Section IV : Gouvernance organisationnelle

4.1 Leadership en matière de politiques

4.1.1 Transformation

En janvier 2004, le CRSH a tenu une consultation à l'échelle nationale réunissant des universités, des sociétés savantes, des organismes du secteur bénévole et d'autres parties intéressées afin de déterminer la meilleure façon de se transformer de manière à mieux soutenir les chercheurs et à veiller à ce que les Canadiens profitent de leur investissement dans la recherche et les travaux d'érudition. Dans le cadre de cette initiative, le Conseil a reçu l'appui de l'Association francophone pour le savoir, de l'Association des universités et collèges du Canada, de l'Association canadienne pour les études supérieures et de la Fédération canadienne des sciences humaines. Le CRSH a également bénéficié de l'étroite collaboration de 81 universités, de 71 sociétés savantes, de l'Association des collèges communautaires du Canada, du Secrétariat des chaires de recherche du Canada, du Centre de recherche et de développement sur le secteur bénévole et communautaire et du Fonds québécois de la recherche sur la société et la culture. L'Association canadienne des professeures et professeurs d'université et la Fédération canadienne des étudiantes et étudiants ont également apporté leur contribution. De plus, le CRSH a tenu des consultations directes avec des organismes des secteurs bénévole et à but non lucratif, des organismes de recherche communautaires, des organismes non gouvernementaux, des organismes de bienfaisance, des groupes de réflexion et des ministères gouvernementaux fédéraux. Enfin, le Conseil a commandé plusieurs études visant à examiner des questions particulières liées à cette initiative.

Des mois d'intenses discussions, des centaines de réunions et des milliers de pages de rapports et d'études ont mené à un véritable consensus parmi les chercheurs et les utilisateurs de la recherche, si bien que le CRSH devrait ajouter « engagement interactif » et « impact maximum des connaissances  » à ses valeurs de base. Par ailleurs, des parties intéressées ont présenté d'utiles suggestions quant au renforcement des bases des travaux d'érudition et de la formation en recherche, à l'établissement de meilleures relations entre les chercheurs ainsi qu'entre les chercheurs et les utilisateurs de la recherche et au fait de tirer le meilleur parti de la recherche en sciences humaines pour les Canadiens.

La consultation a amené un vaste et intense appui à l'idée d'un rôle étendu du CRSH. Le Conseil est reconnaissant du leadership et du soutien de ses partenaires et de l'engagement sérieux des chercheurs et des utilisateurs de la recherche de tout le pays. L'engagement de ces personnes et de ces organismes a permis d'amener des chercheurs, des étudiants et des citoyens à discuter ensemble d'une foule de questions interreliées. Cela a entraîné la création de nouveaux partenariats hors du milieu universitaire et une plus grande conscience des valeurs sociales de la recherche en sciences humaines. De plus, cela a ravivé la fierté liée à la capacité des efforts de recherche du Canada d'aborder les questions les plus complexes et les plus cruciales auxquelles doit faire face la société.

Ces consultations ont permis au CRSH d'élaborer un nouveau plan stratégique quinquennal, qui a reçu une approbation de principe du Conseil de direction en mars 2005. L'approbation finale du plan est attendue pour l'été 2005, et sa mise en œuvre débutera immédiatement en 2005-2006. Le CRSH a également fait un premier pas vers la mise en œuvre de son plan stratégique en demandant à la communauté des chercheurs, à l'été 2004, de commencer à créer des «  réseaux stratégiques de recherche  ».

4.1.2. Éthique de la recherche

a) Groupe consultatif inter-conseils en éthique de la recherche

Le Groupe consultatif inter-conseils en éthique de la recherche est un groupe d'experts externe créé par le CRSH, les IRSC et le CRSNG afin d'appuyer l'élaboration, l'évolution, l'utilisation et l'interprétation de l'énoncé de politique des organismes sur l'éthique de la recherche humaine conjointe, soit l' Énoncé de politique des trois Conseils : éthique de la recherche avec des êtres humains . En 2004-2005, sa troisième année complète d'activité, le Groupe a continué à mettre en œuvre des projets à multiples facettes visant l'élaboration et la mise en application de l'Énoncé. ¹²

Parmi ces projets figurent :

• la publication d'un rapport, Pour que tous puissent s'exprimer , fondé sur une consultation menée auprès de la communauté des chercheurs en sciences humaines;
• la formation et un engagement continus du public par l'intermédiaire d'initiatives telles que des classes dirigées en ligne sur l'éthique de la recherche et une banque publique de lignes directrices explicatives et éducatives permettant d'appliquer l'Énoncé ainsi que l'amélioration continue d'un site Web interactif;
• l'élaboration et la mise en œuvre d'un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) pour le Groupe et, au lieu d'une évaluation de mi-mandat, une étude spéciale sur les rôles, les responsabilités et les relations concernant des questions de gestion des risques soulevées par le CGRR;
• l'examen de plus de 80 politiques organisationnelles sur l'éthique de la recherche pour s'assurer qu'elles respectent les principes, les normes et les procédures brièvement décrites dans l'Énoncé;
• le lancement, par le CRSH, d'une nouvelle initiative unique permettant de comprendre comment les politiques, les pratiques et les règlements actuels concernant la protection de la vie privée et la confidentialité influencent la recherche en sciences humaines au Canada ainsi que de déterminer les avantages et les inconvénients des différentes approches employées pour assurer la confidentialité des personnes qui participent à la recherche en sciences humaines.

¹² Le CRSH et ses homologues ont prolongé la durée du mandat du Groupe consultatif inter-conseils en éthique de la recherche et du Secrétariat en éthique de la recherche jusqu'en novembre 2009.

4.2 Fonction de contrôleur moderne

4.2.1 Plan d'action sur les pratiques de gestion intégrée (Plan d'action sur les PGI)

L'année 2004-2005 a été la deuxième du Plan d'action sur les pratiques de gestion intégrée du CRSH. Ce plan vise à améliorer l'application des principes de la fonction de contrôleur moderne et à intégrer ses pratiques de gestion. Il est basé sur les conclusions de l' Évaluation de la capacité de la fonction de contrôleur moderne effectuée en 2003-2004. Cette évaluation a déterminé des mesures particulières permettant d'améliorer les pratiques de gestion dans le domaine de la planification, de la formation, de l'évaluation du rendement, des communications, de la gestion des connaissances et du service à clientèle.

Le tableau ci-dessous énumère les étapes clés particulières et les activités de 2004-2005 prévues dans le cadre du Plan. Il comprend des renvois aux sections pertinentes du présent RMR.

Tableau 10 : État des actions prévues en réponse à l'évaluation du CRSH de la capacité de la fonction de contrôleur moderne

4.2.2 Activités particulières du Plan d'action sur les PGI

4.2.2.1 Prestation de services électroniques (Gouvernement en direct)

En 2004-2005, le CRSH a effectué un examen de la pertinence et de la validité des données de résultats de recherche fournies dans les formulaires de Rapports de recherche finaux des titulaires de subvention, un mécanisme d'établissement de rapports établi en 2002. Un rapport modifié selon les recommandations de cette évaluation sera disponible en 2005-2006, et les données qui en seront tirées formeront la nouvelle base de données Inventaire des résultats de la recherche (IRR) du CRSH, qui devrait améliorer la capacité du Conseil à faire preuve d'une plus grande imputabilité et à communiquer les résultats de la recherche financée.

Le partenariat qu'entretient le CRSH avec les IRSC, le CRSNG et les organismes subventionnaires du Québec ¹³ quant au projet Cv commun canadien (CVCC) en est à sa troisième année complète. La seconde version du CVCC a été mise en œuvre par deux des partenaires à l'été 2004. Le CRSH consulte présentement diverses communautés afin de déterminer si elles sont prêtes à participer, en 2005-2006, à une mise en œuvre pilote ciblée. Le curriculum vitæ « commun » permet un unique point d'entrée des renseignements personnels et limitera les répétitions avec lesquelles sont aux prises les communautés de chercheurs et d'étudiants qui présentent des demandes à différents organismes subventionnaires. Enfin, conformément à son Plan d'action sur les PGI, le CRSH a entrepris l'examen détaillé de son site intranet de partage interne des connaissances afin de rendre ce dernier plus pratique et plus convivial. La planification et les développements subséquents seront fondés sur le nouveau Plan stratégique de 2006-2011 du CRSH.

¹³ Le Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies (FQRNT), le Fonds québécois de la recherche sur la société et la culture (FQRSC) et le Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ). 

4.2.2.2 Meilleure imputabilité

a) Rendement et évaluation

Au cours de sa seconde année d'activité en tant qu'entité distincte du CRSH, la Division du rendement organisationnel, de l'évaluation et de la vérification a activement participé à la présentation du Plan d'évaluation et de rendement du CRSH, approuvé par le Conseil en juin 2004. Elle a entrepris et accompli une grande variété de projets en étroite collaboration avec des membres clés du personnel par l'intermédiaire de groupes consultatifs pour chaque étude.

L' annexe 1 présente les activités d'évaluation et de mesure du rendement menées en 2004-2005 conformément au Plan d'évaluation du CRSH ¹⁴ . Elle comprend également, pour chaque projet, un résumé des principales conclusions et recommandations.

¹⁴ Il faut noter que le CRSH engage des conseillers externes indépendants, qui mènent la plupart des projets liés au rendement et à l'évaluation définis dans le cadre de son Plan d'évaluation. 

b) Autres activités d'évaluation

En plus des projets liés au rendement et à l'évaluation présentés à l'annexe 1, le CRSH a élaboré, en 2004-2005, un cadre d'évaluation de son Système informatisé de gestion des subventions et bourses (AMIS), la principale base de données qu'utilise le Conseil pour gérer les concours et les subventions pour ses programmes. Il a également analysé les programmes liés aux Initiatives conjointes et au programme des Bourses de doctorat afin de déterminer des stratégies concernant l'évaluation prochaine de ces programmes. Au cours du prochain exercice financier, de nombreux projets particuliers seront lancés en réponse aux stratégies déterminées par ces activités.

c) Vérification interne

En 2004-2005, avec la nomination d'un vérificateur interne principal à temps plein au sein de la Division du rendement organisationnel, de l'évaluation et de la vérification, le CRSH a renforcé sa capacité de gestion au moyen de services de certification efficaces et objectifs ainsi que de conseils sur ses cadres de contrôle de gestion et ses pratiques. Au cours de l'année, le CRSH a effectué des vérifications liées à la technologie de l'information, aux frais de déplacement et aux processus des concours relatifs aux subventions. De plus, il a terminé un examen des leçons apprises dans le cadre du CVCC.

d) Gestion des risques

En 2004-2005, le Conseil a réexaminé et mis à jour son Profil de risque organisationnel pour y ajouter les stratégies et les mécanismes - déjà en place ou devant être intégrés - permettant de limiter les risques. Le Comité de vérification du CRSH a approuvé le nouveau document en février 2005, et le Conseil de direction du CRSH en a fait autant en mars 2005.

Le CRSH a élaboré le Plan d'évaluation et de rendement et le Plan de vérification en tenant compte du Profil de risque organisationnel. De plus, le Plan d'évaluation et de rendement reflète une analyse des risques - liés aux programmes - suivants : l'ampleur de l'investissement, déterminée par l'importance du budget du programme par rapport au budget total du Conseil; la nature innovatrice du programme ou des politiques sur le plan des nouvelles approches ou des nouvelles clientèles; le besoin de se conformer aux exigences des bailleurs de fonds ou des partenaires externes; l'apport de modifications de la conception ou de la prestation des programmes pouvant influer les résultats; le besoin de connaissances à jour et utiles pour le renouvellement d'un programme ou de politiques. Le Plan de vérification met l'accent sur les secteurs devant être améliorés, comme cela est indiqué dans l'Évaluation de la capacité de la fonction de contrôleur moderne, terminée en 2003-2004.

e) Responsabilité financière

i- Comité de planification financière

Le CRSH a créé le Comité de planification financière en 2004 afin de surveiller le cycle annuel de planification budgétaire, de s'assurer que des politiques et des pratiques efficaces sont en place et de suivre de près ses relations avec le Conseil du Trésor. Le Comité, dont les membres se réunissent régulièrement, est composé du vice-président exécutif, du vice-président des Programmes et du directeur général de la DSAC. Le Comité est appuyé par le directeur de la Division des finances et de l'administration des octrois et la haute direction. Son mandat est le suivant :

• orienter le cycle annuel de planification budgétaire du CRSH pour le budget de fonctionnement et celui des subventions et des bourses;
• examiner et approuver le budget détaillé des subventions et des bourses lorsque le Conseil a approuvé les allocations d'ensmble aux programme ;
• recommander ou approuver les ajustements de mi-exercice apportés au budget de fonctionnement à la suite des réunions ordinaires d'examen budgétaire tenues à l'automne et à la mi-hiver;
• veiller à l'efficacité et à l'amélioration des procédures opérationnelles de suivi des engagements et des dépenses concernant les subventions et les bourses;
• offrir une tribune permettant de discuter de questions liées au budget et à sa gestion, des relations avec le Conseil du Trésor et d'autres questions le concernant (p. ex. renouvellement des modalités et présentations au Conseil du Trésor) ainsi que du respect des règlements fédéraux de nature financière (p. ex. passation de marché).
• régulièrement rendre compte de ses activités au Comité de gestion.

ii- Affectation budgétaire de fonctionnement

L'un des objectifs de principe de l'affectation budgétaire de fonctionnement est de veiller à ce que l'affectation de ressources soit conforme aux priorités stratégiques et organisationnelles du Conseil. Depuis 2004-2005, les gestionnaires doivent justifier leurs demandes de budget et préparer des analyses de cas pour les besoins de ressources dépassant les niveaux ciblés initiaux. Ces analyses doivent comprendre le coût total des propositions pour l'année en cours et les années suivantes, l'origine des fonds, des renseignements généraux, des hypothèses (le cas échéant), les solutions de rechange considérées et des recommandations. Les analyses de cas sont examinées par la haute direction, et les ressources sont affectées selon les besoins, les priorités stratégiques et organisationnelles et la disponibilité des fonds. Ce processus a également lieu au cours des examens budgétaires de l'automne et de l'hiver.

iii- Affectation budgétaire des subventions et des bourses

Des procédures d'amélioration de la planification et de la gestion du budget des subventions et des bourses ont été élaborées au début de 2004. Ces procédures présentent les rôles et les responsabilités des personnes participant au processus d'établissement du budget (qui, quoi, où et comment). Les résultats attendus comprennent des responsabilités bien définies, un meilleur partage des renseignements et une communication plus efficace.

4.2.2.3 Ressources humaines

En janvier 2005, le CRSH a mis en œuvre un nouveau système d'évaluation des postes, un plan d'indemnisation et un cadre stratégique de soutien. Ces modifications apportées au système de gestion des ressources humaines du Conseil sont issues du désir d'adopter un unique plan intégré d'évaluation des postes au sein du Conseil ainsi que de moderniser et de simplifier les moyens préexistants d'évaluation de la valeur des postes du Conseil et de la valeur relative du travail effectué par ses employés.

En raison du temps et des intenses efforts consacrés à l'élaboration et à la mise en œuvre du système d'évaluation des postes, les progrès relatifs à une initiative pilote signalés dans le RPP de 2003-2004 du Conseil (c.-à-d. évaluation et apprentissage des cadres) ont été ralentis. Le travail accompli jusqu'à maintenant quant à ce projet constituera un important volet d'un plus vaste cadre de formation organisationnel, qui sera présenté à la direction du Conseil en 2005-2006.

À la suite d'un projet pilote réussi qui a permis de développer le programme de reconnaissance des employés du CRSH en 2003, le Conseil a poursuivi dans la même voie en 2004-2005 afin de tirer profit de cette lancée positive. À l'automne 2004, une nouvelle série de récompenses pour états de service, les « Prix de distinction honorifique d'étape du CRSH », a été mise en place pour souligner les services d'emploi de 10, de 15, de 20 et de 25 ans au sein du Conseil.

Le CRSH a également diversifié son programme d'orientation des nouveaux employés en créant et en présentant des séances d'information sur tous les secteurs d'activité liés à la prestation de programmes et des services organisationnels qui orientent et appuient directement le mandat du Conseil.

En réponse au Plan d'action sur les PGI, le Comité de la santé, de la sécurité et de la qualité de vie au travail du CRSH a élaboré un cadre de travail, présentement examiné par la direction et le syndicat. Lorsque ce cadre sera approuvé, le CRSH créera une stratégie de mise en œuvre et un plan d'action.

4.3 Prestation de services axés sur les citoyens

4.3.1 Sensibilité accrue du public pour le secteur des sciences humaines

Au cours du dernier exercice financier, la couverture journalistique et radiophonique liée à la présentation du gagnant de la Médaille d'or du CRSH, Alex Michalos, et de celui du Prix Aurore, Michael Atkinson, a touché un auditoire de 12 millions ¹⁵ de Canadiens. Le grand intérêt des médias suscité par ce seul événement a fait augmenter les tirages ainsi que la publicité radiophonique et télévisée du CRSH d'environ 15 p. 100 par rapport à l' année précédente , ce qui a fait du deuxième gala annuel du CRSH l'événement médiatique le plus efficace de l'histoire de l'organisation.

¹⁵ L'auditoire touché correspond à la somme des auditoires de produits médiatiques imprimés et radiodiffusés. On calcule l'auditoire de produits médiatiques imprimés en multipliant la taille de la circulation des journaux et des revues qui ont publié l'histoire par un facteur de 2,5 lecteurs par copie.

Le Programme des chaires de recherche du Canada a présenté deux annonces nationales, auxquelles ont participé le premier ministre Martin, le ministre Emerson et la ministre Robillard. Ces annonces et d'autres activités médiatiques liées aux chaires ont généré des centaines d'articles sur le Programme et les chercheurs qu'il appuie.

En 2004-2005, 20 histoires de recherche sont apparues dans le site Web du CRSH. À elles seules, elles ont attiré 70 000 lecteurs. Le site Web dans son ensemble a été consulté plus d'un demi-million de fois. Le site Web des chaires de recherche du Canada a publié 333 nouveaux profils de chercheur et a été consulté près de 345 000 fois.

D'autres outils promotionnels visant à favoriser la compréhension du public, tels que des rapports annuels, des dépliants, des guides de programme et des événements spéciaux - par exemple le Congrès des sciences sociales et humaines et le Projet du savoir du CRSH -, ont permis au Conseil de faire connaître ses programmes et son message clé sur l'utilité de la recherche à un auditoire fidèle de près de 60 000 personnes, qui comprend des chercheurs, des responsables de l'élaboration de politiques, des membres du Parlement et d'autres parties intéressées.

4.3.2 Amélioration du service

Le CRSH élaborant sans cesse des systèmes et des processus meilleurs visant à aider les chercheurs, les étudiants et les universités à présenter des demandes et à obtenir des renseignements de façon électronique. Il a donc a décidé d'orienter sa stratégie d'amélioration des services vers la prestation de services électronique. Par conséquent, en 2004-2005, le Conseil a mené un vaste sondage en vue d'une analyse comparative ultérieure de ses principaux clients directs : les chercheurs et les étudiants canadiens des cycles supérieurs des sciences humaines, les administrateurs de recherche universitaire et les agents de liaison auprès des étudiants. Le sondage, conçu selon les exigences du Cadre stratégique pour l'amélioration de la prestation des services au gouvernement du Canada et du Guide pratique de l'Initiative d'amélioration des services , était destiné à recueillir des données de référence sur les valeurs, les attentes et les niveaux de satisfaction de ces clients concernant les services électroniques offerts par le CRSH.

Le Conseil a invité plus de 6 200 chercheurs et étudiants à participer à ce sondage par courrier électronique en mars 2005. Plus de 3 200 d'entre eux ont répondu avant la fin d'avril 2005, ce qui représente un taux de réponse dépassant 50 p. 100. Les services offerts par le personnel du CRSH par téléphone et courrier électronique ont obtenu des taux de satisfaction relativement élevés (77 points sur 100 pour les services fournis par le Service de dépannage du CRSH et 79 points pour ceux offerts par le reste du personnel du CRSH). Les services électroniques, par exemple le système des demandes en ligne et le site Web du CRSH, ont obtenu des taux moins élevés et devront donc être améliorés. Le personnel du CRSH est en train d'examiner les résultats du sondage afin d'élaborer une stratégie et un plan d'amélioration des services devant être mis en œuvre en 2005-2006.

Le CRSH maintient ses relations avec les administrateurs de recherche universitaire ainsi que les étudiants et les chercheurs grâce à diverses activités - par exemple la participation active de son personnel à titre de membres d'organisations telles que l'Association canadienne d'administrateurs de recherche universitaire (ACARU) et l'Association canadienne pour les études supérieures (ACES) - et à des visites annuelles d'université. Ces activités offrent au personnel des possibilités d'obtenir de la rétroaction sur les programmes et les services du CRSH ainsi que des suggestions concernant leur amélioration.