce droit est un élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance.

Cette année, la Semaine du droit à l'information a eu lieu du 23 au 29 septembre 2018. Le coordonnateur de l'AIPRP de SPAC a été invité à prendre part à une table ronde avec le Commissariat à l'information du Canada en vue d'une discussion sur l'importance du droit d'accès dans la société canadienne et des difficultés qui existent dans l'industrie fédérale de l'AIPRP.

Annexe A : Charte de délégations de pouvoirs pour la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

La loi sur l'accès à l'information et règlements
Loi (L) /
Règlements (R)
Description Positions
Administration des demandes d'information
L-4(2.1) Responsabilité des organismes gouvernementaux ("Devoir d'assistance") Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
L-8 / R-6 Transfert de demandes Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-9 Prorogations Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
L-11 / R-7 Frais additionnels Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-12 / R-8.1 Langue d'accès et accès en format alternatif Directrice et gestionnaires
L-27 Avis aux tiers (consultation) Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
Décisions de communiquer et accès aux documents
L-7 / R-8 Avis et accès aux documents (réponses aucun document / communication totale / en partie) Chefs d'équipe (articles 19, 20, 23 et 24)
L-13 à 26 Exceptions et prélèvements Directrice et gestionnaires (tout), chefs d'équipe (articles 19, 20, 23, 24 et 25)
L-28 Avis aux tiers – décision de communiquer Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-29 Avis aux tiers – où le CI recommande la communication Directrice et gestionnaires
Plaintes et enquêtes
L-33 Avis au CI de l'implication de tiers Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-35 Droit de faire des représentations Directrice et gestionnaires
Revues judiciaires par la Cour fédérale
L-43 Avis au tiers que le requérant demande une revue de la Cour Directrice et gestionnaires
L-44 Avis au requérant que le tiers demande une revue de la Cour Directrice et gestionnaires
L-52 Règles spéciales d'auditions et de représentations ex parte Directrice et gestionnaires
Général
L-71 Installation pour consultation des manuels (pièce de lecture) Directrice et gestionnaires
L-72 Rapports au Parlement Directrice et gestionnaires
La loi sur l'accès à l'information et règlements
Loi (L) /
Règlements (R)
Description Positions
Administration des demandes d'information
L-4(2.1) Responsabilité des organismes gouvernementaux ("Devoir d'assistance") Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
L-8 / R-6 Transfert de demandes Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-9 Prorogations Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
L-11 / R-7 Frais additionnels Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-12 / R-8.1 Langue d'accès et accès en format alternatif Directrice et gestionnaires
L-27 Avis aux tiers (consultation) Directrice, gestionnaires, chefs d'équipe et officiers
(PM-03/04)
Décisions de communiquer et accès aux documents
L-7 / R-8 Avis et accès aux documents (réponses aucun document / communication totale / en partie) Chefs d'équipe (articles 19, 20, 23 et 24)
L-13 à 26 Exceptions et prélèvements Directrice et gestionnaires (tout), chefs d'équipe (articles 19, 20, 23, 24 et 25)
L-28 Avis aux tiers – décision de communiquer Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-29 Avis aux tiers – où le CI recommande la communication Directrice et gestionnaires
Plaintes et enquêtes
L-33 Avis au CI de l'implication de tiers Directrice, gestionnaires et chefs d'équipe
L-35 Droit de faire des représentations Directrice et gestionnaires
Revues judiciaires par la Cour fédérale
L-43 Avis au tiers que le requérant demande une revue de la Cour Directrice et gestionnaires
L-44 Avis au requérant que le tiers demande une revue de la Cour Directrice et gestionnaires
L-52 Règles spéciales d'auditions et de représentations ex parte Directrice et gestionnaires
Général
L-71 Installation pour consultation des manuels (pièce de lecture) Directrice et gestionnaires
L-72 Rapports au Parlement Directrice et gestionnaires

Annexe: B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Services publics et Approvisionnement Canada
Période d'établissement de rapport : Le 1er avril, 2018 au 31 mars, 2019

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Type Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 144
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 561
Total 1 705
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 178
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 527
1.2 Sources des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 355
Secteur universitaire 14
Secteur commercial (secteur privé) 220
Organisation 50
Public 300
Refus de s'identifier 205
Total 1 144
1.3 Demandes informelles : Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
147 123 41 0 0 0 0 311

Remarque

Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.1 Disposition et délai de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 49 158 68 46 7 5 3 336
Communication partielle 26 95 90 171 60 56 79 577
Exception totale 3 5 4 9 3 0 0 24
Exclusion totale 1 0 0 10 1 0 0 12
Aucun document n'existe 24 40 5 2 0 0 0 71
Demande transmise 22 3 0 0 0 0 0 25
Demande abandonnée 107 10 3 6 0 2 4 132
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 1 0 0 0 1
Total 232 311 170 245 71 63 86 1 178

2.2 Exceptions

2.2 Exceptions appliquées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Article Nombre de demandes
13(1) a) 7
13(1) b) 0
13(1) c) 0
13(1) d) 1
13(1) e) 0
14 6
14 a) 0
14 b) 0
15(1) 60
15(1) – Affaires Internationales 2
15(1) – Défense du Canada 5
15(1) – Activités subversives 0
16(1) a)(i) 0
16(1) a)(ii) 0
16(1) a)(iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 18
16(1) d) 0
16(2) 8
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 28
16(3) 0
16.1(1) a) 1
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 1
17 0
18 a) 1
18 b) 62
18 c) 0
18 d) 8
18.1(1) a) 8
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 333
20(1) a) 1
20(1) b) 249
20(1) b.1) 1
20(1) c) 172
20(1) d) 8
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 81
21(1) b) 106
21(1) c) 35
21(1) d) 16
22 10
22.1(1) 2
23 89
24(1) 32
26 0

2.3 Exclusions

2.3 Exclusions appliquées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Article Nombre de demandes
68 a) 1
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 0
69(1) a) 1
69(1) b) 0
69(1) c) 2
69(1) d) 2
69(1) e) 3
69(1) f) 0
69(1) g) re a) 39
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 24
69(1) g) re d) 9
69(1) g) re e) 7
69(1) g) re f) 3
69.1(1) 0

2.4 Support des documents communiqués

2.4 Support des documents communiqués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 70 266 0
Communication partielle 92 485 0
Total 162 751 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 14 651 14 651 336
Communication partielle 190 290 122 842 577
Exception totale 19 660 0 24
Exclusion totale 170 0 12
Demande abandonnée 0 0 132
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Communication totale 309 4 797 20 3 423 5 3 489 2 2 942 0 0
Communication partielle 405 6 627 99 15 827 39 18 709 25 45 289 9 36 390
Exception totale 19 0 3 0 0 0 0 0 2 0
Exclusion totale 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 129 0 1 0 2 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 875 11 424 123 19 250 46 22 198 27 48 231 11 36 390
2.5.3 Autres complexités pour les demandes d'accès à l'information
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 92 0 0 152 244
Communication partielle 343 0 1 247 591
Exception totale 13 0 2 4 19
Exclusion totale 10 0 0 0 10
Demande abandonnée 5 0 0 0 5
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 463 0 3 403 869

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
290 167 53 11 59
2.6.2 Nombre de jours de retard pour les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 39 21 60
16 à 30 jours 16 13 29
31 à 60 jours 23 17 40
61 à 120 jours 15 14 29
121 à 180 jours 10 11 21
181 à 365 jours 18 44 62
Plus de 365 jours 12 37 49
Total 133 157 290

2.7 Demandes de traduction

2.7 Demandes de traduction en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 3 0 54 23
Communication partielle 33 28 227 121
Exception totale 0 0 10 5
Exclusion totale 0 3 8 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 2 6 6
Total 38 33 305 155
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 17 1 51 8
31 à 60 jours 8 3 99 89
61 à 120 jours 8 29 132 33
121 à 180 jours 4 0 12 17
181 à 365 jours 1 0 10 6
Plus de 365 jours 0 0 1 2
Total 38 33 305 155

Partie 4 : Frais

Frais perçus et dispensés ou remboursés
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 756 3 780 $ 388 1 940 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 756 3 780 $ 388 1 940 $

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 369 32 003 7 226
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 48 1 761 3 655
Total 417 33 764 10 881
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 383 32 930 10 826
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 34 834 0 55
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 104 121 48 17 5 0 0 295
Communiquer en partie 7 11 22 19 2 0 1 62
Exempter en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 1 3 0 0 0 0 0 4
Autre 14 3 2 1 1 0 0 21
Total 126 139 72 37 8 0 1 383
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 2 3 2 0 0 0 0 7
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 1 0 1
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 2 0 0 0 0 2
Total 2 3 4 0 0 1 0 10

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre
de
demandes
Pages communiquées Nombre
de
demandes
Pages communiquées
1 à 15 8 82 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 9 53 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 16 161 1 139 0 0 0 0 0 0
61 à 120 14 107 1 91 0 0 0 0 0 0
121 à 180 1 7 1 302 0 0 0 0 0 0
181 à 365 2 42 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 50 452 3 532 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 1 34 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 34 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 : Plaintes et enquêtes

Plaintes et avis d'enquêtes reçues
Article 32 Article 35 Article 37 Total
57 6 41 104

Partie 8 : Recours judiciaire

Nombre de demandes de révision judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 2 153 972 $
Heures supplémentaires 11 031 $
Biens et services 1 864 344 $
Contrats de services professionnels 916 930 $
Autres 947 414 $
Total 4 029 347 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 26,10
Employés à temps partiel et occasionnels 2,68
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 3,60
Étudiants 1,53
Total 33,91

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Services publics et Approvisionnement Canada
Période d'établissement de rapport : Le 1er avril, 2018 au 31 mars, 2019

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
Type Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 559
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 64
Total 623
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 570
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 53

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.1 Disposition et délai de traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 57 118 62 21 0 1 0 259
Communication partielle 21 97 57 24 1 4 1 205
Exception totale 0 1 0 1 0 0 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 39 11 3 0 0 0 0 53
Demande abandonnée 46 1 4 0 0 0 0 51
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 163 228 126 46 1 5 1 570

2.2 Exceptions

2.2 Exceptions appliquées en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 3
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 11
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 198
27 5
28 0

2.3 Exclusions

2.3 Exclusions appliquées en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

2.4 Support des documents communiqués en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 64 195 0
Communication partielle 26 179 0
Total 90 374 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 73 252 73 532 259
Communication partielle 196 720 100 997 205
Exception totale 1360 0 2
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 51
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 271 332 174 529 517
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 99 3 304 112 26 763 34 24 435 14 19 030 0 0
Communication partielle 36 1 441 71 18 017 62 39 914 34 39 468 2 2 157
Exception totale 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 51 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 186 4 745 184 44 780 96 64 349 49 58 498 2 2 157
2.5.3 Autres complexités pour les demandes des renseignements personnels
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 10 1 0 0 11
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 11 1 0 0 12

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
129 123 5 0 1
2.6.2 Nombre de jours de retard pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 50 8 58
16 à 30 jours 26 4 30
31 à 60 jours 20 10 30
61 à 120 jours 4 1 5
121 à 180 jours 0 4 4
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 100 29 129

2.7 Demandes de traduction

2.7 Demandes de traduction en vertu de la Loi sur la protection renseignements personnels
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Nombre de communications en vertu
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
1 1 1 3

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 2
Demandes de correction acceptées 0
Total 2

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 31 0 0 0
Communication partielle 25 0 11 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 4 0 0 0
Total 60 0 11 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 60 0 11 0
Total 60 0 11 0

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 4 41 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 4 41 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 4 41 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 1 0 0 0 0 0 3
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 3 1 0 0 0 0 0 4
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre
de demandes
Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 : Plaintes et enquêtes reçues

Plaintes et enquêtes reçues
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
5 1 8 0 14

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d'EFVP terminées : 1

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 638 740 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services:
  • Contrats de services professionnels (66 051 $)
  • Autres (451 189 $)
517 240 $
Total 2 155 980 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 23,50
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,25
Étudiants 0,00
Total 23,75
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