RMR 2004 - 2005
Ministère des Affaires étrangères et Commerce international (Affaires étrangères)

3.1 Données sur l'organisation

En juin 2004, le Ministère a mis sur pied son Architecture d'activités de programme (AAP). En janvier 2005, le Ministère a entamé la mise en œuvre d'une réorganisation à grande échelle visant à moderniser et à rationaliser ses activités. Ce processus nécessitera une mise à jour de l'AAP dans l'année à venir.

3.1.1 Gouvernance et responsabilisation

En sa qualité de ministre des Affaires étrangères, Pierre Pettigrew est responsable devant le Parlement de la gestion et de la supervision du ministère. Il est secondé par Aileen Carroll, ministre de la Coopération internationale, responsable de l'Agence canadienne de développement international (ACDI), ainsi que par Jacques Saada, ministre responsable de la Francophonie.

M. Pettigrew a pour secrétaire parlementaire Dan McTeague. En outre, le ministre des Affaires étrangères collabore étroitement avec Marlene Jennings, la secrétaire parlementaire du premier ministre (Canada—États-Unis).

Le ministre des Affaires étrangères préside le comité du Cabinet chargé des affaires internationales, qui assure la mise en œuvre d'une approche intégrée à l'égard des affaires étrangères, de la défense, du développement, du commerce et d'autres questions connexes. Il est l'un des vice-présidents du comité du Cabinet chargé des relations canado-américaines, qui veille à ce qu'une approche intégrée soit adoptée à l'échelle gouvernementale au chapitre des relations canado-américaines. Ce comité est appuyé par le secrétariat du Bureau du Conseil privé chargé des relations canado-américaines.

M. Pettigrew est également membre des comités suivants :

• Le comité du Cabinet chargé de la sécurité, de la santé publique et de la protection civile, qui gère des questions et des activités reliées à la sécurité nationale et aux renseignements, tout en assurant la coordination des interventions du gouvernement fédéral en cas de situation d'urgence, y compris les catastrophes naturelles;
• Le sous-comité du Conseil du Trésor chargé de l'examen des dépenses, qui examine tous les programmes et les domaines d'intérêt commun et formule des recommandations à l'intention du Conseil du Trésor sur les réaffectations de fonds et les décisions en matière de financement.

3.1.2 Un nouvel organigramme ministériel

Comme on l'a mentionné ci-dessus, le Ministère fait actuellement l'objet d'une restructuration à tous les niveaux hiérarchiques (voir le nouvel organigramme ). Un des principaux changements réside en la réorganisation des secteurs géographiques. Auparavant, il en existait quatre : l'Afrique et le Moyen-Orient, les Amériques, l'Asie-Pacifique et l'Europe. On n'en compte désormais que deux : le Secteur de l'Amérique du Nord, qui concentrera ses activités sur les États-Unis et le Mexique; et le Secteur des relations bilatérales, qui couvrira le reste du monde. Les secteurs géographiques gèrent et coordonnent les relations du Canada avec les parties du monde qui leur sont attribuées, fournissant des ressources et des orientations aux missions du Canada sur tous les aspects afférents à la politique étrangère et aux services consulaires. Ils fournissent également des conseils stratégiques au ministre et, dans les missions à l'étranger, gèrent certains programmes de base ainsi que tous les services des secteurs d'activités du Ministère, en plus des initiatives d'autres ministères et organismes du gouvernement fédéral situés au même endroit.

Tous les secteurs du Ministère contribuent à l'atteinte des résultats stratégiques déterminés dans l'AAP. Les secteurs géographiques ainsi que quatre secteurs fonctionnels (Politique stratégique et diplomatie ouverte, Sécurité internationale, Enjeux mondiaux ainsi que le Bureau du conseiller juridique) appuient le résultat stratégique Faire progresser les intérêts du Canada sur la scène internationale. Les secteurs géographiques Services ministériels et Ressources humaines appuient le résultat stratégique Servir le gouvernement à l'étranger, alors que la Direction générale des affaires consulaires, les secteurs géographiques et Passeport Canada appuient le résultat stratégique Servir les Canadiens à l'étranger.

3.1.3 Équipe de la haute direction du Ministère

Le sous-ministre Peter Harder seconde le ministre Pettigrew dans l'orientation générale du Ministère. Deux directions générales, soit les Communications et les Services exécutifs, relèvent directement du sous-ministre. Trois autres directions générales, soit le Bureau de l'inspecteur général, le Bureau du protocole et Passeport Canada, relèvent de la sous-ministre déléguée, Marie-Lucie Morin. Le sous-ministre et la sous-ministre déléguée sont responsables des trois objectifs stratégiques du Ministère et des programmes connexes.

En dessous du sous-ministre et de la sous-ministre déléguée, le Ministère compte un conseiller juridique et sept sous-ministres adjoints (SMA). Ces SMA élaborent des politiques et des initiatives pour atteindre les objectifs mondiaux des résultats stratégiques du Ministère. À ce titre, ils sont responsables des principaux programmes du Ministère ainsi que du rendement de leurs secteurs respectifs.

La reddition de comptes sous le niveau des SMA est régie par l'Architecture d'activités de programme du Ministère.

3.1.4 Agents du service extérieur

Le Ministère emploie des membres de deux filières du service extérieur : les agents politiques et économiques et les agents de la gestion et des affaires consulaires. Il s'agit d'employés permutants qui alternent fréquemment entre l'administration centrale et les missions à l'étranger.

Les agents de la filière politique et économique sont des acteurs clés en ce qui concerne la formulation des politiques du Canada sur des questions très variées, par exemple, les droits de la personne à l'échelle internationale, l'environnement, le désarmement et le processus de paix au Moyen-Orient. Ces agents appuient les travaux relatifs au résultat stratégique Servir le gouvernement à l'étranger. En général, ces agents consacrent un temps considérable à travailler avec leurs homologues internationaux.

Les agents de la gestion et des affaires consulaires appuient les travaux relatifs à deux résultats stratégiques dans les missions à l'étranger. D'abord, en fournissant des services consulaires et de passeport, ils appuient le résultat stratégique Servir les Canadiens à l'étranger. Les agents des affaires consulaires aident et conseillent les Canadiens qui sont confrontés à des problèmes à l'étranger : incarcération, décès, enlèvement d'enfants, évacuation dans les situations politiques dangereuses ou de catastrophes naturelles. De plus, ces agents contribuent au résultat Servir le gouvernement à l'étranger en coordonnant les services fournis à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada opérant à l'étranger, notamment en ce qui concerne la passation de marchés, l'approvisionnement et la gestion des ressources humaines. À l'administration centrale, les agents de la gestion et des affaires consulaires participent aux décisions en matière de budget et de ressources humaines.

3.1.5 Structures officielles de prise
de décision au sein du Ministère

Un certain nombre de comités et de groupes orientent la prise de décision au sein du Ministère. Nous vous présentons ci-dessous ceux qui revêtent une importance particulière sur le plan de la gouvernance générale du Ministère :

• L'organe directeur, présidé par le sous-ministre, est constitué de la sous-ministre déléguée, des sept SMA, du conseiller juridique, du directeur général des Communications, du directeur général des Services exécutifs, de l'adjoint exécutif du sous-ministre et d'un nombre égal de chefs de mission sélectionnés pour une durée de deux ans. Ce groupe consultatif se réunit trois ou quatre fois par an.
• Des réunions hebdomadaires du comité exécutif, présidé par le sous-ministre, fournissent un forum pour la prise de décision et l'établissement de priorités au sein du Ministère. La composition de ce comité est identique à celle de l'organe directeur, à l'exception des chefs de mission. Le mandat de ce groupe englobe toutes les grandes questions en matière de politique, de programme et de gestion devant être résolues par le Ministère.
• Le comité de gestion, présidé par la sous-ministre déléguée, se réunit en général toutes les semaines. Ce comité fait fonction d'instance supérieure pour la prise de décision touchant pratiquement toutes les questions ministérielles de gestion financière et des programmes. Ses décisions sont renvoyées devant le comité exécutif pour approbation finale.
• La réunion de planification à long terme est un forum hebdomadaire visant à favoriser le partage d'information sur les enjeux émergents reliés au mandat et aux activités du Ministère. Cette dernière est présidée par le sous-ministre. Sa composition est la même que celle du comité exécutif mais inclut en plus tous les directeurs généraux du Ministère.
• Le comité chargé des politiques est responsable d'examiner toutes les initiatives à moyen et à long terme avant leur étude finale par le Comité exécutif. Ce comité, qui est présidé par le SMA, Politique stratégique et diplomatie ouverte, aide à orienter les stratégies sur les relations du Canada avec certains pays, ainsi que sa participation à des organisations multilatérales. Ce groupe s'occupe également des questions stratégiques à plus long terme qui lui sont renvoyées par le comité exécutif.
• Le comité chargé de la vérification et de l'évaluation, qui se réunit tous les quatre mois, examine le plan annuel de vérification et d'évaluation de l'inspecteur général du Ministère. Il étudie également toutes les vérifications et toutes les évaluations entreprises par l'inspecteur général, tout en fournissant une orientation générale. La sous-ministre déléguée préside ce groupe.

3.1.6 Gouvernance des missions du Canada
à l'étranger

Le Ministère administre les missions à l'étranger et veille à ce que leurs activités soient alignées sur les priorités établies à l'échelle gouvernementale. Le rôle des missions consiste à représenter le gouvernement du Canada et à promouvoir les intérêts canadiens dans des pays, des régions et des organisations multilatérales désignés. Les missions jouent un rôle central pour atteindre les objectifs clés du Ministère à l'échelle internationale, notamment dans les domaines des politiques commerciales et étrangères, de la défense, de l'immigration et de l'aide au développement. Elles jouent également un rôle de plus en plus important à l'appui des programmes et des activités du Canada à l'échelle nationale. Pour accomplir ces fonctions, les missions veillent à l'intégration et à la coordination de tous les programmes et activités du gouvernement fédéral à l'étranger.

Le chef de mission (CDM) agit également à titre de représentant officiel du Canada auprès de son pays, région ou organisation d'accueil. Le CDM agit au nom du gouvernement du Canada dans son ensemble, et pas uniquement de ce ministère. À ce titre, il veille à ce que tous les programmes du gouvernement fédéral dans sa zone d'accréditation se complètent dans toute la mesure du possible.

Les gestionnaires de programmes dans les missions rendent compte au CDM ainsi qu'aux autorités de programme concernées dans leurs ministères ou organismes d'attache. Ces gestionnaires reçoivent des orientations des secteurs géographiques ou fonctionnels pertinents à l'administration centrale du Ministère ou dans leur ministère d'attache.

Chaque mission possède un Comité de gestion de la mission, qui est généralement présidé par le CDM. Ses membres sont constitués des gestionnaires de programme de la mission. Le comité se réunit toutes les semaines, coordonne les politiques et les programmes de la mission, et supervise sa gestion. Bien que les décisions soient habituellement atteintes par consensus, le CDM possède le pouvoir final de décision.

Tous les employés fédéraux dans les missions à l'étranger, indépendamment de leur ministère ou organisme d'attache, agissent en tant que membres d'une équipe gouvernementale unie. Ils coordonnent leurs actions, prennent avis les uns auprès des autres et échangent des renseignements. Ils collaborent également dans le cadre des activités quotidiennes de la mission et d'initiatives fédérales spéciales, telles que les visites à l'étranger du gouverneur général et du premier ministre.

En 2004-2005, pour la première fois en huit ans, le Ministère a commencé à intégrer des plans d'activités préparés par les missions à son cycle de planification. Chaque mission doit préparer un plan annuel décrivant ses activités, les résultats escomptés et les répercussions correspondantes sur les ressources, et expliquer de quelle manière ils correspondent aux priorités ministérielles.

Le Ministère fournit des biens, des services et de l'immobilier à d'autres ministères et organismes du gouvernement fédéral partageant les bureaux des missions à l'étranger, dans le but suivant :

• assurer une approche fédérale cohérente de la représentation du Canada à l'étranger;
• permettre à tous les partenaires du gouvernement fédéral à l'échelle internationale d'exécuter leurs programmes et de fournir leurs services de manière efficace à l'étranger;
• réaliser des économies d'échelle.

3.1.7 Bureau de l'inspecteur général

Le Bureau de l'inspecteur général fournit des vérifications, évaluations, enquêtes spéciales et missions d'inspection pour le Ministère afin de fournir des renseignements objectifs qui permettent d'évaluer la solidité du cadre de gestion et de contrôle. La Direction de la vérification aide les gestionnaires à élaborer des cadres de vérification axés sur les risques (CVAR) pour les programmes de subventions et de contributions du Ministère. Des audits de ces programmes ainsi que ceux d'autres unités à l'administration centrale et dans les missions sont également réalisés en utilisant les méthodes axées sur l'évaluation des risques.

La Direction de l'évaluation fournit des renseignements factuels sur le rendement des programmes ministériels s'ils répondent aux objectifs établis et produisent les résultats escomptés. Elle aide également les gestionnaires ministériels à élaborer des cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats (CGRAR) pour un certain nombre de domaines de programme. Les CGRAR sont utilisés pour mesurer le rendement au cours du cycle de vie des programmes.

3.1.8 Organismes de services spéciaux du Ministère

Il existe deux organismes de services spéciaux au sein du Ministère : Passeport Canada et la Direction générale des biens. Passeport Canada fonctionne en grande partie comme une entreprise du secteur privé. Il finance entièrement ses opérations à partir des frais prélevés pour la délivrance de passeports et autres documents de voyage. Il fonctionne également en vertu d'un fonds renouvelable qui lui permet de reporter les excédents et les déficits. La Direction générale des biens est responsable de l'achat, de la gestion, de l'aménagement et de l'élimination rentables des biens immobiliers et du matériel requis pour appuyer le service extérieur dans l'exécution de ses programmes à l'étranger.

3.1.9 Gestion du portefeuille du Ministère

Un certain nombre d'organisations ne relevant pas de la structure de gouvernance directe du Ministère rendent également compte au Ministère. Ces organisations constituent ce que l'on appelle le portefeuille du Ministère. Ce lien hiérarchique permet au Ministère de comprendre de quelle manière l'organisation en question contribue aux priorités établies à l'échelle gouvernementale.

L'Agence canadienne de développement international (ACDI) appuie le développement durable dans les pays en développement afin de réduire la pauvreté et contribue à rendre le monde plus sûr, plus équitable et plus prospère. L'Agence rend compte au Parlement par l'entremise du ministre de la Coopération internationale. Les pouvoirs de l'ACDI sont énoncés dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international , les lois annuelles de crédits ainsi que la Loi d'aide au développement international (institutions financières). L'ACDI figure actuellement dans l'annexe 1.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques .

Le Centre de recherches pour le développement international, qui rend compte au ministre des Affaires étrangères, est une société d'État. Il entreprend, encourage, appuie et réalise des recherches sur les problèmes qui surviennent dans les pays en développement et étudie d'éventuels moyens d'appliquer et d'adapter des connaissances scientifiques, techniques et autres pour résoudre ces problèmes.

3.1.10 Gestion hors le portefeuille du Ministère

Droits et Démocratie (le Centre international des droits de la personne et du développement démocratique) est une organisation non partisane créée par le Parlement en 1988 pour encourager et appuyer les valeurs universelles des droits de la personne et promouvoir les institutions et les pratiques démocratiques partout dans le monde. Cette organisation reçoit la majeure partie de son financement du budget d'aide publique au développement du Canada par l'entremise du Ministère. Chaque année, Droits et Démocratie soumet un rapport sur ses activités au ministre des Affaires étrangères, qui le présente au Parlement.

La Commission mixte internationale est une organisation binationale (Canada et États-Unis) indépendante établie par le Traité des eaux limitrophes de 1909. Elle a pour objet d'aider à prévenir et à résoudre les différends sur l'utilisation et la qualité des eaux limitrophes et de formuler des conseils sur des questions connexes. Bien que la Commission communique périodiquement avec le Ministère, elle ne relève pas officiellement de lui.

Le Ministère rend compte au Parlement relativement au rendement des fondations auxquelles il verse des fonds (p. ex. l'Association de la communauté du service extérieur), conformément au plan budgétaire fédéral de 2003, qui a apporté des modifications visant à améliorer la reddition de comptes publique. Cette reddition de comptes s'effectue en incluant des renseignements sur les plans et les résultats de ces fondations aux rapports de planification et de rendement du Ministère.

La Commission du parc international Roosevelt de Campobello est responsable d'administrer, en mémoire du président Franklin D. Roosevelt, le parc international Roosevelt de Campobello. Cette Commission a été créée par un traité international signé par le premier ministre Lester B. Pearson et le président Lyndon B. Johnson le 22 janvier 1964. Sur recommandation du ministre des Affaires étrangères, le Canada nomme les trois membres canadiens de la Commission. Les membres américains de la Commission sont nommés par le président des États-Unis. Le Traité précise que les deux pays partagent à égalité les frais d'aménagement, de fonctionnement et d'entretien du Parc. L'approbation du budget canadien incombe au Ministère. La responsabilité de la gestion quotidienne du Parc est confiée à un surintendant nommé par la Commission du Parc.