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La présente fait suite à l'annonce au Parlement le 15 mars 2002 par la
présidente du Conseil du Trésor concernant le traitement des demandes soumises
en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard des
relevés des dépenses des ministres dont les institutions gouvernementales ont
le contrôle.
Comme vous le savez sans doute, le premier ministre a demandé à ses
ministres et à leur personnel exonéré de consentir à divulguer l'information
contenue dans les relevés des dépenses de voyage et d'accueil.
Vous trouverez ci-joint une copie de l'avis d'information transmis par le
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aux coordonnateurs de l'accès à
l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en vue
d'éclaircir la politique du gouvernement concernant le traitement des demandes
au sujet des comptes des dépenses des ministres et afin de demander aux
coordonnateurs d'obtenir le consentement en vue de la divulgation de
l'information dans les relevés des dépenses de voyage et d'accueil. L'avis
d'information et la pratique visant la divulgation de tels relevés après avoir
obtenu le consentement sont des questions qui ont été discutées lors de la
réunion bimensuelle de la collectivité de l'AIPRP organisée par le SCT le 19
mars 2002.
À chaque fois qu'une demande d'accès sera transmise pour obtenir de
l'information sur les demandes de remboursement des ministres et de leur
personnel exonéré pour les dépenses de voyage et d'accueil engagées pendant
le service commandé, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la
protection de la vie privée demandera à tous les ministres et à leur
personnel exonéré de signer un formulaire de consentement autorisant la
divulgation de ces renseignements. Cette mesure s'applique uniquement aux
documents concernant les demandes de remboursement dont les institutions
gouvernementales ont le contrôle et spécifiquement aux certificats
ministériels des dépenses (sommaire mensuel des dépenses) et aux demandes de
remboursement individuelles des dépenses des membres du personnel exonéré.
Cette mesure ne vise pas les documents sur les voyages conservés exclusivement
dans un cabinet de ministre puisque ceux-ci ne sont pas assujettis à la Loi
sur l'accès à l'information.
Le consentement signifie que les renseignements tels que le nom du ministre
et le sommaire mensuel des dépenses et le nom des membres du personnel
exonéré, le titre de leur poste, les destinations de voyage et les raisons des
voyages, la nature de l'accueil et les montants seront divulgués. Les
renseignements personnels qui ne sont pas reliés au poste ou à la fonction de
la personne tels que l'adresse personnelle, le numéro de téléphone ou les
numéros de cartes de crédit continueront d'être protégés.
Cette pratique permet d'assurer un juste équilibre entre le droit du public
de savoir et le droit d'une personne à la protection des renseignements
personnels.
Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments distingués.
Frank Claydon
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