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Avant-propos
Depuis plusieurs années, les gouvernements du
monde entier jonglent avec les concepts de gestion
axée sur les résultats. Différents pays
cherchent à mettre en oeuvre des politiques, des
programmes et des initiatives qui présentent des
avantages mesurables pour leurs citoyens. Le
Canada ne fait pas exception.
En déposant le document Des résultats pour
les Canadiens et les Canadiennes en mars 2000,
le gouvernement s'est engagé à l'excellence
en gestion dans quatre secteurs clés : l'accent
sur le citoyen pour la conception et la mise en
pratique de valeurs professionnelles et éthiques
sûres en vue d'orienter la gestion au sein de
la fonction publique; l'accent sur les
résultats à titre de principe intégré de
gestion dans tous les ministères; et l'examen
continu de ses dépenses pour assurer une
utilisation judicieuse des fonds publics. Des
outils sont élaborés pour faciliter la
compréhension des éléments clés de la gestion
axée sur les résultats et pour soutenir les
engagements pris dans Des résultats pour les
Canadiens et les Canadiennes.
Avec cet objectif en tête, le Secrétariat du
Conseil du Trésor du Canada et le Bureau du
vérificateur général du Canada ont élaboré l'outil
d'auto-évaluation de la gestion axée sur les
résultats. L'outil répond aux besoins des
ministères et des organismes en leur fournissant
des conseils pratiques sur les éléments clés de
la gestion axée sur les résultats. Les
organisations, les directions, les directions
générales et même les unités au sein des
ministères ou organismes gouvernementaux peuvent
s'en servir pour faire le point sur leurs
capacités à gérer en fonction des résultats. L'outil
expose clairement la nature interreliée des
éléments clés de la gestion axée sur les
résultats en mettant l'accent sur le besoin d'en
favoriser l'intégration.
À chaque étape de l'élaboration, plusieurs
ministères ont participé à l'évaluation de l'outil
pour assurer sa pertinence et son aspect pratique.
L'outil fait également écho aux plus récents
rapports du Bureau du vérificateur général sur
l'état de la gestion axée sur les résultats,
qui soulignent le besoin de favoriser davantage
les progrès dans ce secteur.
Nous espérons que les ministères et
organismes se serviront de cet outil pour
accroître leur capacité à gérer en fonction
des résultats. Nous invitons les utilisateurs à
nous faire part de leurs commentaires et nous
avons l'intention de continuer à améliorer l'outil
au fur et à mesure que nous acquérons davantage
d'expérience dans ce domaine.
Introduction
Qu'est-ce que la gestion
axée sur les résultats?
La « gestion axée sur les
résultats » (GAR) consiste à accorder la priorité aux résultats en mettant
ce principe en pratique dans tous les aspects de la gestion. Les organisations
performantes ont une vision claire de leur raison d'être et de leurs objectifs,
et elles savent dans quelle mesure elles réussissent à les atteindre. Elles
planifient leur travail en s'appuyant sur un ensemble d'objectifs, d'activités,
d'extrants, de résultats et de mesures clairement définis. Afin de faire le
point sur les progrès réalisés, elles mesurent et évaluent périodiquement les
résultats. Elles rajustent au besoin leurs plans et méthodes, en se fondant sur
ce qu'elles ont appris. Elles communiquent également leurs résultats dans des
rapports publics pour mieux s'acquitter de leur obligation redditionnelle
envers le Parlement et les Canadiens et Canadiennes, et pour assurer une base
au dialogue à l'égard des décisions futures.
La gestion axée sur les résultats ne
veut pas dire qu'il faut obtenir des résultats à n'importe quel prix. Les
méthodes utilisées doivent aussi respecter les valeurs et l'éthique de la
fonction publique, et les moyens utilisés doivent traiter les personnes
équitablement, être appropriés et refléter une saine gestion des ressources
fédérales.
Pourquoi la gestion axée sur les
résultats est-elle importante?
Traditionnellement, les
administrations publiques se sont concentrées sur les intrants (ce qu'elles
dépensent), les activités (ce qu'elles font) et les extrants (ce qu'elles
produisent). Les renseignements précis dont nous disposons à ce niveau sont
essentiels, mais ne suffisent pas à répondre aux demandes croissantes des
Canadiens qui veulent savoir à quoi a servi l'argent de leurs impôts. En outre,
les initiatives de modernisation de la gestion du secteur public (comme la
modernisation de la fonction de contrôleur et l'amélioration des rapports
présentés au Parlement) exigent que les gestionnaires aillent au-delà des
activités et des extrants pour tenir compte des répercussions ou des effets de
leurs programmes. Afin de répondre à ces attentes, les ministères et organismes
doivent élargir leur vision traditionnelle des pratiques de gestion, pour se
concentrer sur la gestion axée sur les résultats et l'amélioration continue.
Les gestionnaires du secteur public
d'aujourd'hui jouissent d'une marge de manoeuvre et d'un pouvoir discrétionnaire
accrus pour déterminer comment utiliser au mieux leurs ressources et offrir
leurs services. Une bonne information sur les résultats leur permet une meilleure
gestion dans ce contexte. S'ils disposent de meilleurs renseignements sur ce
qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ces gestionnaires seront en mesure
d'offrir des services plus efficaces aux Canadiens.
La gestion axée sur les résultats
aide le personnel des ministères et organismes ainsi que celui de leurs
principaux partenaires à comprendre ce que leurs programmes apportent aux
Canadiens et à communiquer cette information de façon crédible au Parlement et
aux Canadiens. Cette transparence accrue est la clé de l'amélioration de la
reddition de comptes et permet aux citoyens d'entamer un dialogue constructif
sur les priorités et les besoins. Ce dialogue permet au secteur public de mieux
affecter ses ressources et d'adapter ses programmes et ses services en
conséquence. Ainsi, la gestion axée sur les résultats joue le rôle de
catalyseur pour ce qui est de l'apprentissage, de l'innovation et de
l'amélioration.
La place de la gestion axée les résultats
dans le programme global de gestion du gouvernement
La gestion axée sur les résultats n'est pas un
concept nouveau au gouvernement fédéral. Au cours des deux dernières décennies,
divers ministères et organismes en ont expérimenté les pratiques. À ce titre,
on avait généralement recours à des stratégies de mesure du rendement ainsi
qu'à des évaluations périodiques pour orienter le processus décisionnel. Si
l'application de ces pratiques a connu un certain succès, des améliorations
s'imposent à l'échelle gouvernementale, exigeant - entre autres choses - une
vision cohérente des éléments essentiels de la gestion axée sur les résultats.
L'outil d'auto-évaluation de
la gestion axée sur les résultats décrit ces éléments. Il montre comment les
gestionnaires peuvent procéder à la transition, depuis la prise de conscience
jusqu'à la mise en oeuvre complète et l'apprentissage continu dans les domaines
de gestion essentiels.
En 1997, le Bureau du vérificateur
général (BVG) a évalué l'état de la gestion axée sur les résultats au
gouvernement fédéral. À l'exception de quelques cas isolés, il a constaté que
les ministères n'avaient pas encore adopté cette méthode de gestion. En 2000,
le vérificateur général a observé des progrès à ce chapitre, mais à nouveau
avec des exceptions, tout en précisant que la progression vers cette forme de
gestion accusait une certaine lenteur et que les ministères butaient souvent à
l'étape de la planification.
En mars 2000, la présidente du
Conseil du Trésor a publié Des résultats
pour les Canadiens et les Canadiennes - Un cadre de gestion pour le
gouvernement du Canada. Ce document énonce clairement un programme destiné
à améliorer et à moderniser les méthodes de gestion des ministères et
organismes fédéraux. Quatre grands engagements de gestion constituent le
fondement sur lequel repose la prestation des services au sein du
gouvernement : l'accent sur les citoyens, les valeurs, les résultats et
des dépenses judicieuses.
En vertu du plan d'action Des résultats pour les Canadiens et les
Canadiennes, le gouvernement vise essentiellement à déléguer les pouvoirs
aux intervenants à l'avant-plan, où l'initiative et la créativité
permettront de réaliser de véritables progrès au chapitre du rendement des
programmes et de la qualité de vie des citoyens. Toutefois, le gouvernement
doit aussi s'assurer qu'on exerce une diligence raisonnable, qu'on gère
sainement les fonds publics et qu'on rende compte de cette gestion. Pour ce
faire, les ministères et le Secrétariat du Conseil du Trésor doivent collaborer
étroitement, surveiller de près les pratiques de gestion et les mécanismes de
contrôle, et procéder à des améliorations s'il y a lieu.
En juin 2003, le Secrétariat du Conseil du
Trésor a présenté le Cadre
de responsabilisation de gestion. Ce Cadre
énonce clairement, à l'intention des
administrateurs généraux, les attentes en
matieère de getion qui permettront de
concrétiser la vision d'une fonction publique
moderne formulée dans le plan d'action Des
résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.
L'outil d'autoévaluation favorise la mise en
oeuvre du Cadre en aidant les orgainisations à
adopter une approche plus axée sur les résultats
lorsqu'ils évaluent leurs pratiques de gestion et
rendent des comptes au Parlement sur
l'éfficacité de leurs services et programmes
pour répondre aux besoins des Canadiens.
Le
lien avec l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur
L'initiative
de modernisation de la fonction de contrôleur du gouvernement vise à appuyer
l'amélioration de la gestion dans les quatre « piliers » d'une
gestion saine :
- la gestion axée sur les résultats, en particulier l'intégration de
l'information financière et non financière sur le rendement;
- l'application des valeurs et de l'éthique en milieu de travail;
- la conception et la mise en oeuvre de contrôles adéquats;
- l'application de la gestion intégrée des risques.
La fonction de contrôleur moderne
n'est pas une fonction de spécialiste. Elle a trait aux principales méthodes de
gestion que tous les gestionnaires doivent appliquer pour parvenir à une saine
gestion des ressources fédérales et à des résultats sains en ce qui a trait à
l'utilisation des fonds publics.
Les gestionnaires doivent saisir
leur responsabilité en ce qui concerne l'intégration des quatre piliers au
processus décisionnel pour la durée du cycle de vie normal de leur travail - de
la planification à la mise en oeuvre, en passant par le contrôle et l'évaluation
et, enfin, la communication des résultats. Les gestionnaires doivent obtenir du
soutien et des conseils pour chacun des quatre piliers - des outils pratiques
qui leur permettront de comprendre les mesures à prendre et les moyens de
réaliser des progrès au travail. Enfin, les intervenants concernés par les
méthodes modernes de gestion et de contrôle doivent collaborer en vue de
concevoir, de mettre à l'essai et de fournir les outils nécessaires pour aider
les gestionnaires. Le présent outil d'auto-évaluation vise justement à
atteindre ces objectifs.
Il a été conçu expressément pour
aider les ministères et les organismes à évaluer leurs forces et leurs
faiblesses lorsqu'ils ont recours aux résultats pour appuyer la prise de
décisions et l'amélioration. Dans le cadre de tout plan de mise en oeuvre de la
gestion moderne, les gestionnaires doivent intégrer la gestion axée sur les
résultats dans le processus décisionnel tout au long du cycle de gestion de
leur travail.
Points importants à propos du
présent outil d'auto-évaluation
- L'outil d'auto-évaluation décrit la transition ou la progression vers la
gestion axée sur les résultats.
- Il est souple. On peut l'appliquer au niveau d'un ministère, d'un
programme, d'une direction, d'une direction générale ou d'une équipe. Dans
chaque cas particulier, cependant, certaines catégories peuvent ne pas être
pertinentes au niveau auquel cet outil est appliqué. Il est essentiel que
l'évaluation soit pertinente pour ceux qui gèrent au niveau de l'organisation
qui fait l'objet d'une évaluation.
- L'outil d'auto-évaluation prend en compte les derniers rapports du
Bureau du vérificateur général sur la gestion axée sur les résultats, ainsi que
les exigences énoncées dans le plan d'action Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.
- Il continuera d'évoluer à la lumière de l'expérience et des commentaires
des groupes d'utilisateurs.
- L'outil d'auto-évaluation est fondé sur l'utilisation des résultats pour
gérer et sur ses cinq principales fonctions d'appui : l'engagement
envers les résultats, la planification stratégique axée sur les résultats, la
planification opérationnelle/des activités, la mesure des résultats et les
rapports sur les résultats.
- Les feuilles de travail visent à aider les organisations à évaluer leur
situation actuelle au chapitre de la gestion axée sur les résultats. Les
résultats de l'auto-évaluation leur permettront de dresser un plan
d'action et d'établir un ordre de priorités pour améliorer leur capacité de
gérer en fonction des résultats.
Nouvelles caractéristiques
L'outil d'auto-évaluation
de la gestion axée sur les résultats vise à aider les gestionnaires à déceler
les lacunes entre les pratiques actuelles et les pratiques souhaitables de
gestion axée sur les résultats. D'après l'information recueillie, ils peuvent
établir des plans judicieux de mesures correctives. L'outil d'auto-évaluation
s'écarte des modèles conventionnels axés sur les capacités en se concentrant
sur les comportements caractéristiques d'une organisation qui effectue la
transition vers une gestion axée sur les résultats efficace.
Afin de se démarquer le plus
possible du cadre théorique, l'outil propose une série de mesures ou d'indicateurs
permettant d'évaluer à quelle étape du modèle se situe l'organisation et de
déterminer si celle-ci démontre les bons attributs ou caractéristiques. Dans le
but de rendre l'outil encore plus clair, des fourchettes de pourcentages ont
été rajoutées, permettant d'exprimer en chiffres des termes comme
« rarement », « parfois », « souvent » ou
« couramment ». Ces pourcentages sont des balises grâce auxquelles le
niveau des activités liées à la GAR peut être évalué à tout moment.
Un effort de collaboration. L'outil d'auto-évaluation de
la gestion axée sur les résultats est le fruit de plusieurs points de vue, y
compris celui du Secrétariat du Conseil du Trésor, celui du Bureau du
vérificateur général et celui de gestionnaires du secteur public qui se sont
fait les champions de la gestion axée sur les résultats dans leur organisation.
Ces points de vue ont été particulièrement précieux.
Au
cours de l'élaboration de l'outil d'auto-évaluation, un groupe de réflexion de
participants oeuvrant dans les domaines de l'évaluation et de la gestion axée
sur les résultats a également joué un rôle important dans l'amélioration du
produit. Nous sommes profondément reconnaissants aux participants et aux autres
groupes consultés pour le temps qu'ils nous ont généreusement accordé ainsi que
pour leurs commentaires. (Se reporter à l'annexe A pour la liste des
participants.)
Travaux en cours. Les catégories, les définitions et les critères
présentés dans ce document reflètent l'état actuel des réflexions sur la
gestion axée sur les résultats. Il s'agit toutefois d'un outil
« adaptable », qui sera modifié au fil du temps et à mesure de
l'expérience acquise.
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