Foire aux questions

Le Bureau de régie interne est l’organe directeur de la Chambre des communes. Le Bureau est créé en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada et compte une représentation égale de députés du parti au pouvoir et des partis officiellement reconnus (c.-à-d. les partis qui occupent au moins 12 sièges à la Chambre). Il est présidé par le Président de la Chambre.

Par suite de l’adoption d’un projet de loi le 22 juin 2017, les réunions du Bureau de régie interne sont dorénavant ouvertes au public par défaut. Pour les questions touchant à la sécurité, à l’emploi, aux relations de travail et aux offres; en cas de circonstances spéciales prescrites par un règlement du Bureau; ou si les membres du Bureau présents à une réunion en conviennent à l’unanimité, la réunion peut passer en mode huis clos.

Le Bureau se réunit environ une fois par mois quand la Chambre siège. L’heure de début de la réunion ainsi que l’endroit où elle se tiendra seront affichés en ligne aussitôt confirmés.

Les procès-verbaux sont examinés et approuvés par le Bureau avant d’être déposés à la Chambre des communes. Peu après, ils sont affichés sur le site Web. Cette pratique existe depuis la 35^e législature.

Pendant la 41^e législature, le Bureau a également décidé de publier ses procès-verbaux. Les procès-verbaux sont publiés peu de temps après avoir été déposés à la Chambre.

Pour obtenir les procès-verbaux de ces réunions du Bureau, communiquez avec le Service de renseignements du Parlement du Canada.

Le moment précis où les procès-verbaux du Bureau sont déposés et publiés peut varier.

Selon les sujets étudiés, certains procès-verbaux sont déposés en même temps que d’autres renseignements, comme les Comptes publics du Canada ou le Budget principal des dépenses.

Des hyperliens vers de l’information connexe sont fournis pour les éléments clés. Ils permettent d’obtenir davantage d’information et une mise en contexte sur les sujets abordés dans les procès-verbaux.

Les règlements administratifs du Bureau de régie interne représentent les principaux documents qui régissent la Chambre des communes. Les règlements administratifs et la Loi sur le Parlement du Canada constituent le fondement de toutes les politiques et les lignes directrices concernant les ressources auxquelles les députés ont accès dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau a pris les règlements administratifs suivants:

1. Le Règlement administratif relatif aux députés
2. Le Règlement administratif relatif aux comités
3. Le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration
4. Les Règles de procédure du Bureau de régie interne

Le Bureau de régie interne est chargé d'établir et d’appliquer les règlements administratifs, les politiques et les lignes directrices qui régissent l’utilisation des fonds, des biens, des services et des locaux fournis aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions parlementaires.

Le Bureau délègue au greffier de la Chambre et à l’Administration de la Chambre la responsabilité de mettre en œuvre ses politiques et programmes ainsi que la gestion quotidienne des ressources de la Chambre.

Le terme « fonctions parlementaires », à l’égard d’un député, signifie les responsabilités et les activités qui se rattachent à la fonction de député, où qu’elles soient exercées et indépendamment de toute considération partisane, à savoir les activités liées aux délibérations et aux travaux de la Chambre des communes ainsi que celles liées à la représentation de sa circonscription ou des électeurs.

Les activités suivantes menées par un député ne sont pas des fonctions parlementaires :

1. les activités relatives aux intérêts personnels du député ou de sa proche famille;
2. les activités relatives à l’administration, à l’organisation et aux communications internes d’un parti politique, y compris les activités liées aux campagnes ou aux congrès à la direction d’un parti, les sollicitations de contributions et les demandes d’adhésion à un parti politique;
3. les activités relatives à la réélection du député;
4. les activités visant à appuyer ou à critiquer, dans le cadre d’une élection fédérale, provinciale ou municipale ou d’un autre type d’élection locale, un parti politique ou la candidature d’une personne;
5. les activités relatives à des réunions d’associations de circonscription au sens de la Loi électorale du Canada au cours desquelles il est question d’investitures, de commandites ou d’élections ou les activités relatives à la sollicitation de contributions ou d’adhésions.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est un guide complet des politiques du Bureau de régie interne régissant les budgets, les allocations et les indemnités auxquels ont droit les députés et les agents supérieurs de la Chambre.

Il décrit les services de soutien offerts par l’Administration de la Chambre, les conditions d’emploi des employés des députés et des agents supérieurs de la Chambre ainsi que les stipulations des contrats.

Le manuel présente également les dispositions relatives aux députés qui démissionnent ou décèdent en cours de mandat ou qui ne sont pas réélus, et explique les incidences de la dissolution du Parlement sur les services, les allocations et les indemnités.

Le Règlement administratif relatif aux députés, établi par le Bureau de régie interne en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada, définit les fondements du Manuel des allocations et des services aux députés et doit être lu parallèlement à ce manuel.

Le Règlement régit l’utilisation des ressources financières et des services administratifs fournis par la Chambre. En cas de divergence, il a préséance sur le manuel.

Le Manuel des allocations et des services aux députés s’adresse aux députés et à leur personnel. Il est publié sur NosCommunes.ca afin de donner au public plus d’information sur les services et les allocations offerts aux députés pour les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est d’abord présenté en format PDF sur NosCommunes.ca. Par la suite, des améliorations seront apportées à la formule de présentation afin de faciliter la navigation.

L’utilisateur peut consulter la table des matières pour trouver le chapitre du Manuel des allocations et des services aux députés qui l’intéresse le plus.

Il peut également faire des recherches par mots-clés dans un chapitre ou dans le manuel au complet en se servant de la fonction de recherche du logiciel de lecture de fichiers PDF.

La numérotation des pages recommence au début de chaque chapitre et annexe. L’utilisateur doit sélectionner un chapitre ou une annexe précise dans la table des matières afin de l’imprimer.

Le Manuel des allocations et des services aux députés est régulièrement mis à jour pour tenir compte des décisions du Bureau de régie interne.

Il est recommandé aux nouveaux utilisateurs de commencer par lire l’introduction, puis le chapitre intitulé Gouvernance et principes. Le lexique est aussi un outil utile.

Le Manuel des allocations et des services aux députés étant rédigé à l’intention des députés et de leur personnel, il contient des références internes. Par exemple, il renvoie à IntraParl, qui est le site Web interne du Parlement du Canada. Les sénateurs, les députés et leur personnel ainsi que les employés de l’Administration du Sénat, de l’Administration de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement y ont accès.

Le public est invité à adresser ses demandes de renseignements au Service d’information du Parlement du Canada.

Le Rapport de dépenses des députés résume les dépenses engagées par les députés dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Le rapport présente les dépenses cumulatives par budget et par catégorie de dépenses. Il comprend le Rapport détaillé sur les points de déplacement et le Rapport détaillé sur les frais d’accueil.

Le Rapport détaillé sur les points de déplacement présente les renseignements suivants sur les déplacements des députés et des voyageurs autorisés pour lesquels des points de déplacement ont été utilisés :

• numéro de demande de remboursement;
• noms des voyageurs (à l’exception des personnes à charge);
• but du déplacement;
• date de départ (par déplacement, à l’exception des déplacements réguliers);
• points de départ et d’arrivée;
• frais de transport;
• frais d’hébergement;
• indemnités journalières;
• nombre et type de point utilisé (régulier, spécial, É.-U.);
• coût total de la demande de remboursement.

Le Rapport détaillé sur les frais d’accueil présente les renseignements suivants sur les frais d’accueil des députés :

• date de l’événement;
• type de l’événement;
• but de l’événement;
• emplacement de l’événement (ville);
• nombre d’invités (excluant le député);
• numéro de la demande de remboursement;
• nom du fournisseur;
• coût total de l’événement.

Depuis le 1^er avril 2014, le Rapport de dépenses des députés est produit tous les trimestres et diffusé dans les trois mois suivant la fin de chaque trimestre sur NosCommunes.ca.

Chaque rapport trimestriel présente les dépenses cumulatives des députés. Toute modification requise est reflétée dans le rapport du prochain trimestre puisque l’information comprise dans les rapports trimestriels demeure fixe une fois le trimestre terminé.

Depuis le deuxième trimestre de 2014-2015, les frais de déplacement pour lesquels des points de déplacement ont été utilisés ainsi que les frais d’accueil sont divulgués selon une formule semblable à celle utilisée pour la divulgation proactive des dépenses ministérielles.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les améliorations apportées au Rapport de dépenses des députés de 2014-2015, consulter le document d’information.

Le Rapport de dépenses des députés est diffusé sur NosCommunes.ca.

Conformément au Règlement administratif relatif aux députés, le Président de la Chambre des communes, au nom du Bureau de régie interne, doit s’assurer de la publication du Rapport de dépenses des députés sur NosCommunes.ca dans le délai que peut établir le Bureau.

Le calendrier de publication du rapport a été modifié par suite d’une décision prise par le Bureau en octobre 2013. Depuis le 1^er avril 2014, le Rapport de dépenses des députés est diffusé sur NosCommunes.ca dans les trois mois suivant la fin de chaque trimestre.

Les députés doivent approuver les reçus pour les dépenses et les fournir. Conformément aux politiques du Conseil du Trésor, il n’est pas nécessaire de fournir des reçus pour les dépenses liées aux indemnités journalières, à un logement privé ou au kilométrage effectué avec un véhicule personnel, engagées dans le cadre d’un déplacement officiel; ces dépenses sont établies en fonction de l’utilisation déclarée par le député.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ressources fournies aux députés pour les appuyer dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires et sur les dépenses admissibles, consulter le Manuel des allocations et des services aux députés.

Les dépenses déclarées reflètent, dans une certaine mesure, les particularités de la circonscription que représente chaque député. Par exemple, la taille de la circonscription et la distance à laquelle elle se trouve par rapport à Ottawa sont des facteurs clés quant aux frais de déplacement, tandis que le nombre d’électeurs et de foyers dans la circonscription ont une incidence sur les dépenses liées à l’impression et aux fournitures de bureau.

Les sièges portant la mention « vacant » suivie du nom de la circonscription relèvent du whip du parti de l’ancien député ou du Président de la Chambre, dans le cas d’un député indépendant. Cette mesure fait en sorte que les électeurs continuent à bénéficier des services jusqu’à la tenue des élections générales ou de l’élection partielle.

Les députés sont personnellement responsables de toute dépense qui dépasse leurs budgets.

Les dépenses sont divulguées dans le rapport du trimestre au cours duquel elles ont été traitées par l’Administration de la Chambre, ce qui n’équivaut pas nécessairement au trimestre pendant lequel la dépense a été engagée. Par exemple, si un déplacement a lieu vers la fin d’un trimestre, il est probable que la demande de remboursement ne soit traitée qu’au prochain trimestre et elle serait donc présentée dans les rapports trimestriels cumulatifs suivants au cours de l’exercice.

Chaque rapport trimestriel présente les dépenses cumulatives des députés. Si aucune demande de remboursement n’est présentée par le député et traitée par l’Administration de la Chambre pendant un trimestre subséquent, le montant total demeure le même.

Les frais de déplacement peuvent être imputés au budget de bureau du député ou au budget central de la Chambre (Ressources fournies par la Chambre). Le Rapport détaillé sur les points de déplacement comprend uniquement les dépenses liées aux déplacements dont les coûts sont imputés au budget central de la Chambre et pour lesquels des points de déplacement ont été déduits. Ce rapport comprend également les frais d’hébergement et d’indemnités journalières liés aux déplacements pour lesquels des points de déplacement ont été utilisés.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les frais de déplacement, consulter le chapitre Déplacements du Manuel des allocations et des services aux députés.

Un numéro d’identification unique (N^o de demande) est octroyé à chaque demande de remboursement de frais de déplacement aux fins de suivi interne.

Les points de déplacement régulier font référence aux points utilisés pour les déplacements entre la circonscription du député et Ottawa pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Les points de déplacement spécial font référence aux points utilisés pour les déplacements au Canada, autres que les déplacements entre la circonscription du député et Ottawa pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Les points É.-U. font référence aux points utilisés pour les déplacements entre le Canada et Washington D.C. ou la ville de New York pour lesquels une demande de remboursement a été traitée par l’Administration de la Chambre.

Le Rapport détaillé sur les frais d’accueil comprend des renseignements sur les frais d’accueil liés aux fonctions parlementaires du député tels que les repas du député et de ses invités; les billets de repas avec des clubs philanthropiques, lors d’activités communautaires ou d’autres réunions de nature non partisane; et la nourriture et les boissons servies lors de réunions et d’événements.

Le député est toujours exclu du compte; si le député n’est donc pas accompagné lors d’un événement, le nombre d’invités inscrit est « 0 ».

Le nombre d’invités est également inscrit à « 0 » pour les activités liées à l’achat de boissons (p. ex. café et thé) pour le bureau du député.

Conformément à la Constitution et à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales, les circonscriptions électorales fédérales ont été rajustées à la suite du dernier recensement décennal pour tenir compte des changements et des mouvements de la population du Canada. Les rajustements aux circonscriptions électorales fédérales sont entrés en vigueur le jour de la 42^e élection générale, soit le lundi 19 octobre 2015. Par conséquent, la portion des députés du Rapport de dépenses des députés pour le troisième trimestre de-2015 2016 et les rapports trimestriels subséquents tiennent compte des renseignements à jour du profil des circonscriptions.

Le greffier de la Chambre des communes tient le Registre public des voyageurs désignés, qui liste le nom du voyageur désigné de chaque député.

Le Règlement administratif relatif aux députés établit les modalités et la période de validité de la désignation de tout voyageur désigné. Il prévoit également la tenue du registre.

Chaque député peut désigner une personne, à l’exclusion de ses employés ou d’un autre député qui n’est pas son conjoint, comme son voyageur désigné.

Si un député choisit ne pas avoir de voyageur désigné, son nom n’apparaîtra pas dans le Registre public des voyageurs désignés. Le nom d’anciens députés peut se trouver dans le registre puisque celui-ci contient également le nom des députés dont les dépenses figurent au Rapport de dépenses des députés de l’exercice précédent s’ils ont cessé d’exercer leurs fonctions de député en date du 1^er avril ou après (début du nouvel exercice).

Les députés peuvent changer leur voyageur désigné tous les 365 jours, au début d’une nouvelle législature ou en cas de décès du voyageur désigné. Le Registre public des voyageurs désignés est mis à jour tous les trimestres.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ressources en matière de déplacement que peuvent utiliser les voyageurs désignés dans le cadre des fonctions parlementaires des députés, consultez le chapitre Déplacements du Manuel des allocations et des services aux députés.

Auparavant, il était possible d’obtenir le Registre public des voyageurs désignés auprès du bureau du greffier de la Chambre des communes. Il est maintenant diffusé sur NosCommunes.ca afin de faciliter l’accès aux renseignements qu’il contient.

Les coûts des déplacements effectués par les députés et leurs voyageurs désignés sont divulgués dans le Rapport de dépenses des députés et le Rapport détaillé sur les points de déplacement.

Les états financiers de la Chambre des communes sont préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. Les états financiers comprennent les documents suivants :

• État de la situation financière au 31 mars;
• État des résultats et de la situation financière nette;
• État de la variation de la dette nette;
• État des flux de trésorerie;
• Notes aux états financiers.

Oui. Un processus concurrentiel permet à la Chambre des communes de retenir les services d'un cabinet comptable indépendant qui examine ses états financiers.

Le Bureau de régie interne croit fermement qu'un audit annuel externe de ses états financiers constitue une composante clé de saines pratiques de gestion.

Un tel audit sert à attester que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de la Chambre des communes au 31 mars, ainsi que des résultats de ses activités, de sa performance financière, et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date.

L'audit annuel comprend une évaluation des procédés et des contrôles liés à toutes les dépenses déclarées dans les états financiers de la Chambre des communes, notamment celles qui sont engagées par l'Administration de la Chambre, les agents supérieurs de la Chambre et les députés au titre de la Loi sur le Parlement du Canada et des règlements administratifs du Bureau de régie interne.

L'audit des états financiers de 2015-2016 a donné lieu à un rapport d'audit sans réserve.

L'auditeur est satisfait que les états financiers donnent une image fidèle, dans tous les aspects significatifs, de la situation et de la performance financière de la Chambre des communes ainsi que ses flux de trésorerie.

L'auditeur n'a décelé aucune erreur ou inexactitude ayant une incidence importante sur les états financiers, ni dans la conception, l’application et l’efficacité des contrôles internes dont les rapports financiers font l’objet, y compris les contrôles anti-fraude. De plus, aucune observation n’a été formulée pour correction par la gestion.

Chaque année, les états financiers audités sont remis au Bureau de régie interne. Les résultats de l’audit sont présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'au Bureau du vérificateur général à titre d'information. Les états financiers audités sont affichés sur le site Web du Parlement.

Oui, la Chambre des communes possède un service d'audit interne.

La Direction d’audit interne de la Chambre des communes mène une activité d’assurance et de consultation indépendante et objective qui vise à ajouter de la valeur et à améliorer les activités de la Chambre. Elle aide la Chambre à atteindre ses objectifs en évaluant et en améliorant l’efficacité de ses processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance par une approche systématique et méthodique.

Par l’entremise de la dirigeante principale d’audit, la Direction d’audit interne fournit aux gestionnaires et au Bureau de régie interne une évaluation indépendante et des conseils en ce qui concerne :

• l’efficacité, l’efficience et la pertinence des contrôles internes visant à réduire les risques;
• la sûreté des systèmes et des pratiques de gestion des risques et de gouvernance;
• les mesures en place servant à établir l’efficacité des programmes.

La Direction d'audit interne est également chargée d'assurer la liaison avec un cabinet comptable indépendant aux fins de l'audit des états financiers de la Chambre des communes.

La Direction d'audit interne de la Chambre des communes fait rapport de ses constats et conclusions au Bureau de régie interne et à l'équipe de la haute direction de l'Administration de la Chambre.

L’Administration de la Chambre des communes prépare deux rapports auxquels le public a accès : le Plan stratégique et le Rapport aux Canadiens.

• Le Plan Stratégique présente un aperçu des priorités de l’Administration de la Chambre pour les trois prochaines années. Il vise aussi à donner une orientation globale aux activités de l’Administration et à ses priorités en matière de ressources et d’opérations.
• Le Rapport aux Canadiens offre au grand public un compte rendu annuel des activités parlementaires des députés. Il résume également, à partir des priorités énoncées dans le Plan stratégique, les réalisations de l’Administration de la Chambre à l’appui des députés et de l’institution.

Le Plan stratégique 2016-2019 est le premier document de planification officiel à être publié depuis le renouvellement du cadre de planification de l’Administration de la Chambre. Il remplace l’Aperçu stratégique mais il n’est pas lié au cycle parlementaire. Il s’agit d’une approche plus souple qui nous permet de mieux répondre aux besoins changeants des clients.

Le rapport porte sur la période du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

Oui, le Rapport aux Canadiens comporte un rapport financier. Il présente de l’information sur ce qui suit :

• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par autorisation;
• les dépenses prévues comparativement aux dépenses réelles par programme;
• les dépenses réelles par secteur;
• les équivalents temps plein.

Le public peut consulter le Plan stratégique et le Rapport aux Canadiens sur NosCommunes.ca.