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3.01 Sous réserve des dispositions du présent
article et à titre de condition d'emploi, l'Employeur retient sur la
rémunération mensuelle de toutes les fonctionnaires de l'unité de
négociation un montant qui est égal aux cotisations syndicales.
3.02 L'Association informe l'Employeur par écrit de
la retenue mensuelle autorisée sur la rémunération de chaque fonctionnaire
mentionnée au paragraphe 3.01. Elle doit donner à l'Employeur un préavis d'au
moins trois (3) mois de toute modification envisagée au montant de la retenue
mensuelle autorisée.
3.03
a) Dans le cas des nouvelles fonctionnaires qui entrent dans
l'unité de négociation, les dispositions du paragraphe 3.01 s'appliquent à
partir du premier (1er) mois complet d'emploi dans la mesure où il
existe une rémunération.
b) Si, à l'égard d'un mois donné, la rémunération d'une
fonctionnaire n'est pas suffisante pour permettre que les retenues se fassent,
l'Employeur n'est pas obligé de faire ces retenues sur les payes subséquentes.
3.04 La fonctionnaire
qui prouve à l'Employeur, sous la forme d'une déclaration sous serment,
qu'elle est membre d'un organisme religieux dont la doctrine lui interdit, en
conscience, de verser des contributions pécuniaires à une organisation
syndicale et qu'elle versera à un organisme de charité enregistré en vertu de
la Loi de l'impôt sur le revenu des contributions égales au
montant des cotisations, n'est pas assujettie au présent article à condition
que sa déclaration faite sous serment soit contresignée par une représentante
officielle de celui-ci.
3.05 Les montants retenus conformément au paragraphe
3.01 sont versés par chèque à l'Association dans un délai raisonnable
suivant la date de déduction et sont accompagnés du nom, du numéro de paye de
chaque fonctionnaire et du montant des retenues faites en son nom.
3.06 L'Employeur fait chaque mois, sur présentation
des documents appropriés, le précompte révocable des primes payables à des
régimes d'assurance établis par l'Association pour ses membres compris dans
l'unité de négociation, à la condition que les montants ainsi retenus forment
avec les cotisations syndicales une retenue mensuelle unique. L'Employeur n'est
pas tenu d'informer la fonctionnaire lorsque la protection offerte par le
régime d'assurance est affectée, soit par une insuffisance de gains pour
couvrir les retenues soit par son transfert à l'extérieur ou à l'intérieur
de l'unité de négociation.
3.07 L'Association convient d'indemniser l'Employeur
et de le mettre à couvert de toute réclamation ou responsabilité découlant
de l'application du présent article sauf dans le cas de toute réclamation ou
responsabilité découlant d'une erreur commise par l'Employeur.
4.01 Les moyens de communication de l'Employeur ont
pour objet d'aider à l'exécution des programmes gouvernementaux. Néanmoins,
dans les situations circonscrites par les paragraphes 4.03 et 4.04 et sous
réserve des nécessités du service, l'Employeur accepte de coopérer en
fournissant certains moyens de communication entre l'Association et les
fonctionnaires en affectation à l'étranger.
4.02 L'Association convient d'indemniser l'Employeur
et de le mettre à couvert de toute réclamation ou responsabilité découlant
de l'application du présent article.
4.03 Service de distribution du courrier des Affaires étrangères
En dépit de toutes restrictions de l'utilisation du service du
courrier du gouvernement, les services du courrier interne ministériel peuvent
être utilisés pour les communications entre l'Association et les
fonctionnaires en affectation à l'étranger, conformément aux politiques de
l'Employeur qui s'y appliquent, telles qu'amendées de temps à autre.
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4.04 Systèmes de courrier électronique ministériels
a) Les ministères permettent à l'Association d'utiliser le
réseau informatique ministériel pour distribuer de l'information aux membres
du Syndicat, conformément aux sous-alinéas 4.04a)(i), (ii) et (iii);
(i) L'Association s'efforce d'éviter de présenter des
demandes de distribution d'avis d'informations que l'Employeur pourrait
raisonnablement considérer comme préjudiciables à ses intérêts ou
à ceux de ses représentants. Le ministère doit donner son approbation
avant la distribution d'informations.
(ii) L'Association doit fournir au représentant
autorisé une copie papier et une copie électronique (prête à
transmettre) des documents qu'elle désire distribuer.
(iii) Cette approbation est obtenue du directeur ou de
son délégué au niveau national ou son délégué; elle n'est pas
refusée sans motif valable.
(iv) Le ministère s'efforcera de transmette
l'information ainsi approuvée au moyen de son réseau informatique au
plus tard deux jours ouvrables (en excluant les samedis, dimanches et
jours fériés désignés payés) après réception de la demande. La
personne qui approuve la distribution de l'information est aussi
responsable d'en assurer la distribution.
b) Le ministère établit un hyperlien au site web du syndicat
à partir de son intranet (Infonet).
4.05 Tableaux d'affichage
Un espace raisonnable sur les tableaux d'affichage, dans des
endroits accessibles, y compris les babillards électroniques s'ils sont
disponibles, est mis à la disposition de l'Association pour y apposer des avis
officiels de l'Association. L'Association s'efforcera d'éviter de présenter
des demandes d'affichage d'avis que l'Employeur pourrait raisonnablement
considérer comme préjudiciables à ses intérêts ou à ceux de ses
représentants. L'Employeur doit donner son approbation avant l'affichage d'avis
ou d'autres communications, à l'exception des avis concernant les affaires
syndicales de l'Association, y compris des listes des représentants de
l'Association et des annonces d'activités sociales et récréatives. Cette
approbation ne doit pas être refusée sans motif valable.
5.01 L'Employeur accepte de communiquer à
l'Association, chaque mois, le nom, le lieu de travail géographique et le
niveau de classification de toute fonctionnaire qui accède à l'unité de
négociation ou qui la quitte.
5.02 L'Employeur accepte de remettre à chaque
fonctionnaire un exemplaire de la présente convention.
6.01 Les parties reconnaissent qu'il est à leur
avantage mutuel de tenir des consultations mixtes et se consultent sur les
questions d'intérêt commun.
6.02 Les sujets devant faire l'objet de consultation
mixte incluent le perfectionnement professionnel.
6.03 Sans restreindre la manière dont les parties
ont convenu de se consulter, le ministère des Affaires étrangères et du
Commerce international et le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration
s'engagent à maintenir un processus de consultation avec l'Association
conformément au cadre de référence sur lequel ils se sont mutuellement
entendus.
7.01 Une fonctionnaire qui doit assister à une
réunion dont l'objet est d'assister à une audition disciplinaire la concernant
ou de rendre une mesure disciplinaire à son endroit :
a) reçoit, autant que possible, un préavis écrit d'au moins
un jour avant la tenue d'une telle réunion et de son objet,
et
b) obtient, à sa demande, qu'un représentant de l'Association
assiste à la réunion, lorsqu'un tel représentant est aisément disponible.
**
7.02 Lorsque la fonctionnaire est suspendue de ses
fonctions, ou est licenciée aux termes de l'alinéa 12(1)c) de la Loi sur la
gestion des finances publiques, l'Employeur s'engage à lui indiquer, par
écrit, la raison de cette suspension ou de ce licenciement. L'Employeur
s'efforce de signifier cette notification au moment de la suspension ou du
licenciement.
7.03 L'Employeur informe le directeur exécutif de
l'Association qu'une telle suspension et, avec le consentement par écrit de
l'employé, qu'une telle cessation d'emploi est survenue.
7.04 L'Employeur accepte de ne pas produire comme
élément de preuve, à l'audition d'un cas de discipline, tout document qui
figurerait au dossier de la fonctionnaire, mais dont l'existence n'aurait pas
été portée à sa connaissance au moment où il a été versé au dossier ou
dans un délai ultérieur raisonnable.
7.05 Tout document ou écrit concernant une mesure
disciplinaire, qui a pu être versé au dossier de la fonctionnaire, doit être
détruit après un délai de deux (2) ans suivant la mesure disciplinaire prise
mais à la condition qu'aucune autre mesure disciplinaire n'ait été portée au
dossier pendant cette période.
**
7.06 Conformément à la Loi sur l'accès à
l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels,
l'Employeur permet à l'employé-e l'accès à l'information ayant servi au
cours de l'enquête disciplinaire.
8.01 En cas de fausse interprétation ou
d'application injustifiée présumée des ententes conclues par le Conseil
national mixte (CNM) de la fonction publique au sujet de clauses qui peuvent
figurer dans une convention collective et que les parties à la présente
convention ont ratifiées, la procédure de règlement des griefs sera
appliquée conformément à la partie 14 des règlements du CNM.
**
8.02 Sous réserve de l'article 208 de la Loi sur
les relations de travail dans la fonction publique et conformément aux
dispositions dudit article, le fonctionnaire qui estime avoir été traité de
façon injuste ou qui se considère lésé par une action ou l'inaction de
l'Employeur au sujet de questions autres que celles qui découlent du processus
de classification, a le droit de présenter un grief de la façon prescrite au
paragraphe 8.05, compte tenu des réserves suivantes :
a) s'il existe une autre procédure administrative prévue par
une loi du Parlement ou établie aux termes d'une telle loi pour traiter sa
plainte particulière, cette procédure doit être suivie,
et
b) si le grief porte sur l'interprétation ou l'exécution de la
présente convention ou d'une décision arbitrale, il n'a pas le droit de
présenter le grief, à moins d'avoir obtenu le consentement de l'Association et
de se faire représenter par celle-ci.
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8.03 Sauf indication contraire dans la présente
convention, la procédure de règlement des griefs comprend les paliers suivants
:
a) palier 1 - le niveau de gestion autorisé pour répondre aux
griefs au palier 1 (tous les ministères);
b) paliers 2 et 3 - palier(s) intermédiaire(s), lorsque ce ou
ces palier(s) a/ont été établi(s) dans les ministères et organismes (tous
les ministères à l'exception du Ministère des Affaires Étrangères et du
Ministère du Commerce International);
c) dernier palier - l'administrateur général ou son
représentant autorisé (tous les ministères).
8.04 L'Employeur désigne un représentant à chaque
palier de la procédure de règlement des griefs et communique à tous les
fonctionnaires assujettis à la procédure le nom ou le titre de la personne
ainsi désignée ainsi que le nom ou le titre et l'adresse du surveillant
immédiat ou du chef de service local auquel le grief doit être présenté.
Cette information est communiquée aux fonctionnaires au moyen d'avis affichés
par l'Employeur dans les endroits qui sont les plus en vue pour les
fonctionnaires auxquels la procédure de règlement des griefs s'applique, ou
d'une autre façon qui peut être déterminée par un accord conclu entre
l'Employeur et l'Association.
8.05 Le fonctionnaire qui désire présenter un grief
à l'un des paliers prescrits de la procédure de règlement des griefs le remet
à son surveillant immédiat ou à son chef de service local qui, immédiatement
:
a) l'adresse au représentant de l'Employeur autorisé à
traiter les griefs au palier approprié,
et
b) remet au fonctionnaire un récépissé indiquant la date à
laquelle le grief lui est parvenu.
8.06 S'il est nécessaire de présenter un grief par
la poste, le grief est réputé avoir été présenté le jour indiqué par le
cachet postal et l'on considère que l'Employeur l'a reçu à la date à
laquelle il est livré au bureau approprié du ministère ou de l'organisme
intéressé. De même, l'Employeur est censé avoir livré sa réponse, à
quelque palier que ce soit, à la date à laquelle le cachet d'oblitération
postale a été apposé sur la lettre, mais le délai au cours duquel l'auteur
du grief peut présenter son grief au palier suivant se calcule à partir de la
date à laquelle la réponse de l'Employeur a été livrée à l'adresse
indiquée dans la formule de grief.
8.07 Le grief du fonctionnaire n'est pas considéré
comme nul du seul fait qu'il n'est pas conforme à la formule fournie par
l'Employeur.
8.08 Le fonctionnaire qui présente un grief à
n'importe quel palier de la procédure de règlement des griefs peut, s'il le
désire, se faire aider et/ou représenter par l'Association.
8.09 L'Association a le droit de tenir des
consultations avec l'Employeur au sujet d'un grief à tous les paliers de la
procédure de règlement des griefs. Lorsque de telles consultations ont lieu
avec l'administrateur général, c'est ce dernier qui rend la décision.
8.10 Au premier palier de la procédure, le
fonctionnaire peut présenter un grief de la manière prescrite au paragraphe
8.05, au plus tard le vingt-cinquième (25e) jour qui suit la date à
laquelle il est notifié, oralement ou par écrit, ou prend connaissance, pour
la première fois, de l'action ou des circonstances donnant lieu au grief.
8.11 L'Employeur répond normalement au grief d'un
fonctionnaire, à tous les paliers de la procédure de règlement des griefs
sauf au dernier, dans les dix (10) jours qui suivent la date de présentation du
grief audit palier. Si la décision ou le règlement du grief ne donne pas
satisfaction au fonctionnaire, ce dernier peut présenter un grief au palier
suivant de la procédure dans les dix (10) jours qui suivent la date à laquelle
il reçoit la décision ou le règlement par écrit.
8.12 À défaut d'une réponse de l'Employeur dans
les quinze (15) jours qui suivent la date de présentation d'un grief, à tous
les paliers sauf au dernier, le fonctionnaire peut, dans les dix (10) jours qui
suivent, présenter un grief au palier suivant de la procédure de règlement
des griefs.
8.13 L'Employeur répond normalement au grief du
fonctionnaire au dernier palier de la procédure de règlement des griefs dans
les trente (30) jours qui suivent la date de la présentation du grief à ce
palier.
8.14 Lorsque l'Association représente le
fonctionnaire dans la présentation de son grief, l'Employeur, à chaque palier
de la procédure de règlement des griefs, envoie en même temps une copie de sa
décision au représentant compétent de l'Association et au fonctionnaire.
8.15 La décision rendue par l'Employeur au dernier
palier de la procédure de règlement des griefs est définitive et exécutoire
pour le fonctionnaire, à moins qu'il ne s'agisse d'un type de grief qui peut
être renvoyé à l'arbitrage.
8.16 Lorsqu'il s'agit de calculer le délai au cours
duquel une mesure quelconque doit être prise ainsi qu'il est stipulé dans la
présente procédure, les samedis, les dimanches et les jours fériés
désignés payés sont exclus.
8.17 Les délais stipulés dans la présente
procédure peuvent être prolongés d'un commun accord entre l'Employeur et le
fonctionnaire et, s'il y a lieu, le représentant de l'Association.
8.18 Lorsque la nature du grief est telle qu'une
décision ne peut être rendue au-dessous d'un palier d'autorité donné,
l'Employeur et le fonctionnaire et, s'il y a lieu, l'Association, peuvent
s'entendre pour supprimer un palier ou tous les paliers, sauf le dernier.
8.19 Lorsque l'Employeur rétrograde ou licencie un
fonctionnaire pour un motif déterminé, conformément à l'alinéa 12(1)c), d)
ou e) de la Loi sur la gestion des finances publiques, la procédure de
règlement des griefs énoncée dans la présente convention s'applique, sauf
que le grief sera présenté au dernier palier seulement.
8.20 Le fonctionnaire peut renoncer à un grief en
adressant une notification par écrit à cet effet à son surveillant immédiat
ou son chef de service.
8.21 Le fonctionnaire qui néglige de présenter son
grief au palier suivant dans les délais prescrits est réputé avoir renoncé
à son grief, à moins qu'il ne puisse invoquer des circonstances indépendantes
de sa volonté qui l'ont empêché de respecter les délais prescrits.
8.22 Il est interdit à toute personne préposée à
la gestion ou à des fonctions confidentielles de chercher, par intimidation,
par menace de renvoi ou par toute autre espèce de menace, à amener le
fonctionnaire à renoncer à son grief ou à s'abstenir d'exercer son droit de
présenter un grief, comme le prévoit la présente convention.
8.23 Lorsque le fonctionnaire a présenté un grief
jusqu'au dernier palier de la procédure de règlement des griefs inclusivement
:
a) au sujet de l'interprétation ou de l'application, à son
égard, d'une disposition de la présente convention ou d'une décision
arbitrale s'y rattachant,
ou
b) au sujet d'une mesure disciplinaire entraînant une
suspension ou une sanction pécuniaire,
ou
c) au sujet d'un licenciement ou d'une rétrogradation
conformément à l'alinéa 12(1)c), d) ou e) de la Loi sur la gestion des
finances publiques,
et que son grief n'a pas été réglé à sa satisfaction, il
peut le présenter à l'arbitrage selon les dispositions de la Loi sur les
relations de travail dans la fonction publique et de son règlement
d'exécution.
8.24 Lorsque le grief que le fonctionnaire peut
soumettre à l'arbitrage porte sur l'interprétation ou l'application, à son
égard, d'une disposition de la présente convention ou d'une décision
arbitrale, il n'a le droit de présenter ce grief à l'arbitrage que si
l'Association signifie de la façon prescrite :
a) son approbation du renvoi du grief à l'arbitrage,
et
b) son accord de représenter le fonctionnaire dans la
procédure d'arbitrage.
9.01 Lorsque, à la demande de l'Employeur, une
fonctionnaire exerce des fonctions à l'extérieur de la fonction publique dont
l'exécution n'est ni sous le contrôle ni sous la direction de l'Employeur, les
dispositions de la présente convention, à l'exception de l'article 18
(Indemnité de départ), ne s'appliquent pas à son cas. Lorsque cette
fonctionnaire cesse d'exercer ses fonctions, son droit à l'indemnité de
départ prévu à l'article 18 est réduit du montant de toute indemnité de
départ qu'elle aura reçue de n'importe quel Employeur de l'extérieur de la
fonction publique sous la direction et le contrôle duquel elle exerçait ses
fonctions.
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