Les ministres disposent de bureaux sur la Colline parlementaire, de même que
de bureaux de circonscription, qui sont tous assujettis aux lignes directrices
et aux budgets de la Chambre des communes et qui sont totalement distincts des
bureaux de l'administration centrale du ministère et des bureaux régionaux des
ministres (voir ci-dessous).
Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon
détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés et
publié par la Chambre des communes; les questions relatives à ces droits
doivent être adressées au bureau du contrôleur, Chambre des communes.
Les besoins en bureaux des ministres à l'administration centrale des
ministères sont coordonnés par le sous-ministre, qui y satisfait
habituellement dans les limites de l'espace attribué au ministère.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en collaboration avec le
groupe de la gestion des locaux de chaque ministère, se charge de
l'aménagement initial des locaux en se fondant sur les besoins fonctionnels et
opérationnels et sur les lignes directrices applicables en matière de coûts.
Les modifications des bureaux existants (pendant le mandat du ministre ou à la
nomination d'un nouveau ministre) sont financées par le ministère.
Des bureaux régionaux ont été aménagés à l'intention de tous les
ministres locaux et en visite, de même que pour leurs représentants afin de
leur permettre d'exercer des fonctions pour le compte de l'État dans les
régions. Ces bureaux n'ont pas pour but de reproduire les fonctions des bureaux
de circonscription ou d'autres services de soutien offerts par la Chambre des
communes.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de
l'établissement et de la gestion des bureaux régionaux des ministres (BRM), y
compris les frais d'exploitation courants, la construction, le loyer,
l'aménagement, le stationnement, etc.
On trouve des bureaux régionaux de ministres à Vancouver, Edmonton,
Calgary, Regina, Winnipeg, Toronto, Montréal, Québec, Halifax, Moncton et St.
John's. En conséquence, l'aménagement d'un bureau de ministre à l'extérieur
du siège social exige l'approbation expresse du Conseil du Trésor avant le
lancement du projet.
Les ministres assument la responsabilité du financement des frais directs
au-delà des frais courants (p. ex., les frais supplémentaires pour le
personnel régional exonéré, le personnel résident exonéré, les frais
d'accueil, les services supplémentaires et les locaux) qu'occasionne leur
utilisation des BRM.
Le mobilier et l'ameublement du bureau personnel d'un ministre ne sont pas
assujettis à la Politique du Conseil du Trésor. Le mobilier du secrétaire
particulier du ministre, qui travaille généralement dans l'antichambre et la
salle d'attente du ministre, n'est pas assujetti non plus à la Politique du
Conseil du Trésor. Cependant, les bureaux du personnel du ministre situés dans
des locaux occupés par le ministère sont assujettis à la Politique sur la
gestion du matériel du Conseil du Trésor, qu'on peut trouver à l'adresse
Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/MaterielManage/siglist_f.asp.
La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services
gouvernementaux confère au ministre des Travaux publics et des Services
gouvernementaux le mandat d'acquérir le matériel nécessaire pour les
ministères et, de ce fait, les dispositions de la Loi s'appliquent quelle que
soit l'utilisation du mobilier et de l'ameublement.
L'acquisition du mobilier, des agencements et de l'équipement de bureau
ainsi que les frais connexes d'utilisation et d'entretien sont financés par le
ministère.
Ces bureaux sont assujettis aux dispositions de la Politique sur la
gestion du matériel du Conseil du Trésor qui régit le mobilier et
l'ameublement de bureau. En règle générale, tous les achats de mobilier et
d'ameublement sont considérés comme des frais généraux ou frais courants.
La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor
s'applique au matériel et aux fournitures de bureau de caractère général des
bureaux des ministres dans les ministères. Le papier à en-tête et la
papeterie relèvent du Programme de coordination de l'image de marque.
Le personnel du ministre doit se reporter au Manuel des allocations et
services aux députés de la Chambre des communes, qui énonce de façon
détaillée les normes relatives au matériel et les services requis pour
faciliter les activités de la Chambre des communes.
Le Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) est le programme
d'image de marque du gouvernement du Canada. Le gouvernement doit démontrer aux
Canadiens, où qu'ils habitent, comment l'argent de leur impôt est dépensé
pour leur offrir des programmes, des services et une infrastructure. Le
gouvernement doit mettre en valeur sa présence et son identité et ce, de
façon constante et cohérente pour que les Canadiens sachent rapidement que
leur gouvernement travaille pour eux. Le PCIM du Secrétariat du Conseil du
Trésor établit des normes et des exigences aux fins de la gestion de l'image
de marque de l'ensemble du gouvernement. En 1998, les ministres du Conseil du
Trésor ont établi neuf exigences supplémentaires dans le cadre du PCIM dans
le but de renforcer la présence et la visibilité du gouvernement du Canada
dans toutes ses activités.
Chaque institution doit gérer sa propre image de marque conformément au
PCIM et à la politique de coordination de l'image de marque de même qu'aux
décisions pertinentes du Conseil du Trésor. Cette information et les normes
relatives au design du PCIM se trouvent à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp.
Les ministres doivent écrire au président du Conseil du Trésor pour toutes
les questions touchant l'établissement des titres des institutions. Les
institutions doivent adopter un titre approuvé (appelé titre d'usage) pour
leur signature et l'utiliser de façon uniforme pour désigner l'institution,
sauf lorsqu'il est nécessaire d'utiliser l'appellation légale. Les ministres
doivent également écrire au président au sujet de l'utilisation d'un symbole
spécial à l'échelle de l'administration fédérale, des décisions concernant
les symboles du PCIM (symbole du drapeau ou armoiries) dans les signatures et au
sujet des exemptions à la politique du PCIM.
Le design des articles de papeterie des cabinets des ministres est assujetti
à la politique et aux normes de design du PCIM. Il consiste en armoiries avec
trame noire à 40 p.100, le texte étant à l'encre noire, et le mot symbole «
Canada » en noir avec le drapeau en rouge sur papier blanc recyclé et
permanent. D'autres renseignements à ce sujet sont présentés à l'adresse
Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/fip-pcim/man_2_1_f.asp.
Les institutions doivent utiliser les formulaires normalisés pour les
communiqués et les pochettes normalisées pour les trousses d'information. Les
lignes directrices du gouvernement du Canada sur l'édition « sans superflu »
exigent la rationalisation des activités d'édition au gouvernement et une
présentation uniforme à différents produits de communication. On peut trouver
ces lignes directrices à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_CP/nofrills1_f.asp.
Le décret C.P. 1963-27/1260 permet aux ministres, d'une part, et à leurs
chefs de cabinet ou leurs secrétaires particuliers, d'autre part, d'avoir droit
à une ligne téléphonique privée aux frais de l'État, pourvu que ces
appareils servent à des fonctions officielles au-delà des heures normales de
travail. Les ministres peuvent utiliser cette ligne soit à leur domicile dans
leur circonscription, soit à leur maison de campagne ou à leur domicile dans
la région de la capitale nationale. Les chefs de cabinet ou les secrétaires
particuliers peuvent disposer d'une ligne téléphonique à leur domicile de la
région de la capitale nationale ou à leur maison de campagne.
Les ministres ont par ailleurs accès, où qu'ils se trouvent au Canada, à
l'ensemble des réseaux téléphoniques de l'État grâce à des codes
spéciaux. Seules les personnes disposant de ces codes sont autorisées à les
utiliser ou à y avoir accès.
On peut obtenir du ministère le matériel spécialisé répondant aux
besoins du service. Cependant, la demande à cet effet doit être dûment
justifiée.
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