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1. Cet appendice vise à donner plus de détails sur l'utilisation des
estimations de coûts dans les présentations visant à obtenir une APP ou une
AEP ou une APL.
2. La qualité et la fiabilité des estimations de coûts doivent être
suffisantes pour justifier la prise en considération du projet ou de la phase
particulière du projet par le Conseil du Trésor. De façon générale, il
s'agira d'estimations de coûts fondées, selon la définition donnée
ci-dessous. L'approbation du projet, qu'il s'agisse de la phase de définition
ou de mise en oeuvre, comportera un «plafond» (ou objectif relatif au coût)
pour chacun des extrants ou produits et un échéancier. Ce plafond devient un
élément de base; l'équipe de projet et les gestionnaires du ministère
peuvent raisonnablement en être tenus responsables.
3. Pour plus de clarté, les catégories d'estimations (A, B, C et D) ont été
remplacées par deux types d'estimations, l'estimation fondée et
l'estimation indicative.
4. La qualité et la fiabilité de l'estimation fondée sont élevées et
elle repose sur :
4.1 une conception détaillée du système et de ses composantes,
l'adaptation du modèle, les plans de travail et esquisses des composantes, le détail
de la construction ou assemblage et de l'installation. Elle comprend
l'acquisition et la préparation des lieux et une estimation de toute exigence
spéciale. Il faut justifier les besoins en fonds de prévoyance à l'aide d'évaluations
détaillées des risques, notamment les facteurs du marché, le potentiel
industriel et les considérations relatives à la main-d'oeuvre;
4.2 tous les produits ou résultats importants et identifiables, ainsi que
les coûts de la contribution du gouvernement aux régimes d'avantages sociaux
des employés (20 p. 100 de tous les salaires imputés au projet);
4.3 tous les objectifs sur lesquels on s'est mis d'accord, notamment ceux qui
découlent de l'examen des acquisitions;
4.4 une évaluation du marché, lorsque l'acquisition se fait par location,
location avec option d'achat ou contrat de location-acquisition. L'allocation
provisoire pour l'aménagement ou les besoins spéciaux d'adaptation seront
assujettis à un examen et à une révision possible à l'étape de
l'approbation du marché.
5. Au moment d'établir l'estimation fondée, le ministère doit consulter
les organisations de services communs concernées et ses propres responsables du
fonctionnement et de l'entretien.
6. Dans certains cas, avec l'accord du ministère, le Conseil du Trésor se
servira de l'estimation fondée comme d'une forme de plafond ou de formule de «conception
à coût donné».
7. L'estimation indicative sert à évaluer l'ordre de grandeur des coûts,
mais elle n'est pas suffisamment fiable pour que le Conseil du Trésor
l'approuve comme objectif relié au coût. Elle présente des prévisions
approximatives de coûts qui servent à des fins de planification budgétaire
aux premières étapes de l'élaboration d'un projet. Elle se fonde généralement
sur l'énoncé opérationnel d'un besoin, une évaluation du marché des
produits, l'existence de la technologie qui répondrait aux besoins et autres
considérations comme la mise en oeuvre, les coûts du cycle de vie et les économies
opérationnelles. L'estimation se précisera au fur et à mesure que le ministère
:
7.1 avance dans la phase de conception et prépare l'énoncé des besoins de
façon plus détaillée;
7.2 détermine les niveaux de risques et les coûts à prévoir pour les réduire;
7.3 effectue une analyse préliminaire des sources d'approvisionnement;
7.4 évalue l'état de préparation de la technologie et les moyens de
production;
7.5 identifie et précise les activités comprises dans les phases de définition
et de mise en oeuvre du projet.
8. Lorsqu'il établit les estimations, le ministère doit consulter les
organisations de services communs concernées.
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