Une aire de stationnement est attribuée au véhicule du ministre appartenant
à l'État, à proximité de son cabinet.
Le chef de cabinet d'un ministre a droit à une remise de 50 p. 100 de ses
frais mensuels de stationnement, que ce soit dans un stationnement appartenant
à l'État ou loué par celui-ci ou encore dans un stationnement commercial.
Cependant, le montant remboursé pour le stationnement commercial ne doit pas
dépasser la moitié du taux mensuel établi pour le stationnement dans un
stationnement appartenant à l'État ou loué par celui-ci dans le secteur. Ce
remboursement est considéré comme un avantage imposable lorsque le taux payé
par l'employé ne correspond pas à la juste valeur marchande.
Tous les autres membres du personnel doivent payer leur stationnement dans
les zones de stationnement de l'État aux taux fixés pour les fonctionnaires.
Un ministre peut, à sa discrétion, rembourser les frais de réinstallation
des personnes nommées qui acceptent un emploi à titre de membre du personnel
exonéré à un poste de niveau équivalent à EX-2 et supérieur. Tout avantage
est négocié entre le ministre et la personne concernée. L'aide à la
réinstallation qui a été négociée pour ces personnes serait payée à même
le budget de fonctionnement du ministre. L'aide à la réinstallation peut
inclure toutes les dispositions de la Directive sur le programme de
réinstallation intégré à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TBM_113/irp_f.asp.
Un tiers fournisseur de services offre des services d'aide professionnelle
qui sont coordonnés par chaque coordonnateur ministériel national qui devrait
être la première personne-ressource pour toute demande d'information au sujet
de la réinstallation ou pour de l'aide. La lettre d'offre ou toute autre
correspondance à verser au dossier de la personne nommée devrait clairement
indiquer les frais exacts de réinstallation à rembourser à la personne, y
compris une disposition pour le recouvrement au prorata des dépenses dans le
cadre d'une cessation d'emploi volontaire hâtive, conformément aux politiques
du Conseil du Trésor. Il n'y a aucune disposition pour le remboursement des
frais de réinstallation à la fin de l'emploi. Aucuns frais de réinstallation
ne devraient être engagés par la personne avant d'obtenir une autorisation
officielle.
La Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor se trouve à
l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/HOSP_f.asp.
Bien que les événements pour lesquels un ministre fait fonction d'hôte à
titre personnel soient exclus des dispositions de la politique, les lignes
directrices énoncées dans cette politique sont jugées satisfaisantes pour
l'accueil assuré au nom de l'État. Ces lignes directrices énumèrent les
occasions légitimes, les diverses formes d'accueil et les types
d'installations, de préférence des installations appartenant à l'État, mais
jamais des installations commerciales dont les pratiques sont discriminatoires.
En raison des avantages personnels qu'ils pourraient donner l'impression de
tirer de l'exercice des fonctions d'accueil, les ministres doivent être
conscients des normes élevées qu'on attend d'eux et, par conséquent, de la
nécessité d'éviter de susciter le moindre doute quant à l'utilisation des
installations ou des fonds publics à des fins autres que purement officielles.
8.3.1.1 Comptabilité
Lorsqu'ils demandent le remboursement de frais d'accueil, les ministres
doivent déposer l'attestation suivante :
« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour affaires
officielles au cours de [mois] [année]. »
[Signature du ministre]
Cette attestation est conforme à l'article 34 de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
Les ministres doivent soumettre avec leur lettre d'attestation signée les
reçus originaux et les documents à l'appui pour les demandes de remboursement
des frais d'accueil et de voyage aux représentants désignés des ministères.
Les reçus qui relèvent des institutions fédérales sont assujettis à la
législation sur l'accès à l'information (AI) et ils peuvent donc être
obtenus par suite d'une demande d'accès à l'information.
Les ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous
les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30
jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées
sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :
- le montant total des frais d'accueil engagés;
- l'établissement ou le restaurant où l'accueil a eu lieu.
Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel
exonéré d'un ministre seront également tenus d'afficher tous les frais
d'accueil sur le site Web du ministère (voir la section 8.3.2).
Les ministres devraient conserver des dossiers complets de chaque cas
d'accueil afin de pouvoir répondre à toute question ultérieure.
Il peut arriver qu'un secrétaire parlementaire ou un membre du personnel
d'un ministre soient chargés par ce dernier de s'acquitter de fonctions
d'accueil au nom du ministre ou du ministère. Ces fonctions d'accueil peuvent
être nécessaires parce que cela sera un moyen économique de faciliter la
conduite des affaires du ministère ou de l'organisme, ou que cela est jugé
essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole. Il faut alors se
conformer à la Politique sur l'accueil et satisfaire à toutes les
exigences en matière de justification. Les demandes de remboursement devraient
être approuvées par le chef de cabinet ou le ministre (le cas échéant).
Il faudrait soumettre des demandes de remboursement distinctes à l'égard
des fonctions d'accueil pour les dépenses engagées par un membre du cabinet du
ministre au nom du ministre et en son propre nom. Les dépenses du membre du
cabinet du ministre devraient être comptabilisées séparément, incluses dans
tout rapport sur les dépenses de son cabinet et accompagnées de l'attestation
signée par le ministre.
Les secrétaires parlementaires et les membres du personnel exonéré des
ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les
frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours
ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les
renseignements suivants :
- le nom du membre du personnel ou personnel exonéré qui a assuré
l'accueil;
- le montant total des frais d'accueil engagés;
- l'établissement ou le restaurant où l'accueil a eu lieu.
Il peut y avoir des restrictions sur les cadeaux, les marques d'hospitalité
et les autres avantages reçus par les ministres, les secrétaires
parlementaires et les membres du personnel exonéré. Pour plus de détails,
veuillez consulter le Code régissant la conduite des titulaires de charge
publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat,
à l'adresse Internet suivante : http://www.parl.gc.ca/oec-bce/site/pages/ethics-f.htm.
Le gouvernement a pour politique de n'offrir des cadeaux et des souvenirs
officiels que :
- lorsqu'ils favorisent les relations internationales;
- lorsqu'il y a accueil officiel à l'étranger;
- lorsque des visiteurs ou des délégations de l'étranger sont reçus au
Canada.
Dans ces circonstances, un membre du personnel du ministre devrait
communiquer avec la Banque de cadeaux exploitée par la Direction du
cérémonial d'État de Patrimoine canadien. La Banque veille aussi à ce que
les cadeaux soient typiquement canadiens. Parmi les cadeaux convenables,
mentionnons des objets contemporains et d'artisanat ou des articles
représentatifs de la culture ou de l'industrie canadienne. La Banque de cadeaux
peut fournir des conseils sur les types de cadeaux appropriés. Il lui incombe
de veiller à ce que les cadeaux officiels soient d'une valeur correspondant au
statut de la personne à qui ils sont offerts.
Pour offrir des cadeaux autres que ceux de la Banque, et en dernier recours
et dans des circonstances exceptionnelles, il faut parfois obtenir certaines
autorisations, notamment le pouvoir d'envisager l'acquisition du cadeau comme
une dépense légitime de fonds publics. Il en va de même pour le transfert de
cadeaux. Il faut parfois soumettre une présentation au Conseil du Trésor pour
recommander au gouverneur en conseil d'obtenir ces autorisations.
Conformément à la Politique sur les cotisations et les frais
d'adhésion du Conseil du Trésor énoncée sous « Déboursements
d'octrois aux employés », qu'on peut trouver à l'adresse Internet suivante : http://www.tbs-ct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/chap6_1_f.asp,
le personnel exonéré des ministres peut se faire rembourser les frais des
cotisations ou d'adhésion par le ministère ou l'organisme visé. Les
cotisations se limitent à celles exigées par les affaires du ministère et,
dans la mesure du possible, devraient être versées au nom du ministère.
Celles qui ne constituent pas une exigence de poste prévue par une disposition
législative et dont le but principal est de permettre un contact accru du
public avec les activités des ministères ne devraient être autorisées que
dans des circonstances tout à fait exceptionnelles. La justification de ces
cotisations doit être incontestable, en particulier lorsqu'elles ont trait à
des activités sociales ou récréatives, compte tenu du fait que le personnel
exonéré peut avoir des exigences particulières dans ses fonctions politiques
qui sont distinctes des exigences du ministère.
Dans la mesure du possible, il faudrait limiter à huit personnes de
nationalité canadienne, incluant le personnel du ministre, mais non le
personnel technique essentiel, le nombre de délégués qui participent à
d'importantes conférences gouvernementales internationales dirigées par un
ministre.
Il faut informer le sous-ministre des Affaires étrangères lorsque les
délégués proviennent de plus d'un ministère, afin que la représentation
canadienne globale puisse être coordonnée.
Il incombe au ministre du ministère parrain qui dirige la délégation de
décider du nombre définitif de délégués qui en feront partie.
En vertu du Règlement sur les marchés de l'État, les marchés
relatifs à la prestation de services juridiques ne doivent être conclus que
par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.
Cette protection est actuellement identique à celle qui est offerte aux
préposés de l'État, conformément à la Politique sur l'indemnisation des
fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces
derniers qui se trouve à l'adresse Internet suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tb_851/pila_f.asp.
Les ministres et leur personnel exonéré sont admissibles à une indemnisation
en ce qui concerne leur responsabilité civile et ont droit à une aide
juridique pourvu qu'ils respectent les exigences de base de la politique,
c.-à-d., qu'ils ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs
fonctions et qu'ils ont raisonnablement satisfait aux attentes. Ce besoin peut
découler d'une action ou d'une omission du ministre ou du membre du personnel
exerçant des activités du portefeuille ou d'autres fonctions officielles de
l'État.
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